Как мы отменяли ретроспективы03.06.2020 15:47

Однажды для нашей команды перестали работать ретроспективы.

На ретро мы обсуждали вечные темы: надо лучше декомпозировать задачи, надо лучше оценивать задачи, надо перестать таскать долги между спринтами и т.д. Кто-то параллельно кодил, кто-то отвечал на сообщения, кто-то просто залипал в телефон. Звучит знакомо?

Это были мои первые спринты в роли скрам-мастера, и я чувствовал, у команды нет доверия к ретроспективам. Да и потребности тоже нет — есть жалобы на «скрам-день», забитый митингами. А работать-то когда?

Я решился на страшное для скрам-мастера: предложил команде отменить ретроспективы — и вот что из этого вышло.

Я, пытаюсь провести скучную ретроспективу
Привет! Меня зовут Павел, я занимаюсь фронтендом и скрамом в команде Wrike. Мы работаем по Scrum, сейчас у нас около 30 команд, в одной из которых я скрам-мастер. Я им стал уже больше года назад и хочу поделиться своим опытом. В этот раз — про ретроспективы.

Наши ретроспективы были похожи на карго-культ

Для полного погружения — пара слов про карго-культы. Вы знаете, островитяне во время Второй мировой войны осознали, что все самолеты (военные), которые прилетали к ним на остров (военную базу), на самом деле привозили множество замечательных предметов цивилизации именно для них, островитян. Когда война закончилась и самолеты перестали прилетать, их разочарованию не было предела.

Пытливый ум подсказал: чтобы вернуть самолеты, стоит попробовать сделать аэродром. Например, организовать взлетно-посадочную полосу в поле, разложить вдоль нее костры, соорудить радиовышку из пальмы, и, конечно, посадить диспетчера в шалаш. Все было сделано —, но самолеты с дарами так и не прилетели.

Вот и у нас с ретроспективами вышла та же история. Они перешли по наследству от предыдущего скрам-мастера, и все внешние признаки соблюдались до сих пор: в конце каждого спринта команда собиралась, инспектировала себя, обсуждала план улучшений и следовала ему в следующем спринте. Только на практике мы обсуждали одно и то же в одном и том же формате, непонятно почему, непонятно для чего. Ребята не были вовлечены, в спринте потом все забывали про этот план, а скрам-мастер (я) все равно позитивно скакал вокруг доски каждую ретроспективу. Хуже всего, что в результате ничего не менялось.

Что мы сделали

Золотое правило скрам-мастера — не причинять команде скрам.

Окей: ретроспективы скучные, бесполезные, а вы все залипаете в ноутбуках. Давайте это узаконим и отменим следующую ретроспективу!

С таким посылом я и пришел к команде. Мне было важно понять, нужны ли ретроспективы самим ребятам и для чего. Если проблемы нет, то и не нужно искусственно ее «лечить». А если потребности нет, надо работать над ее здоровым формированием.

Моя гипотеза была в том, что при таком радикальном изменении команда сама расскажет, для чего ей нужна отмененная ретроспектива. Это было достаточно рискованно — отпустив команду тогда, я мог вообще не увидеть ее на следующих ретро. Но команда все сделала правильно.

Что получилось, когда мы отменили ретроспективы

Я, выясняю, зачем команде ретроспективы

Больше половины ребят с удовольствием меня поддержали и с формулировкой «конечно, лучше поработаем» расчехлили свои задачи на освободившееся время. Но три человека взбунтовались и привели такие аргументы:

Каждый спринт должен заканчиваться ретроспективой (но как мы уже выяснили, это обычный карго-культ).
Команде нужно выделенное время, чтобы обсудить определенные проблемы из прошедшего спринта (уже лучше).
Ретроспективы не работают из-за скучного формата и отсутствия цели митинга, и работать нужно над этим, а не отменять ретроспективы (валидно).

Основное, что я хотел услышать — что команде это нужно. И команда предложила тему ближайшей ретроспективы — «Для чего нам нужны ретроспективы». Оказалось, они нужны, чтобы выговориться, побомбить, обсудить прошедший спринт, попытаться на что-то повлиять, что-то изменить.

Какие выводы мы сделали

Нужно верифицировать результат. Чтобы восстановить доверие команды к ретроспективам, нужно показать, что они приносят пользу. Команда не видела изменений после ретроспектив и поэтому перестала в них вкладываться. Какой толк что-то предлагать, если по опыту понятно, что мы это не реализуем? Если я хочу, чтобы команда начала лучше декомпозировать задачи — я и так буду это делать, а остальные все равно не начнут (а скрам-мастер не проконтролирует). Ребята так думали, потому что мы уже давно ничего такого не не меняли, не улучшали.

