Как грамотно перевести сотрудников на дистанционку? Юридические лайфхаки
Эпидемия короновируса, самоизоляция, переход на удаленную работу — без паники. Дистанционная работа — сейчас вынужденная мера. Но давайте воспринимать это как ситуацию, в которой можно найти новые решения. Возможно, даже лучшие решения, чем вы использовали до этого момента.
В этой статье мы разбираем какие плюсы и минусы таит в себе дистанционная работа и как переходить на неё правильно. Актуально не только в связи с грядущей неделей Шредингера (не понятно, в соответствии с Указом Президента, то ли нерабочей, то ли почти рабочей), но и в долгосрочной перспективе.
Указ мэра Москвы от 23 марта 2020 года № 26-УМ добавил сложностей работодателям по организации работы в условиях квази-карантина. Помимо ежедневного измерения температуры у сотрудников, начальство обязано оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому (см п. 6.2).
В чем проблема?
Очевидно, что перевод на «домашний» режим точно скажется на качестве работы сотрудников. Дистанционно работодателю сложнее контролировать работу, поскольку качество коммуникации с работником изменяется. Это все ведет к тому, что точность выполнения заданий снижается, дедлайны срываются, бюджеты рвутся.
Это понимает и законодатель. Поэтому Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) еще в 2013 году дополнили отдельной главой 49.1 про дистанционную работу. Об этом мы писали на Хабре еще 5 лет назад. Пришло время актуализировать информацию для текущей ситуации и вспомнить какие дополнительные возможности есть у работодателю для контроля над работником.
Увольнение
Работодателю сложно уволить работника в условиях офисной работы — это можно сделать исключительно в рамках статьи 81 ТК РФ. Основания эти не очень привлекательны для работодателя и связаны с дополнительными расходами:
- При сокращении численности штата компании придется платить каждому увольняемому сотруднику выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить за ним средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) (ст. 178 ТК РФ);
- При увольнении сотрудника по несоответствию занимаемой должности есть риск проиграть судебный процесс, после чего суд восстановит работника, а работодателю предстоит оплатить простой (ст. 157 ТК РФ);
- Если сотрудник, вернувшийся из-за рубежа, соблюдает режим самоизоляции в соответствии с Указом № 26-УМ и не появляется в офисе — уволить его можно лишь в случае, если он не взял больничный и отказывается работать удаленно из дома. Согласно ст. 152, ч. 3 ст. 153 ТК РФ, предоставление дополнительного дня отдыха (отгула) осуществляется по соглашению между работником и работодателем. Такое самовольное использование дня отдыха является основанием для увольнения работника за прогул (пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 №2).
В чем решение по увольнениям?
При переходе на дистанционную работу закон допускает предусмотреть в трудовом договоре новые основания для увольнения, которые не предусмотрены в ТК РФ (юристы их называют непоименованные основания). Например, можно указать, что основанием для увольнения будет:
- неоднократный пропуск ежедневных online-совещаний в «Zoom»,
- ненаправление отчета о выполненных за рабочий день задачах,
- игнорирование звонков руководителя в рабочее время и пр.
Мы не ставим задачу представить вам универсальный список оснований, ведь только вы можете предусмотреть именно те KPI, которые важны вашему бизнесу.
Данные основания обозначают «дистанционный прогул» сотрудника, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
При составлении условий договора с дистанционным сотрудником предлагаем сделать акцент на:
- четком указании обязанностей с учетом возможностей представить отчет об их исполнении;
- определении оснований для увольнения, связанных с нарушением таких обязанностей.
Например, установить границы рабочего дня и обязанность работника ежедневно фиксировать время, затраченное на выполнение заданий (время начала и завершения) в программных инструментах. За однократное совершение такого дисциплинарного проступка, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание (например, замечание или выговор). Факт совершения дисциплинарного проступка необходимо зафиксировать путем получения докладной записки сотрудника или составления акта о совершенном нарушении (ст. 193 ТК РФ). При неоднократности нарушения работодатель вправе уволить сотрудника в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Обращаем внимание, что фантазия работодателя все же должна ограничиваться здравым смыслом. При формировании перечня непоименованных в ТК РФ условий для дисциплинарных взысканий и увольнения дистанционного сотрудника необходимо соблюсти баланс интересов работодателя и работника. Вы просто не сможете заключить договор с перекосом баланса интересов, потому что получение согласия работника при заключении соглашения обязательно.
В условиях карантина — обязательно всех перевести на дистанционную работу?
На сегодняшний день (март 2020) перевод не является обязательным и осуществляется только с согласия работника. Возможно, позже будут разъяснения госорганов, но пока их нет (мы следим за развитием ситуации и будем апдейтить статью по мере появления новой информации — сохраняйте в закладки). Но это не мешает работодателю разыграть хитрую двухходовку — сейчас обосновать сотруднику необходимость подписать соглашение о дистанционной работе со ссылкой на чрезвычайные обстоятельства, а пользоваться преимуществами и после прекращения таких обстоятельств, не возвращаясь к первоначальным условиям.
Как оформить перевод на «дистанционку»?
Такой перевод оформляется трудовым договором особого вида (или дополнительным соглашением к уже заключенному трудовому договору) и содержит в себе больше возможностей для контроля исполнения трудовых обязанностей и увольнения за их неисполнение (ст. 312.5 ТК РФ).
В чем еще выгода от дистанционной работы?
Конечно, организовать перевод сотрудников на дистанционный режим стоит не только для того, чтобы обезопасить себя от рисков и дополнительных затрат, связанных с увольнением. У дистанционных отношений в рабочем коллективе есть множество преимуществ, о которых вы могли раньше и не задумываться.
В первую очередь, у работодателей и сотрудников есть реальная возможность предусмотреть в соглашении именно тот график работы, который устроит каждого, — и «сов», и «жаворонков».
Более того, в сэкономленное время от поездок в офис и обратно сотрудник может либо выспаться, либо провести время с семьей (ведь дети многих работников уже более недели находятся на обязательном карантине), либо потратить на выполнение творческого рабочего задания. Это отличная возможность сделать сотрудника бодрее, счастливее, а следовательно, продуктивнее.
Помимо этого, перевод сотрудников на «дистанционку» покажет их с новой стороны, их сильные и слабые стороны. Приняв такой «вызов», уже никто не вернется в офис прежним. Или вообще не вернется в офис. Или не вернется на работу вовсе (уволится или будет уволен).
Какие последствия?
Безусловно, заключение дистанционных трудовых договоров не является решением всех проблем работодателя, связанных с карантином. Более того, дистанционная работа — это не только сплошные плюсы для работодателя.
Есть и минусы. Например, в соглашении необходимо предусмотреть разумную компенсацию работнику за использование материалов и ресурсов для выполнения заданий, например, для работы с персонального ноутбука (ст. 312.3 ТК РФ).
Также обратите внимание, что, если выполняемая сотрудником трудовая функция не позволяет работать из дома и у него нет оснований выходить на больничный, при возможности ему можно предложить отпуск с сохранением заработной платы или оформить простой (путем издания приказа о простое и размере оплаты). Так как простой вызван причиной, не зависящей от работодателя и сотрудника, выплате подлежит лишь не менее 2/3 оклада (ст. 157 ТК РФ).
Что делать прямо сейчас?
Нужно быть наготове уже сегодня — обладать инструментами для перехода на дистанционный формат трудовых отношений с сотрудниками — подготовить проекты трудовых договоров с дистанционными сотрудниками и начать их обсуждение с командой.
Указ Президента РФ от 25 марта 2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» установил нерабочую неделю для всех сотрудников коммерческих и иных организаций за небольшим исключением. Данное распоряжение не содержит исключения для дистанционных сотрудников — они так же не обязаны трудить с 30 марта по 3 апреля. Но по последовавшим разъяснениям пресс-секретаря — оказывается дистанционная работа поощряется и сотрудники должны работать (вот она выгода — уже налицо!).
Если же вы пока не на дистанционной работе, то установить нерабочие «каникулы» для работников можно изданием внутреннего приказа компании, ссылаясь на Указ, под подпись сотрудников об ознакомлении или направлением приказа по электронной почте.
Мы хотим работать. Как привлечь к работе сотрудников на каникулах?
По общему правилу, в установленную нерабочую неделю сотрудники отдыхают с сохранением заработной платы. Однако Указ Президента № 206 не запрещает привлечение сотрудников к работе по правилам работы в нерабочий день.
В соответствии с пунктом 3 Рекомендаций Минтруда работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» можно сделать вывод, что оплата за работу в нерабочую неделю осуществляется в обычном порядке (а не в двойном размере, как за работу в выходной или нерабочий праздничный день). Это означает, что нет разницы в оплате труда сотрудников, которые вышли на работу, и тех, кто принял решение не работать.
Обращаем внимание, что для того, чтобы сотрудник вышел на работу в нерабочую неделю, необходимо получить от него согласие или заявление для подтверждения факта, что он вышел на добровольной основе и ознакомлен с правилами оплаты.
