Как мы разгрузили HR-специалистов: инфоматы для выдачи расчётных листов
Мы тут вспомнили один из уже давних проектов — автоматизацию рутинных бизнес-процессов на промышленном предприятии. Это не про ноу-хау, а про стандартные решения, которые эффективно работают.
Итак, история происходит в компании химической отрасли, где в нескольких территориально распределённых объектах работает порядка 8 тысяч человек. На каждом таком объекте есть свой отдел кадров. Всем рабочим время от времени нужно получать справки и в постоянном режиме — расчётные листы. Раньше они приходили к кадровикам, которые тратили на подготовку и сортировку всей документации (часть документов отправляется в цеха, часть — в шахты) довольно много рабочего времени. Причем 85% запросов — это выдача документов, которые не требуют подписания. Именно поэтому заказчик попросил нас автоматизировать типовые процессы по выдаче расчётных листов. Оставшиеся запросы, например, по выдаче справок, всё ещё требуют ручной обработки: печатей и подписей.
Как процесс выдачи документов и справок работает обычно?
В большинстве случаев на любом крупном предприятии есть несколько кадровых работников, которые отвечают за подготовку и выдачу справок, документов, бланков заявлений, обновления информации о сотрудниках. Фактически весь процесс кадрового документооборота проходит через них. Затем документы отправляются начальникам цехов, после них — начальникам отделов и бригад, и только после этого бумаги попадают к рядовым сотрудникам. Процесс может занимать 3–4 дня. Помимо трудозатрат кадровиков, сотрудникам, которым необходимо получить расчётный лист или, например, справку 2-НДФЛ, приходится тратить время на дорогу до отдела кадров дважды: для заказа справки и затем — её получения.
Как работает этот процесс теперь
Мы разместили на объектах заказчика информационные киоски. По виду они очень напоминают те, которые каждый из нас помнит по автоматам для оплаты счетов за мобильную связь. Благодаря киоскам получилось минимизировать проблему физического обращения сотрудников к кадровикам. Теперь, если документ не требует подписи и печати, его можно получить за пару минут прямо в коридоре цеха, где работают сотрудники без оборудованных рабочих мест.
Из чего киоск состоит?
Основа киоска — компьютер и принтер, а также защитный сенсорный экран на 19», считыватель карт-пропусков в формате HID, ЕМ-Marine, колонки для воспроизведения аудио и источник бесперебойного питания. Считыватель позволяет сотрудникам логиниться в системе с помощью имени пользователя и пароля. Печать документов доступна в формате А5 или А4, двусторонняя.
Как это всё работает?
Каждый сотрудник, прислонив к считывателю киоска пропуск, может распечатать любую памятку и инструкцию, расчётный лист, табель учёта рабочего времени, информацию по отпускам и посмотреть баланс лечебно-профилактического питания. При этом авторизация сотрудника необходима каждый раз: киоск не хранит сессию пользователя. Сейчас в системе — 14 бланков заявлений, плюс мы добавили формы заказа справок: сотрудник с помощью подсказок железяки заполняет нужные поля, а затем получает справку, которую нужно только подписать в отделе кадров. Это значительно ускоряет процесс. ПО на киосках обращается к данным кадровой системы через созданный сервер приложения или прокси-сервер, забирает информацию и формирует нужный документ.
Спустя короткое время после старта проекта мы добавили ещё и регистрацию для сотрудников в SMS-сервисе. В нем можно посмотреть пять самых частых запросов и расчёт зарплаты.
На одном из объектов мы добавили регистрацию в стоматологию по ДМС. Процесс устроен следующим образом: куратор набирает группу сотрудников, которым необходима помощь стоматолога, затем едет в клинику и записывает всех желающих. Мы упростили процесс сбора заявок с помощью киоска. Получилась своего рода электронная очередь: сотрудник заполняет заявку через киоск, получает порядковый номер, понимает, сколько человек перед ним. А куратор получает список сотрудников, которых нужно записать на приём. Помимо этого, по просьбе заказчика мы установили в киосках бегущую строку, на которой транслируются актуальная информация для сотрудников, список социальных программ, дата корпоратива и так далее.
Что касается контроля за работоспособностью киосков: в постоянном режиме происходит мониторинг киоска и принтера в нём для того, чтобы отследить критичные показания. Например, заканчивается тонер или бумага, замятие бумаги, перебои в связи. Если какая-то из этих ситуаций возникает — на почту службы поддержки приходит автоматическое уведомление. Пока проблема решается, кисок переходит в автономный режим с ограниченными возможностями.
Ещё немного технических деталей
Как я уже сказал, киоск — это компьютер и принтер.
ПО для него мы разработали сами. Оно отвечает за авторизацию сотрудников, интегрируется с почтой, чтобы запросы справок (которые требуют подписания) автоматически отправлялись на электронную почту в отдел кадров. Кроме того, есть мониторинг терминалов и принтеров, мониторинг доступности бэкенда, настройки и удалённый доступ.
Что касается обслуживания: на каждом объекте заказчика есть служба поддержки, которая получает уведомления в случае поломок или стандартных форс-мажоров, когда закончилась бумага, например. А техподдержка софта происходит удалённо у нас.
Тестировали киоск мы тоже у себя в офисе на инженерном образце. Тут, например, настраивали необходимый конкретному заказчику набор справок:
Немного интерфейса:
Кстати, помимо справок, можно ещё и информацию о стаже получить:
Забегая чуть вперёд: сейчас мы реализуем вторую версию проекта. Это всё то же самое, только в мобильном приложении.
Интерфейс в целом тот же:
Кстати, новые инсталляции можем поставлять как управляемый сервис (то есть за абонентскую плату, а не стандартно — за проект). Всё зависит от потребностей заказчика.
Если у вас остались какие-то вопросы — буду рад ответить: dakulov@croc.ru
