Как Канбан-метод тушит пожары06.05.2022 13:01

Всем привет! Я Виталий Дощенко, ньюбиз-директор AGIMA. Обычно на Хабре мы рассказываем, как работаем над цифровыми продуктами. Над мобильными приложениями, высоконагруженными системами или чат-ботами. Но только не в этот раз. В этой статье я расскажу, как Канбан-метод помог нам устранить последствия пожара. Не того пожара, где куча задач и ты ничего не успеваешь, а самого настоящего пожара, который чуть не уничтожил дом моей семьи.

Дисклеймер

Я пишу эту статью не просто чтобы рассказать интересную историю. Моя цель — показать возможности Канбан-метода. Его принято ассоциировать с разработкой и сферой IT. Но сейчас вы убедитесь, что он может организовать любой рабочий процесс — от генеральной уборки до создания нового цифрового сервиса. Поэтому статья будет интересна менеджерам проектов любого уровня в любой сфере: от digital до строительства.

Что случилось

Год назад у родителей моей жены произошло несчастье. Подмосковный дом, в котором они живут, загорелся. Пожар начался в подвале, а затем распространился на центральную часть дома. Вот как это выглядело:

К счастью, пожарные приехали уже через 15 минут. Они быстро потушили огонь, и сам дом не сгорел. Но вот интерьер серьезно пострадал. Густой и едкий дым прокоптил светлые стены и потолок. В помещении стоял устойчивый, ядовитый запах гари. Находиться там больше 20 минут было невозможно — голова раскалывалась, глаза слезились.

Понять масштаб бедствия сразу после пожара было сложно. Семья в шоке, никто не понимает, за что хвататься. Потолки были переломаны, кое-где вздулся пол, везде дым и вода после работы пожарных. Кто-то пытался спасать дорогие вещи, кто-то оттирал окна, а кто-то пытался посчитать ущерб. Полный раздрай.

Как дом выглядел изнутри, показываем здесь: https://youtube.com/shorts/kstOlh3YUbk.

На семейном совете решили, что из дома надо выезжать. Находиться внутри было невозможно и, скорее всего, опасно. Но оставить дом без присмотра тоже было нельзя — в нем оставалось много ценных вещей. Поэтому родители временно переехали к соседям, дом которых стоял на том же участке.

Что начали делать

На следующий день после пожара помогать погорельцам пришла вся деревня. Собралось человек 30: члены семьи, друзья и соседи. Работали с утра и до вечера без какой-либо системы: кто-то мыл стены, кто-то носил мебель, а кто-то подбадривал родителей. Хотя рабочих рук было много, видимого эффекта к вечеру мы не получили. Пожар нанес большой урон, и разгрести все проблемы за день было невозможно.

На второй день помощников стало меньше. Кроме членов семьи, к работам присоединилось человек 5 — остальные разъехались по делам. Настроение у семьи стало хуже некуда. Последние две ночи все спали по 4 часа и много работали, но эффект от всех усилий по-прежнему был минимальный. Пришло отчаяние: работы много, а сил мало. Стало ясно, что нужно что-то менять. Поскольку мы из диджитал, решили попробовать систематизировать подход к уборке. По сути, это тот же проект.

Как внедрили Канбан-метод в офлайне

Чтобы ограничить объем работ, мы в первую очередь поставили перед собой амбициозную цель. Решили, что главное на этом этапе — заселить семью обратно в дом. Во-первых, это понятный и достижимый результат. А во-вторых, это могло поднять моральный дух семьи.

Дальше мы провели учет работы, составили гугл-таблицу, в которой перечислили все пострадавшие предметы интерьера, одежды и кухни. В этот же список мы добавили самые важные работы — вымыть полы и стены, восстановить окна, высушить мебель, починить потолки. Получился бэклог на 200–300 задач. Мы перенесли их в Trello, чтобы распечатать.

Потом мы разбили задачи на группы. За основу взяли несколько критериев:

1. Размер задачи: какие-то можно было выполнить моментально, а на некоторые нужно несколько дней.

2. Тип помещения: восстановить нужно было туалет, кухню, спальни и гостиную.

3. Приоритет задачи: какие-то явно нужно было закрыть в первую очередь, а какие-то могли подождать. 

Еще учитывали зависимость одной задачи от другой: мыть пол нужно было после стен и потолка, мыть пол в проходных комнатах в последнюю очередь, мебель увезти в химчистку как можно раньше, чтобы она не впитывала запах. 

В итоге получилась вот такая таблица:

Все задачи мы перенесли на карточки. Цвет карточки показывал тип задачи:

Не все задачи влияли на достижение нашей цели. Например, без ремонта и строительных работ заселиться в дом родители могли. Сортировку вещей мы не могли перепоручить наемным работникам, а для химчистки нужны были особые сотрудники. Все это мы учитывали при планировании.

Рядом с домом мы поставили кусок обвалившегося потолка, карточки скотчем закрепили на нем. Это был наш таск-трекер. Слева — бэклог. Менеджерами назначили членов семьи.

Все карточки раскладывали по 4 колонкам:

1. Планируем работу.

2. В работе.

3. На проверке.

4. Задача готова.

Отдельно отмечу, что семья восприняла идею скептически. После трех бессонных ночей они были демотивированы. Кто-то говорил мне, что вместо «дурацких» карточек мог бы сделать что-то полезное — отмыть кастрюли или купить моющие средства. Кто-то игнорировал затею. Но в итоге удалось всех убедить. Около Канбан-доски все договорились, что работают только над задачами из бэклога. Другими заниматься было нельзя.

