Как большие IT-компании переводили свой штат на удаленную работу
Месяц назад лишь некоторые компании начинали осторожно и постепенно переводить сотрудников на удалённую работу из дома. После выступления президента 25 марта почти весь свой штат пришлось отправить домой всем остальным, включая большие компании, где работают тысячи человек. Это сложная логистическая задача, ведь многим сотрудникам понадобился VPN, инструменты для связи, а кому-то — рабочие компьютеры и прочие инструменты. Мы связались с крупными IT-компаниями и расспросили, как они с этим справились.
Кого перевели на работу из дома
Вконтакте
C 16 марта вся команда ВКонтакте перешла на удалённый режим работы. А небольшое число специалистов, которые поддерживают инфраструктуру ВКонтакте и должны находиться на рабочих местах, бесплатно добираются на такси.
Mail.ru Group
Большинство наших сотрудников перешло на удаленку со вторника и вернется в офис не раньше 10 апреля. Чтобы помочь коллегам не отвлекаться на бытовую рутину, мы выдали каждому индивидуальные промокоды на Delivery Club.
В офис сейчас приходят только те, чьи рабочие задачи невозможно решать удаленно. При этом столовая, ресторан, спортивный зал, салон красоты, кофейни, химчистка, фреш-бар, а также кабинеты массажиста и психолога закрыты. Сотрудников, которым необходимо ездить на работу, бесплатно привозит и отвозит Ситимобил. При этом в офисе усилены меры безопасности — всех входящих проверяет тепловизор, на каждом этаже установлены санитайзеры. Везде есть индивидуальные кожные антисептики для рук, мы постоянно пополняем аптечки противовирусными препаратами, антибактериальными гелями и масками, а тачскрины лифтов и все дверные ручки регулярно обрабатываются дезинфицирующим раствором.
Додо Пицца
У нас четыре офиса (два в Москве, в Сыктывкаре и в Нижнем Новгороде). Сейчас мы полностью закрыли один офис в Москве и офис в Нижнем Новгороде. В остальные офисы приходят только сотрудники команды разработки продуктов, фотолаборатория и бухгалтерия для получения документов. В сумме в офисах не более 15 человек в день.
Тинькофф
Из письма Оливера Хьюза от 23 марта:
«Мы перевели больше 75% всех людей сидящих в наших офисах по всей России на дом. Этот процесс продолжается и в случае необходимости, мы можем быстро перевести еще больше 20%. Останется сильно меньше 5% сотрудников, которым обязательно физическое присутствие в офисе (например, техническая поддержка, инкассация, охрана). Для них, мы полностью обеспечим безопасные рабочие условия в соответствие со всеми гигиеническими требованиями. Я сегодня сам перейду «в облако» и буду работать из дома. Теперь — как быть дальше?»
Сейчас уже около 95% на удаленке: [сотрудники] из штаб-квартиры, московских офисов и ТЦР, 12 Тинькофф Центров разработки в регионах.
Рамблер
Большая часть команды Rambler Group в настоящий момент работает удаленно, в офисе находятся всего около 2% сотрудников. Это коллеги из медиаактивов, чья работа в силу технических особенностей невозможна из дома: сотрудники, ответственные за выпуск новостей, отдел видео, а также коллеги из студии Okko. При этом группа предприняла все необходимые меры по противодействию распространению коронавируса для тех, кому необходимо присутствовать на рабочем месте.
Мегафон
Мегафон одним из первых начал перевод сотрудников на удаленку, однако перевести все 100% невозможно в силу специфики технологического процесса. Все наши усилия направлены на то, чтобы поддерживать высокое качество связи, особенно в текущих условиях повышения нагрузки на сеть. Сейчас из дома работает большая часть сотрудников.
Билайн
Билайн реализует проект удаленной работы с 2016 года. В компании он называется BeeFREE. До введения мер, связанных с противодействием распространению коронавируса, такой возможностью пользовались 65% сотрудников административных офисов из разных подразделений: финансы, маркетинг, HR, IT и другие. Разные функции в разных подразделениях можно выполнять вне офиса — и заблуждение будет считать, что таким может быть только поддержка бизнеса. В связи с коронавирусной инфекцией мы проводим обратный анализ: кто точно должен работать в офисе? И предварительно можно сказать: практически большинство функций могут выполняться из дома, если есть такая возможность у IT-систем. Есть сотрудники, которые в силу специфики своих функций, не могут уходить на удаленку. В нашей компании есть ряд технических позиций, которые обеспечивают бесперебойную работу сети, они находятся на наших объектах и не могут работать из дома. Мы понимаем, что сейчас обеспечивать стабильную связь и качественный сервис особенно важно и критично для наших клиентов.
