Как избавиться от зоопарка систем с помощью одной КИСы?
У меня есть подруга, которая давно работает кадровиком в IT-компании. На майских она рассказала мне, как устала вручную вбивать данные по трудозатратам в табели рабочего времени. Главная проблема, по её словам, — отсутствие интеграции систем.
Сотрудники работают и фиксируют трудозатраты в Jira, но в 1С они не подгружаются. В итоге отделу кадров приходится собирать с руководителей данные по отработанным часам и заносить всё вручную, случаются ошибки, все приходится пересчитывать и так по кругу.
По моему опыту решить эту проблему (и множество других) может единая корпоративная информационная система. Давайте в этой статье разберёмся, как она работает и каких результатов можно достичь, имея централизованное решение.
Содержание
Что такое КИС
Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами
BPM-система в роли единой КИС
Плюсы BPM-системы для бизнеса
Что такое КИС
Корпоративная информационная система — это комплекс взаимосвязанных информационных технологий и программных решений, который объединяет внутренние и внешние источники данных для эффективного управления.
То есть, это решение, с помощью которого отдел моей подруги освободился бы от огромного количества ручного труда: внесения данных в 1С, проверок и пересчётов. Руководители бы тоже экономили время — им не пришлось бы собирать трудозатраты самим, за них это сделала бы система.
Сейчас отдельные корпоративные информационные системы есть в каждом более-менее цифровизированном бизнесе. К ним относятся CRM, ERP-системы, HRM, программы для управления проектами, BI-решения и ещё много всего.
Чаще всего компании используют несколько специализированных решений, заточенных под определенные функции. Например, для непосредственной работы у сотрудников могут быть отдельные решения:
Planfix — для управления проектами,
WEEK — для контроля задач,
Битрикс24 — для работы с клиентами,
Squadus — для общения,
Р7 Офис — для работы с документами.
По самым средним моим расчётам, в этом случае затраты на лицензии одному специалисту могут составить около 30 тыс. рублей.
При этом у бухгалтерии и HR будут дополнительные 1С, Potok или Хантфлоу. С ними стоимость лицензий на все инструменты для рабочего места возрастает до 37–74 тыс. рублей.
Единая КИС же охватывает все аспекты деятельности бизнеса — от финансов и продаж до управления ресурсами и персоналом — и при этом позволяет сотрудникам обогащать данные. В итоге получаются исчерпывающие отчёты и более точные прогнозы.
К тому же, это значительно безопаснее. Нам не нужно давать сотруднику доступ к миллиону систем, достаточно открыть для него конкретные отчёты или поля.
Конечно, на рынке нет решения, которое самостоятельно закроет все потребности бизнеса. Но можно попробовать одной системой закрыть большинство потребностей и интегрировать её с другими решениями, и вы получите не столь дорогой, но столь же функциональный инструмент.
Кроме денег, у централизованной КИС есть ещё несколько плюсов. Рассмотрим их подробнее.
Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами
Интегрированность данных
Единая корпоративная система управления предотвращает дублирование данных, экономит время и снижает риск ошибок. Она агрегирует информацию из различных инструментов, упрощает поиск необходимых данных, а ещё сотрудникам не нужно адаптироваться к разным интерфейсам.
Например, сотрудники нашего клиента ТПХ «Русклимат» каждый день получают много обращений от покупателей. Раньше они работали в Naumen, 1C и отдельном портале одновременно, заявки приходили на горячую линию, в Outlook, на сайты и в соцсети. Обращения хранились в разных базах, не было единого канала для коммуникаций с коллегами или подрядчиками.
Пример рекламации в системе
Мы интегрировали все обращения и рекламации в одну программу, которая автоматически маршрутизирует их и оповещает ответственных. Это ускорило обработку 300 обращений с 9 часов до 40 минут и упростило рабочие процессы.
Автоматизация процессов на уровне компании, а не отделов
КИС позволяет автоматизировать рутинные задачи вроде ввода данных, контроля задач и управления документооборотом. Это снимает нагрузку с сотрудников, и у них появляется время для реально важных задач.
В частности, мы делегировали КИС составление отчётов. Система сама собирает данные в таблицу, подсвечивает их разным цветом, а затем отправляет руководителю в пятницу в 12.00.
Отчёт на примере загрузки коллег по проектному офису
Документооборот тоже автоматизирован — система сама создаёт договоры по заданным шаблонам и уведомляет ответственных. А если что-то нужно переделать, документ вернётся на предыдущие шаги и система проведёт его по жизненному циклу заново.