Вот такие практики Канбан-метода мы использовали:

1. Визуализировали поток работы: это та самая доска задач.

2. Ограничили количество одновременно выполняемых задач — установили WIP-лимиты.

3. Начали контролировать поток задач у доски вместе с Канбан-командой.

4. Сделали все договоренности явными, чтобы все работали по единому стандарту.

5. Начали анализировать процесс, чтобы обеспечить командную работу и понимать, как мы влияем на план. У всех задач был проставлен размер, чтобы посчитать производительность.

6. Экспериментировали, чтобы улучшать процесс: проверяли гипотезы, замеряли их эффект и внедряли в работу.

Как работал Канбан-метод

Чтобы обкатать систему, наняли четырех первых уборщиц. Это было нужно, чтобы измерить производительность. Менеджерами стали члены семьи: каждому досталось по одной работнице. Дальше собрали их у доски и объяснили правила:  

• задачи получать от своего менеджера,

• делать можно только одну задачу,

• по готовности нужно сдать задачу менеджеру и попросить следующую.

Задачу брали у доски, на карточке писали имя ответственного работника. Так мы в конце дня увидели самых производительных. А еще поняли, с какой скоростью двигаются карточки, какие блокеры возникают у уборщиц и как часто они отвлекаются на задачи, не связанные с основной целью. Это помогло нам изучить поведение системы и понять, что она работает.

После этого мы решили увеличить количество участников Канбан-процесса. Разместили на Профи.ру объявления и провели небольшой тендер. Так мы отобрали 18 новых уборщиков. Они должны были неукоснительно следовать нашим правилам. Мы сразу договорились о WIP-лимитах:  

Прямо над нашей Канбан-доской мы большими буквами написали, что нужно заниматься только задачами, связанными с заселением родителей домой. Договорились, что WIP-лимит на ячейку — 5 задач, а самые приоритетные стоят сверху. Условились, что задачи нужно брать слева направо и двигаться сверху вниз. При этом вся незавершенная работа в правой части доски — это самое важное для завершения работы.

Контролировать этот процесс мы попросили младших сестер — Машу и Полину, девочек 14 и 12 лет. Их цель состояла в том, чтобы рабочие брали задачи только с доски. Еще они отвечали за приемку задач. Когда задача была выполнена, они могли перенести ее в «Готово» и выдать новую из бэклога. Еще они следили, чтобы уборщики не брались за новые задачи, не завершив старые.

Энтузиазм наших юных менеджеров помог воодушевить всю семью. Вскоре к Канбан-системе подключились родители и остальные домочадцы.

Как мы считали эффективность

Задачи быстро двигались по доске. Мы поняли, что надо собирать статистику. Для этого ввели понятие сторипоинтов (Story Point) и маркером пометили задачи. Оказалось, что 4 исполнителя делают работы примерно на 30 сторипоинтов. Это означало, что в зависимости от мотивации, компетенций или точности нашей оценки команда из 18 человек могла выполнять от 80 до 120 сторипоинтов за день. Теперь мы могли прогнозировать, сколько уборщиков надо привлечь в будущем.

Также статистика отражала эволюцию наших методов. Например, для первого дня работы мы закупили разные чистящие средства. После первого дня все работники поняли, что средство в розовой бутылке очищает поверхности намного быстрее. Поэтому на следующий день мы закупили только его. Это сказалось на количестве сторипоинтов, закрытых за единицу времени. Любое наше решение влияло на скорость перемещения карточек по доске и на достижение итоговой цели.

Каких результатов добились

Ровно через 7 дней мы достигли цели — родители могли вернуться домой. Вот так выглядел дом, когда доска приобрела законченный вид: https://youtube.com/shorts/vKIlM77dJyY.

До этого никто из нашей семьи не управлял таким количеством уборщиков и строителей. Команда доходила до 20 человек. И поэтому все были в ужасе. Но я знал, что в IT-проектах команда больше, и не волновался. Строго говоря, мы были даже в более выгодном положении. В IT одна задача цепляет другую, поэтому сильно увеличивать команду нет смысла. В случае с пожаром мы могли нанять столько людей, сколько могли себе позволить — это увеличивало эффективность.

Конечно, работы на этом не были завершены, но продолжать их можно было в привычной и более комфортной обстановке. Мы провели косметический ремонт, поменяли мебель. И теперь дом выглядит лучше, чем прежде.

Канбан-метод — метод улучшения работы

Устранить последствия пожара — это только одна из сотен задач, с которыми поможет Канбан-метод. В AGIMA мы используем его для настройки большинства процессов. Он позволяет распределять нагрузку в команде, прогнозировать сроки выполнения проекта, мотивировать команду и улучшать продукт.

Больше всего метод подходит для проектов с сервисной составляющей. Он позволяет вести работу к четко заданной цели и сверять свои действия с требованиями заказчика. Если можно рассматривать любой проект как сервис, который вы оказываете, то Канбан-метод поможет оказать его хорошо.

Возможно, у вас есть свои истории о том, как вы применяли Канбан-метод не для бизнес-задач, а в какой-то другой, более неожиданной обстановке. Будет интересно прочитать! А если у вас есть вопросы, готов ответить в комментариях.

Полезные ссылки:

© Habrahabr.ru