Также удалённо не могут работать сотрудники наших магазинов. Сейчас для таких сотрудников предусмотрено оснащение магазинов и административных офисов ионизаторами, антисептиками и градусниками.
Как решали технические вопросы
Мегафон
В момент перевода на удаленку техническая поддержка компании и служба внутренних коммуникаций были в постоянном диалоге с сотрудниками, работали в режиме повышенной нагрузки, что позволило сделать переход максимально быстрым. Служба внутренней техподдержки смогла перевести часть запросов на сервис голосового помощника, а также на чат-бот.
Тинькофф
Трудности были связаны только с тем, что нужно было сделать очень быстро, но мы с ними справились. У нас давно у каждого сотрудника есть Slack, Zoom и большинство уже имели удаленный доступ.
Додо Пицца
В текущей ситуации мы начали переводить сотрудников на удаленку три недели назад. Чтобы обеспечить комфортную и продуктивную работу дома, мы дали возможность забрать столы и стулья из офиса. Всем сотрудникам подключили корпоративное такси и каршеринг, если необходимо забрать монитор из офиса или приехать на тестирование кассового оборудования.
Самое сложное — это восполнить недостаток общения. Мы ищем разные варианты.
- У нас есть рандомные обеды. Каждую неделю бот в Slack соединяет двух людей, которым надо вместе попить кофе или пообедать. Это может быть коллега из твоего офиса или из другой страны.
- Мы уже проводили один общий обед для всех желающих. В офисе многие обедают вместе в одно время и это уже стало их маленькой традицией.
- Мы планируем создать кофейную онлайн тусовку. Когда ты можешь зайти в meet и там кто-то будет. Или не будет. Это как встреча у кофемашины.
- Кто-то из ребят создал ссылки в meet и можно в любое время подключиться к нему. Если он не занят, то можно уточнить вопросы по задачам.
- Некоторые команды встречаются на выходных по видеосвязи просто поболтать.
- Мы запускаем вирусные посты в Slack — опубликуй котика или собачку, которые тоже работают из дома, поставь смешную аватарку и прочие. Пока пушистые друзья собрали самый большой отклик.
- У наших офисов есть свой инстаграм dodopizzaoffice. Мы проводим онлайн-разминки в дневное время, чтобы больше двигаться дома.
- Сейчас мы продумываем онлайн-мероприятия, где сможем задействовать всех сотрудников одновременно.
Mail.ru Group
Мы — технологическая компания, и перевести работу в дистанционный режим нам было легче: у Mail.ru Group много сильных коммуникационных продуктов, включая две соцсети, мы и раньше многие вопросы решали в мессенджерах, почте и по видео. Сейчас мы просто перенесли в онлайн все коммуникации, в том числе встречи с партнерами.
Вконтакте
Наша команда базируется в разных городах, и до самоизоляции мы часто проводили встречи онлайн, поэтому на удалёнке не испытываем никаких технических сложностей. У VK много своих инструментов для дистанционный работы: чаты, видеозвонки, сообщества, видеотрансляции и другие сервисы. Ими мы пользуемся на ежедневной основе, а не только во время удалённой работы всей компании.
Чтобы у сотрудников был доступ ко всем необходимым рабочим сервисам, мы выдали всей команде VPN-токены для удалённого доступа. К тому же, из офиса можно было забрать свой монитор для удобной работы. Также мы постарались облегчить быт для нашей команды, и на период удалёнки раздали сотрудникам скидку на доставку еды от Delivery Club.
А ещё у нас появилось внутреннее сообщество VK Isolation, где мы вместе с коллегами занимаемся йогой онлайн, готовим по рецептам, делимся онлайн-концертами и делаем ещё много всего вместе. Адаптируемся к новым реалиям и стараемся не заскучать.