Большим шагом стало то, что каждый Action Item мы стали заводить как отдельную задачу, брать в спринт, трекать его выполнение и верифицировать результат на следующем ретро. Началась долгая работа над тем, чтобы доказать команде: ретро работают, вот 10 закрытых экшн айтемов, которые вы предлагали, вот что мы поменяли.

Нужно разнообразить форматы. Классические плюсы-минусы, приехавшие от прошлого скрам-мастера, всем уже приелись. В конце концов, ретро — не только про прошедший спринт, это про улучшения. Когда команда уверена, что у нее все хорошо — можно построить колесо баланса и увидеть, что на самом деле — нет (и понять, над чем работать). Можно нарисовать кораблик и в игровой форме обсудить свои сильные и слабые стороны. Для команд в стадии forming плюсы-минусы скорее стоит заменить на синхронизацию ожиданий.

Есть куча идей, подходящих для разных целей. Они позволяют сделать ивент более драйвовым и вовлечь команду вместо того, чтобы терзать всех вопросами: «Ну что там из плюсов было в спринте? Что нам надо продолжать делать?». После перезапуска ретро мы попробовали разные форматы, стало весело, продуктивно, мы ушли от монотонных дискуссий, в которых участвует только 1–2 человека, и смогли вовлечь даже удаленных участников.

«Вечные темы» лучше обсуждать отдельно. «Как закрыть спринт без долгов», «как справляться с большими историями» — можно делать бинго, они всплывают у всех команд. Вместо того, чтобы постоянно мусолить их под видом «минусов спринта», мы зарезервировали под них отдельные ретроспективы — остальные стали чище, оживленнее и продуктивнее.

Заранее определять тему и цель ретроспективы. Если ребята бомбят — им не до моих колес баланса, надо разбираться с актуальными проблемами. Лучше выяснить это заранее, особенно если при сборе тем по ходу митинга начинается: «Ох, у меня что-то было на прошлой неделе, но я уже забыл» (туда же, в бинго).

Мы обсудили, что такие вещи лучше записывать по ходу спринта. Кто-то в шутку предложил сделать книгу жалоб.

Шутки шутками, но на следующий день я ее добыл и повесил на доске

Ребята заценили, но, естественно, никто ничего не написал. Зато прижилась книга жалоб в электронном виде — мы заранее создаем отдельную задачу на ретро и в описании фиксируем все моменты, которые нам надо не забыть обсудить. Важно, что ребята заполняют ее, идея прижилась и работает уже целый год.

Например, она может выглядеть вот так, если закрасить все, что должно остаться на самом ретро

Какую пользу принесли нам «обновленные» ретроспективы

За год с того момента мы закрыли десятки экшн айтемов, от понятных «обустроить комнату» и «сходить на тимбилдинг» до сложных «передать скоуп другой команде», «четко прописать план релиза». Мы берем их в спринт и верифицируем в начале следующей ретроспективы, чтобы подтверждать доверие.

За год мы накопили около 50 командных соглашений, к которым пришли через собственный опыт и ошибки:

про флоу разработки: делать код ревью не позднее, чем через сутки, с самого начала спринта интегрировать фронт и бэк хотя бы на заглушках, чтобы договориться про контракт;
про процессы: при декомпозиции не оставлять задач с оценкой больше 3 дней, отрезать минорные багфиксы в отдельные ветки, при оценке закладывать буфер для изменений в скоупе другой команды;
про продуктовую проработку: где и как в иерархии задач должны быть прописаны функциональные требования.

Эти соглашения пришли с ретроспектив и связаны с триггерами — как мы договорились поступать в определенных ситуациях, если они повторятся. Сейчас большая часть из этих предложений выполняется на регулярной основе, что тоже подтверждает рост команды.

А как у вас?

У каждой команды своя история ретроспектив и свои взаимоотношения со скрам-мастером. Например, мои друзья не понимают, зачем скрам-мастер нужен в их команде — он только заводит ненужные митинги и целый день пьет кофе. Точно ли это помогает команде вырасти? Точно ли это так видит сам скрам-мастер?

У всех свой положительный или отрицательный опыт. Делитесь своим в комментариях — и удачи в развитии вашей команды!