Как металлургический комбинат с помощью RPA расширил возможности закупок
Магнитогорский металлургический комбинат входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позициии среди предприятий черной металлургии России.
На предприятии есть специальное подразделение, целью которого является внедрение инноваций и повышение эффективности бизнес-процессов с помощью технологии роботизированной автоматизации процессов RPA. Сегодня на ММК роботизированы различные процессы бухучета, снабжения, логистики и работы с кадрами.
Один из самых сложных реализованных в компании кейсов — роботизация оплаты поставок металлолома. Этот многошаговый сложный процесс, затрагивающий несколько подразделений внутри Группы ММК, сейчас успешно выполняют двадцать пять программных роботов.
Рынок металлолома представлен большим количеством поставщиков и производителей, работающих на условиях предоплаты ввиду специфики бизнеса и низкого запаса ликвидности. Доля недобросовестных участников рынка и компаний с низкой финансовой надежностью, к сожалению, остается очень высокой, что существенно увеличивает финансовые риски при работе с поставщиками металлолома на условиях авансовой оплаты.
Главная цель, которая стояла перед роботизацией работы с поставщиками металлолома — расширение перечня поставщиков и объема закупки сырья с минимальными финансовыми рисками для ММК.
Основные задачи
Для реализации данной цели важно было организовать контроль на всех этапах поставки:
- выдача аванса при условии проверки готовности товара к отгрузке с контрольной точки в адрес ММК, в том числе параметров отправки груза
- отслеживание груза до момента прибытия на склад ММК
- своевременное закрытие аванса в ERP
Осуществление такого контроля вручную потребовало бы увеличение количества работников, участвующих в процессе, и не исключало бы риск ручных ошибок. В связи с этим, было принято решение оцифровать эти процессы. В итоге выбрали роботизацию, так как она не меняет уже существующие бизнес-процессы и не требует существенных затрат на изменение ИТ-инфраструктуры.
С помощью разработки робота удалось закрыть все бизнес-процессы по работе с контрагентами поставок металлолома: оплата, учет поставок, бухучет, ведение БД.
Общая продолжительность внедрения данного проекта RPA составила почти полгода. Реализовали кейс силами Центра компетенций RPA и инноваций ООО «ММК-Информсервис».
Детали внедрения
При внедрении RPA-решения мы столкнулись со множеством различных барьеров, одними из наиболее критичных стали вопросы информационной безопасности. Основную часть своей работы робот производил в наших внутренних учетных системах, ERP на базе Oracle, BI, банк-клиентах и т.д… Необходимо было продумать детали интеграции роботов в корпоративную ERP-систему и способы администрирования его прав. Сложность заключалась во множестве различных ролей и сущностей в ERP — для каждой нужно было прописать сценарии взаимодействия с роботом.
Когда мы стали добавлять робота в виде технологической записи в систему, столкнулись с тем, что через интерфейс может работать только реальный человек, который прописан в нашей системе управления персоналом. Когда форма начинала обрабатывать нажатие кнопок или ввод данных, HR-система давала сигнал, что к процессу не прикреплен никто из работников и не позволяла далее осуществлять никаких действий.
Мы привязали каждого робота к ответственному за операцию работнику.
В операциях, совершаемых роботом в банк-клиенте, по согласованию с банком запретили роботу выполнять действия, требующие одобрения на оплату сделок. Он может создать только шаблон платежа, но не может согласовать какие-либо действия.
В качестве базы для роботизации процесса мы выбрали ERP-систему, потому что высокий уровень автоматизации в ней позволил удачно интегрировать RPA-решение и органично встроить его в процессы взаимодействия с большим количеством поставщиков. Нашим специалистам удалось быстро наладить связку со всеми контрагентами, в том числе и банками. Кстати, со стороны банка некоторые коллеги даже не поняли, что мы подключили робота, и удивлялись как нам удается выполнять такие большие объемы работ без ошибок.
Робот делает в едином процессе:
- получение инвойса от поставщиков
- проверку отправки вагонов
Робот заходит в транспортную систему РЖД, подтверждает, что вагон находится «на колёсах», и следует по всему бизнес-процессу вплоть до выдачи авансового платежа в адрес контрагента.
- подготовку платежных документов в ERP после утверждения менеджеров по закупкам
- бухучет в ERP по поставленному лому
- отправка в банк платежей и контроль изменения их статусов сбор и отправка в банк документов валютного контроля
- информирование участников бизнес-процессов об этапах работы
- ведение базы на данных
- закрывает и аванс и итоговые платежи, то есть весь БП учета и оплаты поставок
Робот проходит по всему бизнес-процессу выплаты аванса поставщикам металлолома. Он — по сути кросс-функциональное решение, которое полностью осуществляет учет поставок и оплату металлолома. Это не просто скрипт, который распределяет выписки, он может проходить по всем нашим бизнес-процессам, заменяя огромное количество людей в разных подразделениях.
Весь процесс по закупке металлолома включает более 20 крупных подпроцессов, каждый из которых запускается в свое время и представляет из себя полноценный бизнес-процесс. Интерфейс мы разделили на две изолированных среды — для администрирования RPA и отдельно для бизнес-пользователей.
Мы собираем всю информацию от RPA-системы на выделенный интерактивный веб-портал на базе Oracle Apex, где данные представлены в удобном виде. Отсюда же и ведется централизованное управление всеми роботами. Работники, у которых есть доступы, могут давать им команды и выгружать соответствующие отчеты.
Результаты
Внедрение RPA помогло автоматизировать и увеличить скорость обработки 32 тысяч бизнес-операций и 20 тысяч файлов с учетом осуществления контроля за поставкой, что позволило сократить трудозатраты процесса закупок металлолома (теперь в нем занято всего 4 человека).
Решение повысило прозрачность операций, предоставляя возможность контролировать статус груза в реальном времени. Информация по сделкам с поставщиками металлического лома стала системной и централизованной, она собирается и отображается в одном месте.
В итоге робот помог расширить возможности закупки сырья. До внедрения робота у процесса было много участников, его масштабирование привело бы к необходимости нанимать новых работников. С помощью RPA теперь мы можем обрабатывать на порядки больше авансовых платежей без расширения штата, управляя рисками его невозврата.
Перспективы
Мы масштабировали робота и на поставщиков — резидентов РФ. RPA-платформа позволила сделать это достаточно быстро, несмотря на разницу в бизнес-процессах. Объемы документов, с которыми работают резиденты больше и нагрузка на робота увеличилась в 5 раз, но при этом мы не потратили существенных ресурсов на само масштабирование.
В долгосрочных планах визуализация аналитики на основе собранных роботом данных мы хотим понимать какого качества лом приходит от каждого поставщика. Выявлять контрагентов, поставляющих замусоренный лом, и вносить их в черные списки поставщиков.
Также на ММК планируется внедрить несколько роботов по факторингу, по разбору и выписке платежей по корпоративным и VIP-картам, роботизировать рутинные процессы по работе с ERP-системой и многих других роботов.