Рамблер
Rambler Group, многие активы которой давно работают по гибкому графику, технически и операционно была готова к удаленной работе. Полный переход на дистанционный формат работы занял у нас около двух дней. Мы всем настроили Teams, докупили лицензии Zoom. В течение первой недели на удаленке мы провели несколько вебинаров, в ходе которых сотрудники разных подразделений Rambler Group рассказали о том, как сохранять спокойствие в новой реальности как специалистам, так и руководителям. Финансовому блоку, бухгалтерии и департаменту по работе с персоналом мы выдали технику для работы из дома.
VPN уже давно используется редакциями и техническими специалистами — мы заменили маршрутизаторы и нарастили нагрузку до 2,5 тыс. соединений. И первостепенной задачей было предоставить стандартный доступ свыше 1,2 тыс. сотрудников. Мы разослали письмо с подробной инструкцией, но получили порядка 600 ответов с просьбой оказать помощь в подключении. Это значительно превышает стандартное количество запросов в службу технической поддержки (порядка 80-ти тикетов за рабочий день) и связано с тем, что многие сотрудники постоянно работали из офиса, а в немногочисленных случаях работы из дома не пользовались корпоративными сервисами.
Вторая задача (она же самая трудозатратная) — непосредственно выдача доступов (персонифицированных или групповых). Несколько дней подряд мы отрабатывали сотни тикетов на их предоставление.
Мы столкнулись с тем, что часть сотрудников не могут четко сформулировать свою потребность в доступе к конкретному ресурсу и запрашивает гораздо большие права, чем им необходимы, а в авральной ситуации можно и не заметить такие несоответствия. Мы также обнаружили, что у части групповых VPN нет владельцев, которые могут согласовать включение пользователя или скорректировать наполнение группы, что замедлило процесс предоставления доступов.
Дополнительных мер защиты внедрять не пришлось, потому что процесс удаленной работы в Rambler Group существует уже давно и мы разрешаем нашим сотрудникам работать с домашних компьютеров. Однако, мы прекрасно понимаем, что подключение пользователей с личных устройств несет в себе дополнительные риски, для минимизации которых мы во второй день удаленки опубликовали на корпоративном портале памятку с мерами безопасной работы из дома. Для предотвращения фишинговых атак департамент кибербезопасности уже провел две дополнительные волны киберучений.
Мегафон
В работе МегаФона в режиме HomeOffice задействованы решения для удаленных виртуальных рабочих столов (VDI, сервис доступен практически всем сотрудникам компании даже с их домашних компьютеров) и другие технологические решения (VPN), позволяющие получать удаленный доступ к ресурсам компании сотрудникам, контрагентам и партнерам. Было принято решение о поэтапном переводе на HomeOffice по регионам, что позволило наращивать нагрузку плавно. Так как нагрузка на ключевые сервисы (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) выросла в 2–5 раз, все эти решения потребовали значительного незапланированного ранее доумощнения (с учетом необходимости сохранения георезерва). Это удалось реализовать в течение двух суток. Для мониторинга и распределения нагрузки были оперативно доработаны дашборды, позволившие принимать осознанные управленческие решения.
В качестве инструментов коммуникации продолжаем использовать почтовый сервис Exchange, локально развернутый Skype4Biz. Возникла необходимость оперативно предоставить части сотрудников преднастроенные ноутбуки до их ухода в удаленный режим.
Билайн
Важной частью перехода на удаленную работу стало создание необходимой IT-инфраструктуры и ее поддержки. Наши сотрудники используют VDI для удаленного доступа к корпоративным ресурсам, Skype for Business и Zoom для видеоконференций, Jira, Trello и корпоративные инструменты для планирования и контроля задач.
Нужно быть готовым к тому, что без работающих ИТ-инструментов удаленная работа не эффективна. Мы организовали качественную поддержку ИТ-инструментов, работаем с обратной связью пользователей в оперативном режиме и обучаем сотрудников работе с новыми IT-инструментами
Онбординг новых сотрудников и инструкции для старых
Рамблер
В день оформления нового сотрудника рекрутер приезжает в офис, чтобы встретить и передать ему welcome pack и необходимую технику, рассказать о текущей ситуации и помочь с дополнительными доступами. Потом отпускаем нового сотрудника домой, и дальше передаем его непосредственному руководителю, который знакомит нового сотрудника с командой и подключает к ежедневным встречам.
Вконтакте
Мы подготовили дополнительные материалы для новичков и менеджеров, которые их нанимают. Также добавили в процесс онбординга дополнительные встречи с адаптерами и руководителями, и, конечно же, изменили процесс адаптации под дистанционное взаимодействие.