Простота масштабирования и адаптации под потребности бизнеса
Централизованную КИС, даже если к ней подключены другие внешние решения, проще развивать и масштабировать, чем зоопарк систем. Когда администраторы умеют настраивать определённый продукт, им не нужно осваивать новые. А ещё гораздо проще настраивать взаимосвязи между модулями одной системы, чем между отдельными решениями.
Так, в 2016 году мы внедрили BPM-систему «Первая Форма» в Фонд «Сколково» для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А через три года решение выросло в суперапп SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра, от Международной Гимназии до жилых кварталов.
Функции разных ролей, которые можно совмещать, если, например, снять жильё и устроить ребёнка в Гимназию
Чтобы расширить функции КИС, её можно интегрировать с другими системами. У нас за это отвечает автогенерация API, а также возможность написать свои коннекторы для интеграций разных форматов. Примеры: 1С Бухгалтерия, Босс-Кадровик, Контур.Фокус. О несовместимости различных решений переживать не приходится.
Для одного из наших клиентов мы настраивали процесс согласования командировок и передачи данных в 1С: ЗУП. В какой-то момент сотрудники компании стали так часто уезжать, что понадобились дополнительные проверки: как часто сотрудник ездит в один и тот же город, по какой причине. Ещё мы изменили матрицу согласования — теперь в зависимости от цели поездки и суммы затрат к процессу подключаются и другие подразделения. На 1С: ЗУП и самой интеграции это никак не сказалось.
Улучшение рабочих коммуникаций и точное управление
Ну и последнее преимущество — это просто удобнее, чем переключаться между кучей программ. Обычно на то, чтобы вернуть фокус внимания, уходит 15–20 минут, об этом говорят исследования.
Например, рабочий день нашего директора по маркетингу выглядит так: проанализировать показатели, распланировать задачи, пообщаться с другими отделами и партнёрами, поработать с данными из CRM и рекламных кабинетов.
В системе он настроил себе рабочее место с календарём, чатами и видеосвязью, почтовым клиентом, канбаном и ещё много с чем. Теперь ему не приходится переключаться между сервисами. Подробнее он рассказывал в своей статье, оставлю её здесь.
BPM-система в роли единой КИС
Давайте рассмотрим BPM-систему «Первая Форма» как единую КИС для крупного бизнеса. Решение позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы компании и предоставляет инструменты для быстрого и эффективного выполнения задач.
Вот несколько примеров того, что может входить в единую КИС на базе «Первой Формы»:
CRM для B2B-продаж длинного цикла;
СЭД с возможностью настроить любые матрицы согласования;
Автоматизированная HR-система с корпоративным интранет-порталом и центром самообслуживания сотрудников;
Service Desk;
SRM для управления закупками;
Проектное управление по любой методологии с канбаном и Гантом;
Интерактивная аналитика;
База знаний в wiki-формате;
Встроенная видеоконференцсвязь, чаты, почтовый клиент и календарь.
Под капотом остаётся учётная система и отраслевое ПО, которые могут передавать данные в BPM-решение. А вы можете автоматизировать любые процессы и делать основополагающими любые функции.
Плюсы BPM-системы для бизнеса
Бизнес-процессы можно настроить под специфические нужды компании
Специализированные системы, такие как CRM или HRM, заточены под конкретную зону ответственности и предлагают ограниченную степень кастомизации. Многие точечные доработки сделать без вендора не получится, адаптироваться к изменениям в других отделах — тоже.
Пример: у страховой компании «Уралсиб Страхование» сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании. Всё это нельзя было реализовать в их прошлой СЭД, зато получилось в BPM-конструкторе.
При необходимости можно перейти в задачу и уточнить детали
Систему можно адаптировать к любой отрасли и бизнес-модели
Благодаря low-code конструктору и языку скриптов конкретно в «Первой Форме» можно настроить процессы любой отрасли: от ресторанов до нефтедобычи. В системе будут необходимые шаблоны, автоматизации, дашборды с оперативной аналитикой. При этом в одной системе смогут работать самые разные подразделения.
У нас есть клиент, который ведёт в системе разработку и продажи продуктов питания. Проектное управление переходит в работу с розничными точками. В системе менеджеры могут:
контролировать раскладку товара,
запускать маркетинговые активности,
собирать данные о продажах,
анализировать цены конкурентов.
Пример таблицы с ценами
В результате компания быстро реагирует на изменения спроса, актуализирует продукты и эффективно развивает продажи.
В процессе работы наши бизнес-аналитики учатся не только настраивать собственное решение, но и работать с отраслевыми информационными системами. У нас есть клиенты из фарминдустрии, ритейла, добывающей промышленности и других сфер. Если хотите узнать больше, переходите по ссылке на вакансию. Буду рада видеть вас в своей команде:)
