Как инженеры теряют влияние на совещаниях
5 критических ошибок в презентациях данных
Всем привет!
Хочу написать про то, как мы презентуем данные другим. Технические специалисты часто сталкиваются с необходимостью доносить результаты своей работы до людей, которые не так глубоко погружены в тему. Однако, даже самые ценные выводы могут остаться непонятыми, если их неправильно представить. В этой статье я рассмотрю пять типичных ошибок, которые инженеры совершают при подготовке презентаций, и предложу способы их исправления.
скетч натальи киселевой
После 15 лет работы инженером могу сказать, что проработка этих ошибок стала хорошим карьерным скачком для меня. На картинке пример из реальной жизни! Когда я только начала работать с данными, мне частенько приходилось их презентовать руководству. И меня жутко злило, что директора ничего не понимают и постоянно сомневаются в показанных результатах!
Возмутительно! И только спустя годы, я поняла в чем тут была проблема, и как исправить эти ошибки.
Ошибка 1: Перегруженные слайды
Проблема:
Часто инженеры при необходимости делать отчет стремятся уместить на одном слайде как можно больше информации: графики, таблицы, технические подробности. Это приводит к тому, что аудитория теряется в потоке данных и не может выделить главного. После такой презентации у слушателей остается ощущение потраченного зря времени, а доверие докладчику падает.
Как исправить:
Сосредоточьтесь на ключевых данных и выводах. Помнить про простое правило: Один слайд — одна идея. Его ужасно хочется нарушать, потому что хочется рассказать много всего и сразу, будто бы так выглядишь весомее и умнее… Но это работает наоборот.
Старайтесь избегать лишних деталей и используйте простые картинки, чтобы акцентировать внимание на главном. Ваши данные должны говорить сами за себя, без необходимости пояснять каждую мелочь.
График — он как анекдот: если его приходится объяснять слушателям — то это плохой анекдот.
Ошибка 2: Отсутствие связного повествования
Проблема:
Многие инженеры показывают свои результаты без чёткого порядка, переходя от одного графика к другому без явной логической связи. Это может запутать аудиторию и оставить её без ясного понимания, к чему вы ведете. Структура важна, это у докладчика глаз уже замылился и вам может быть все это понятно и очевидно, зритель видит ваши слайды впервые.
Как исправить:
Представляйте данные как историю с началом, серединой и концом. Объясняйте аудитории, что она видит и почему это важно. Каждый график и слайд должны поддерживать общий нарратив, который приводит к заключению (ведь именно для поддержки вашей точки зрения нам нужны графики, а не просто потому что мы умеем их строить). Хорошо продуманная история поможет удержать внимание и донести вашу идею.
Ошибка 3: Использование сложных или не подходящих графиков
Проблема:
Специалисты, особенно, подкованные в работе с данными — любят сложные графики, которые показывают все аспекты проблемы. Однако такие графики могут оказаться слишком сложными для восприятия аудитории, особенно если она не знакома с деталями вашей работы. Докладчику может быть это не очевидно, потому что он уже провел с этими данными много времени и изучил их со всех сторон. Для зрителя они в новинку.
Как исправить:
Выбирайте простые и понятные визуализации (даже если вам это кажется банальным и скучным). Используйте графики и диаграммы, которые легко интерпретировать, даже если человек не обладает глубокими техническими знаниями. Простой, но точный график гораздо эффективнее сложного, если он помогает быстро передать суть.
Ошибка 4: Недостаток контекста
Проблема:
Иногда в презентациях не хватает контекста, который помог бы аудитории понять, что означают те или иные данные. Это особенно актуально, если ваша аудитория не так хорошо знакома с предметом обсуждения.
Как исправить:
Предоставляйте контекст перед тем, как показать данные. Объясните, почему эти данные важны и что они означают в контексте вашей работы. Используйте аналогии или простые примеры, чтобы сделать данные более понятными и доступными.
Ошибка 5: Отсутствие обратной связи и доработки
Проблема:
Многие специалисты готовят презентации в последний момент, не оставляя времени на проверку и получение обратной связи (это не всегда их вина, но все же). В результате, даже мелкие ошибки могут подорвать доверие к вашей работе. Успех доклада на 80% состоит из подготовки.
Как исправить:
Планируйте свою презентацию заранее, чтобы у вас было время на проверку и получение обратной связи. Покажите свою презентацию коллегам или друзьям и спросите их мнение. Это поможет выявить слабые места и улучшить общую подачу. Покажите своему деду или соседке бабе Нюре. Спросите, что они поняли. Если они ничего не поняли, подумайте, а ваши будущие зрители будут более компетентны в вопросе? Возможно, стоит что-то упростить.
Заключение
Визуализация данных — это мощный инструмент для донесения результатов своей работы до начальства или коллег. Правильно представленная информация может значительно повысить ваш авторитет и помочь достичь личных целей. Избегая описанных выше ошибок, вы сможете улучшить свои презентации и сделать их более убедительными.
Меня давно интересует тема рассказывания историй с помощью графиков и их улучшение для наилучшего восприятия. Многое по этой теме я почерпнула в прекрасной книге Cole Knaflic — Storytelling With Data, а также в ее блоге. Я даже обучала студентов-магистров этому подходу к работе с данными, так как это кажется мне невероятно полезным в современном мире. Я продолжаю изучать эту тему дальше, конца края ей не видя!
Если вы хотите узнать больше про дата-сторителлинг, приглашаю вас в мой канал, посвященный этой теме: Chatting Charts. Буду рада!
Спасибо, что дочитали!