Но важна и неформальная часть адаптации. Например, флуд-чаты. Это та самая виртуальная офисная кухня, где можно шутить, сплетничать, дурачиться — чувствовать себя живыми людьми, а не аватарками в чате. Недавно у нашего коллеги был день рождения, и он «проставился» в чате картинками пиццы и сока, пообещав настоящую еду после окончания самоизоляции. Такие моменты помогают нам расслабиться и почувствовать себя командой.
Билайн
Процесс работы на BeeFREE в Билайн организован по определенным правилам. Необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое регулирует основные аспекты удаленной работы с юридической точки зрения. Каждую неделю нужно заранее составлять и согласовывать с руководителем график удаленной работы, а также формировать to-do list на каждый день. Также необходимо проинформировать коллег о том, когда ты работаешь удаленно. Сотрудник на удаленке должен быть на связи в течение рабочего дня. Для проведения рабочих встреч и совещаний можно использовать возможности аудио- и видеоконференцсвязи — при этом опаздывать на такие «виртуальные» встречи также не стоит. С целью обеспечения информационной безопасности процесса для каждого сотрудника организовано индивидуальное виртуальное рабочее место.
Рекомендации другим
Вконтакте
Don«t panic! С холодной головой проверьте процессы управления, поставьте себя на место новеньких, поймите, чего не хватает, проведите опросы по компании, чтобы быть в курсе «средней температуры по больнице» и в зависимости от результатов организуйте то, чего не хватает сотрудникам.
Не теряйте связи со своими сотрудниками: подбадривайте, не забывайте хвалить, в это нестабильное время связь между людьми особенно важна. Внимательно относитесь к нуждам и желаниям коллег. Поддерживайте командный дух — пусть и с помощью видеотрансляций, а не во время личных встреч.
Также, возможно, стоит обсудить с командой работу в новых реалиях. Особенно, если раньше вам с коллегами не приходилось работать удалённо. Когда вы начинаете и заканчиваете рабочий день, как будете распределять задачи, отчитываться о проделанной работе, как часто вам нужны созвоны или даже, как построить общение в рабочем чате.
Рамблер
Сложно дать общие рекомендации, так как у каждого бизнеса своя специфика. Главным образом, мы всем советуем отказаться от стационарных компьютеров в пользу ноутбуков — так сотрудник при необходимости сможет работать удаленно откуда угодно. Также важно переводить всю бумажную работу в электронную форму — внедрите электронный документооборот: он позволяет существенно повысить скорость бизнес-процессов в компании.
Сразу используйте централизованное решение управления доступом, иначе у вас может появиться зоопарк доступов в корпоративную сеть по несогласованным каналам. Также важно обеспечить сотрудников инструментами совместной работы. При этом, обязательно напомните им о правилах работы с конфиденциальной информацией при пользовании онлайн-платформами для совместной работы.
Обязательно расскажите о мерах безопасной работы из дома, так как за пределами офиса ваши сотрудники и их личные устройства наиболее уязвимы. Можно воспользоваться уже готовыми рекомендациями от вендоров и крупных компаний. Уделите внимание и техническим средствам защиты — начните внедрять (или хотя бы смотреть) в сторону NAC (Network Access Control). Используйте обязательно методы 2FA для удаленного доступа в сеть.
И, конечно же, в такие времена крайне важна мотивация, чтобы сотрудники чувствовали поддержку и защищенность. С первого дня удаленной работы мы работали над этим: прямые включения с генеральным директором, руководителями бизнеса и командами. Индивидуальные сессии для сотрудников, которые не владеют инструментами управления в текущих условиях, или для новых/молодых руководителей. В прямых включениях мы рассказываем о том, как справляться с возросшей психологической нагрузкой: работа в окружении детей, быта, регулирование питания и физической нагрузки. Не забываем и про то, как раньше нам всем вместе работалось в офисе: на корпоративном портале продолжаем проводить челленджи (собирали фото хоум-офисов сотрудников, плюсы удаленной работы и т. д.), разрабатываем стикер-паки для Telegram и проводим много других активностей, которые помогают нам укреплять командный дух!
Билайн
Билайн готов делиться опытом и обмениваться лучшими практиками.
Ниже несколько ссылок на информацию о проекте удаленной работы BeeFREE:
