Как цели ведут команды к успеху
Автор статьи: Олеся СамароваСертифицированный Scrum master
Сегодня я расскажу вам о целях проекта и целях встреч, почему важно уделять этому пристальное внимание и возвращать команду к целям на ваших встречах.
Но прежде чем приступить к основной теме, хочу задать вам один вопрос: как часто вы присутствуете на встрече, совещании, продуктовой сессии или даже встрече топ-менеджеров по стратегическому планированию, где отсутствует цель встречи, где фасилитатор или заказчик встречи ее не озвучили или вовсе не определили при подготовке?
После начала обсуждения группа не понимает, по какому поводу все собрались, что необходимо решить и какую конкретную цель нужно достичь. Печально быть на таких встречах и наблюдать за участниками, которые не знают, как себя вести и что предпринять, чтобы начать работу по заданной теме.
Но и это не самое страшное — хуже, что участники не понимают, куда движется вся команда, в чем ее общая цель и цель всего проекта, какой результат нужен, чтобы проект завершить.
Наблюдения подтолкнули меня написать эту статью — расскажу вам, как обращать внимание на общие цели проекта и цели конкретной встречи. Поделюсь, какие семь типов встреч существуют в планировании будущих фасилитационных встреч. Начну от большего к меньшему.
Фасилитационная встреча — хорошо структурированное собрание, в ходе которого фасилитатор проводит участников через ряд заранее определенных шагов, чтобы они достигли результата и чтобы этот результат был разработан, понят и принят всеми участниками.
Цель проекта — это основная задача или намеченный результат, к которому стремится проект и вся команда. Цель отвечает на вопросы: зачем мы это делаем и какова наша общая задача. Она должна быть логически связана с общими стратегическими целями организации, согласны?
Когда вы планируете встречу, готовите речь или просто выбираете место для проведения отпуска, важно иметь четко сформулированную цель, которую разделяют и понимают все участники процесса. Когда цель не ясна или не доведена до собравшихся, деятельность может легко превратиться в хаос.
Давайте рассмотрим на следующих примерах цели проекта:
Руководство компании обдумывает создание нового продукта и решает, стоит запустить его в производство сразу или отложить на несколько месяцев, до начала ежегодной отраслевой конференции. Какая стратегия лучше?
Руководитель отдела хочет повысить всем сотрудникам зарплату по итогам года на одну и ту же сумму. Он верит, что это позволит избежать лишних слухов и сплетен. Можно ли считать его идею хорошей?
Семья рассматривает несколько вариантов проведения отпуска, в том числе неделю на пляже в Сочи, турпоездку в Италию или посещение парка Disney. Какой вариант стоит выбрать?
Во всех трех ситуациях ответ связан с пониманием общей цели и, если погрузиться, то мы понимаем, что цели размыты. А давайте теперь посмотрим на это по-другому.
В первом случае ответ зависит от цели запуска. Если она состоит в том, чтобы компания лишний раз заявила о себе как о лидере отрасли, то запуск продукта к началу конференции может быть вполне уместным. Однако, если цель — максимально быстрое увеличение выручки компании, имеет смысл запустить продукт немедленно.
Руководитель отдела, размышляющий о повышении зарплаты сотрудников, должен ответить на вопрос: в чем цель? Если это вознаграждение за работу, то одинаковая надбавка имеет смысл, только если все сотрудники работали на одном и том же уровне. Если цель состоит в стимулировании командной работы, то вознаграждение людей на основании общих результатов компании будет вполне оправданно.
Для семьи, решающей, что делать в отпуске, ответ тоже связан с формулировкой цели: отдохнуть всей семьей, побывать в новых местах, порадовать детей, вместе пройти какие-то испытания или, может, в каком-то сочетании этих вариантов? Или цель совсем иная? Хотя у членов семьи может быть разное представление о том, зачем они едут в отпуск, после того как они договорятся о единой цели, принять решение оказывается намного проще.
Вывод очевиден: любые решения, как профессиональные, так и личные, должны приниматься на основании четко поставленной цели. Когда группы сосредоточиваются на цели, их решения оказываются более последовательными, ясными и эффективными.
Подводя итог по общим целям проекта, подчеркну, что самый важный вопрос, на который мы должны ответить, — какова наша общая задача и какой нужен результат на выходе. Очень важно уделять этому вниманию — какая цель встречи.
Когда с общими целями разобрались, приступаем к действиям. Чтобы достичь общей цели проекта, нужно взаимодействие между подразделениями компании и участниками проекта. Для этого потребуются несколько маленьких встреч, может две, три, а может и более, где для каждой данной встречи будет задана своя тема, своя цель, которая продвигает к достижению целей всего проекта. На каждой встрече фасилитаторы и участники ставят конкретную, а самое главное — достижимую в рамках отдельно взятой встречи цель, которая в итоге приведет к достижению главной цели проекта или команды.
Рассмотрим семь популярных типов встреч (опираясь на С.Кейнера, Автора книги Руководство фасилитатора) поочередно:
Поделиться информацией.
Идея в том, что участники понимают, что цель встречи — поделиться информацией с группой. Делаем это через объявление, представляем отчет (ежемесячный или ежеквартальный) или презентацию. Участники во время встречи ограничены исключительно вопросами и уточнениями, они могут высказывать мнение и предложения, но только по поводу того, что мы делаем дальше. На такой встрече рекомендовано показывать информацию через презентационный материал или какую-либо отчетность.
Если участники не понимают, что цель — только поделиться информацией, то они участвуют в обсуждении гораздо активнее. Это происходит, когда люди считают, что от них ожидают определенных действий или решений, другими словами, когда они чувствуют, что цель встречи — например, генерация идей или обсуждение, а не поделиться информацией.
Примеры встреч с целью поделиться информацией:
Ежемесячные отчетные собрания, на которых руководитель или команда представляют обновления о проделанной работе и достигнутых результатах.
Презентации на конференциях или мероприятиях, где выступающие делятся исследованиями, проектами или продуктами с аудиторией.
Сбор информации.
Основная идея — собрать информацию, а не принять групповое решение, и это очень важно сообщить в самом начале, так как участники могут ошибочно обращаться к фасилитатору в духе «зачем вы спрашиваете мое мнение, если не собираетесь его использовать». Таких разочарований легко избежать, если фасилитатор сразу объяснит, что цель встречи — исключительно сбор информации.
Примеры встреч:
Круглые столы или дискуссионные встречи, чтобы обсудить конкретную проблему.
Опросы или интервью группы, где фасилитатор задает вопросы, тем самым собирая мнения и впечатления.
Развитие мышления.
Развитие мышления или понимания позволяет группе продвинуться дальше, предсказывать последствия и выбирать наилучший вариант. Это делается, чтобы дать возможность проанализировать сложную ситуацию.
Достигнуть этого можно несколькими способами, например: определить подводные камни, проанализировать риски, оценить варианты, нарисовать схему, определить ключевые ценности и критические навыки успеха, т.д.
Примеры таких встреч:
Стратегическое планирование в стиле мозгового штурма.
Встреча с приглашенными участниками-экспертами, где можно провести оценку рисков.
Принятие решения.
Независимо от того, простой или сложный вопрос обсуждается, желание группы принять решение на данной встрече означает, что участники должны принять окончательное решение. Если фасилитатор четко понимает, что тема для обсуждения простая, то встреча будет успешной, а решение — принятым. Если фасилитатор или заказчик понимает, что тема для обсуждения сложная, то он должен учесть, что эти аспекты должны быть группой осмыслены и обдуманы. Также важно понимать, что есть риск, что на этой встрече невозможно принять решение и необходимо предварительно всем встретиться для сбора информации или развития мышление.
Примеры встреч:
Кредитный комитет или специальный комитет в определенной области.
Заседания совета директоров.
Улучшение взаимодействия.
На эту тему можно очень много говорить, и есть масса примеров, когда межличностные конфликты и недопонимание в командах парализуют общение. Люди не уделяют должного внимания обсуждению проблем и того, что негативно влияет на моральных дух команды. И самая главная проблема в том, что обычно люди не считают свои чувства достойной темы для обсуждения. Группа не выделяет времени, чтобы участники могли поговорить друг с другом о своем самочувствии и взаимоотношениях, чтобы создать надежный и безопасный фундамент для дальнейшей работы. Поэтому фасилитатору можно уделить некоторое время на встрече, чтобы участники укрепили свои отношения, справились с межличностными проблемами, чтобы улучшить взаимодействие в команде.
Примеры встреч:
Развитие способностей.
Основная идея — обучить людей или поделиться знаниями и навыками с помощью приглашенных гостей, которые в этой области или отрасли сильнее.
Примеры встреч:
Построение сообщества.
Это обычно не считается серьезной целью в рамках встречи. Но тем не менее важно, если во время встречи мы можем уделить внимание минут 10–15 укреплению командного духа, выстраиванию связей между людьми, работающими вместе. Это не подразумевает какого-то выезда с командой на тимбилдинг, но позволит команде на основной встрече построить сообщество.
Пример активности:
Если вы хотите, чтобы ваши встречи и совещания проходили эффективнее, помните о связи цели проекта и цели встречи, сообщайте команде об этих целях и помогайте их достигать на встречах. Наверняка на живых встречах ваши шаги могут перекликаться, возможно, вы будете переходить с одной цели на другую или с одной темы на другую, не завершая этапы в установленной последовательности, но в этом и заключается импровизация и адаптация.
Продолжим говорить на тему целей на открытом уроке 29 ноября. Обсудим, как определять цели встречи, исходя из запроса заказчика, и эффективно применять их на будущей фасилитационной встрече. В результате встречи вы узнаете, чем отличаются общие цели проекта от целей встреч, а также разберёте 7 типов целей встречи.
Урок будет полезен Scrum-мастерам и Agile-коучам, продуктовым и проектным менеджерам, руководителям и тимлидам, начинающим и опытным фасилитаторам. Записаться можно на странице курса «Фасилитация IT команд».
