Дефективное управление временем
1. А зачем?
Изначально публикация должна была называться «Гре****е управление временем», где статья и ее сроки разработки явно дали мне понять, что все «очень плохо» и нужно много работать над собой и своим окружением для повышения эффективности управления.
Пока разбирался с проблемой организацией времени, часто попадалось мнение «А зачем?», ведь оказалось, что для определенных типов людей это не нужно. Если есть необходимость повышения эффективности на работе, то это больше задача других лиц и ролевых групп. Иной раз задумываешься, а кому ты делаешь проще повышением эффективности себе или коллеге по работе? Кто-то скажет про конкуренцию и скажет, что эффективный тайм-менеджмент это дополнительные баллы в гонке за прибылью и повышением компетенций. Возможно эта логика и работает, когда твой коллега конкурент, но он же не конкурент, а «напарник»…разве нет? Задач должно быть минимум, а организация времени это стихийное проявление, которое тебя не должно волновать…Считаю, что это интересная гипотеза, возможно я к этому приду позднее, а пока я веду свое локальное исследование на обозначенную тему и следую по пути признания проблемы, предпринимаю попытки ее сглаживания и/или устранения.
Ну вообщем вопрос «А зачем?» не основная цель этой публикации, я его оставил для философских рассуждений. Поэтому лучше поговорим о том как все-таки научиться управлять этим временем.
Нужно еще понимать, что сам по себе процесс «Управление временем» мало того, что невозможный, если конечно Вы не типичный персонаж вселенной комиксов, так он еще и дается совершенно не с первого раза и даже не со второго. Нужно осознать, что корректнее говорить «организация времени». Это и звучит более реалистично и сразу настраивает на нужный лад…
Хочешь сразу к Выводам? тебе к 4 пункту
2. Обзор популярных методов планирования
а) Таймбоксинг | Формируем четкий список задач, и выделяем строгие временные рамки для решения этих задач. При этом периодически подводим итоги и смотрим корректные ли заклыдваются трудозатраты. Не получилось?! Ничего страшнного…проводим корректировку временных рамок, возможно разбиваем задачи на более мелкие части и продолжаем. Выстраиваем работу как игру или как «спринт». Кстати для соблюдения времени помогут различные приложения «Таймеры» (Пример: приложения типа Pomodoro) |
б) Канбан-метод | Разбиение больших проектов на управляемые части с дальнейшим трекингом прогресса. Материала по данному методу множество и не зря это основа, которая должна быть известна любому участнику продуктовой команды при разработке |
в) Матрица Эйзенхауэра | Данная матрица формирует привычку классификации любых поступаемых задач: Срочно и важно; Срочно и не важно; Не срочно, но важно; Не срочно и не важно. Классификацию можно выработать свою. У меня классификация по своей сути меняется в зависимости от загруженности и оптимизируется под обстоятельства. |
г) Метод дорожных карт | Наглядное графическое преобразование на одном листе: проблем, целей, участников, шагов и алгоритмов. |
д) Agile | Хоть это и является методология разработки программного обеспечения, но он замечательно ложиться на любые типы разработок и изыскательских работ. Делаем из плохого и палок в укороченные сроки и стремимся устранять проблемы слоями. Подходим к задачам итерационно. Ну конечно же, регулярно готовимся в изменениям. |
3. Экспериментальная база
Через череду проб и ошибок мне стало ясно, что нужно внедрять постепенно определенный набор привычек и традиций и не торопится с мгновенным результатом.
Далее расскажу каким образом я смог эффективнее влиять на самоорганизацию с обозначением этапов и ориентировочным временем потраченным на формирование каждой отдельной взятой привычки.
Обращаю внимание, что далее идет персональный и эмпирический опыт, не претендующий на полновесное научное исследование. Я покажу через какие этапы я прошел, обозначая каждый этап названием и персональным сроком внедрения описываемой привычки.
1 этап. Разведка/наблюдение. (3 месяца)
Не гружу себя планами, не ставлю перед собой тонны невыполнимых задач, тем более не пытаюсь вводить кучи изученных и не опробованных практик. Обычное наблюдение с фиксацией уже созданных привычек и имеющегося подхода в работе. Периодически (когда удобно) подвожу итоги о проделанной работе, смотрю сколько вышло трудозатрат фактических на отработку базовый кейсов, и сколько времени трачу на болтовню или нетворкинг.
Только фиксация, только наблюдение…стараюсь не грузиться лишним, всего лишь навсего понять, как это работало раньше и работает сейчас. С этого начинается исследование самих себя и начинается формироваться привычка фиксации состояния и подхода к решению проблем.
2 этап. День аналитики. (2 месяца)
Начал вводить вторую привычку: еженедельное подведение итогов с самим собой, на котором разбираю полученные материалы предыдущего этапа с акцентом на отвлекающие факторы. Считаю КПД в рабочее время и дома, анализирую эффективности дедлайнов и пользу от отдыха в принципе.
Митап внутренних личностей (сериал: Теория большого взрыва)
Не надо ждать серьезных открытий, как будто все и так было понятно раньше, а полученный результат можно сравнить с собиранием всех деталей конструктора в одно место, а после и инвентаризация полученных фрагментов.
В начале пробовал провести классификацию всех активностей и вести блог по каждому отдельно взятому процессу (работа с разбитием на проекты, семья, хобби, спорт и т.д.), что оказалось достаточно трудоемко. Гораздо интереснее стало предпринимать маленькие попытки перестройки отдельных привычек с оценкой получаемого эффекта. Например начал с того, что решил привести свою форму тело в более нормальный вид, а базовая привычка 5 минут в день на зарядку превратилась в периодические тренировки и сброс веса на 20 кг. Эффект достигнут через год, но он сам по себе оказал сильное психологическое влияние на меня и повышение эффективности в работе в том числе. Проще сказать: почувствовал силу термина «Шаг за шагом».
3 этап. Многозадачность и режим исследователя (6 месяцев)
Поставил я себе как то задачу освоение Ansible и написание плейбуков для средств защиты в инфраструктуре компании. Дело то факультативное и таких задач цела гора + еще такую же гору внешние факторы накидывают в мой процесс по два/три интересный кейса в неделю. В итоге, что? А полный разрыв и трата свободного времени попусту, а когда мне (аж спустя пол года) понадобился все-таки Ansible: схема стенда забыта, пароли потеряны, на каком этапе предыдущие тесты закончились не помню. А теперь представьте, что аналогичные нулевые и около того результаты по всем факультативным и не очень вопросам. Плохо же?! Вариант забить и не делать не рассматривается, познание границ смежных областей обязательная процедура в развитии. Что в результате?
Каждая задача это исследование, с черновиками, со схемами, с ссылками, с мыслями. Пришла в голову идея — зафиксировал, развернул виртуалку с кредами — зафиксировал, нашел статью на хабре по теме и не успел почитать — зафиксировал (по сути — первые два этапа в помощь).
Возьмем за пример эту статью…Материал собирался как раз последние 6 месяцев, а текст сильно придумывать не нужно было. Весь материал это заметки с момента проработки проблемы. Трелло/Кайтен/Гуглдокс в помощь, обожаю эти штуки. Вывел исследования и рассуждения в отдельный процесс
4 этап. Забываем/переносим/делегируем/отказываем (6 месяцев и до сих пор)
Морально страдаю, когда задача весит уже года три, еще хуже когда приходится признавать, что нужно ее убирать так и не закончив. Ох уж эти гештальты (была идею эту статью назвать «Жиреющий Гештальт» :-)). Но еще хуже переоценивать себя и не делать выводы перегружая себя не релевантными активностями. Поэтому:
а) Разбиваем на подзадачи (декомпозиция) и переносим.
б) Не работает? Разбиваем еще на задачи.
в) Опять туфта? Просим верного товарища/подчиненного/р*ба/сына/жену/модератора хабра и надеемся, что Ваши гипотезы и ошибки (про модератора хабра это шутка!) проверены будут ими (пример: спасибо коллеге, развернул и даже замечательно отработал по моему кейсу. Теперь знаю все нюансы по задачке Ansible+cisco ios).
г) Не сработало? Забываем задачу, а карточку в архив на кладбище забытых задач. Делаем себе пометку, что с ВАМИ, что то не так и отбиваем желание не брать невыполнимых задач (по внутренней статистике только за январь 2024 года я уже имею 4 отложенные задачи, которые имеют все шансы уйти в топку к марту).
На внешние факторы и задачи «сбоку», конечно, не забываем говорить «нет». У вас все спланировано, а задача не в приоритете, не до этого сейчас абсолютно. Не бойтесь показаться лентяем, на крайний случай дайте размытые сроки, но пожалуйста имейте ввиду, что даже мелкая задачка может вывести Вас из процесса на несколько часов.
5 этап. Введение обеденных дедлайнов (3 месяца)
Здесь все очень просто! Все дедлайны до 15:00. Проверил уймы раз, после 15 мозг уже не тот. Подход очень спасает и психологически амортизирует вечер. Даже не могу описать все плюсы, просто попробуйте. В 15 конец дня, финита, апокалипсис, задача должны быть закрыта в пятницу до 15. Не до вечера, не до полуночи, а до 15 (эту статью мне нужно сдать до 11.02. до 15:00).
6 этап. Утро планирование, вечер подведение итогов (3 месяца)
Утро: составил перечень задач, спланировал трудозатраты. Спрогнозировал риски на срочные работы или внезапно возникшие семейные/личные трудности.
Вечер: сделал выводы и сделал поправки. Иногда занимает по часу в день, иногда по 15 минут, но важно это делать каждый день. Позволяет структурировать мысли и лучше планировать день и неделю в принципе.
7 этап. Ежедневный план (1 месяц и до сих пор)
Веду список обязательных привычек, базовых приоритетов и логики формирования еженедельных задач. Попробовал конкретизировать в какие дни у меня больше будет уделено внимания определенному классу задач (например: работа, семья и т.д.)
Покажу упрощенную схему:
Редакция № 2.1 Еженедельного плана
Ко всему этому дополняется: ежедневные привычки, планирование из 6 этапа, тайм боксинг (классная штука) и обязательно сон.
8 этап. Сделать хоть что-то, а потом разберемся (срок 1 месяц)
Здесь хочется просто перечислить базовые тезисы: главное начать, не бойтесь прокрастинировать, прибегай к итерационному подходу, не идеализируйте задачу, не бойтесь критики, не можете спланировать, так нарисуйте схему и не забывай прибегать к этапу № 4 и т.д.
Базовые выводы
Декомпозиция задач с четкими достижениями (не «изучить технологию», а получить сертификат по направлению);
Формирование четких привычек (регулярный сон, утреннее планирование, вечерние подведение итогов, подсчет трудозатрат, жесткий тайминг);
Фиксация результатов (вести дневник и делать рабочие записи регулярно);
Структуризация полученных знаний и информации;
Приоритизация (не боятся упустить некоторые задачи или сделать их хуже запланированного);
Умейте говорить «Нет» (прогнозируемое дополнение предыдущего пункта);
Итерационный подход к задаче (не пытаться освоить материал за один раз и иногда даже за один год);
Уделять внимание творчеству и отдыху;
Чаще ставить достигаемые задачи (в том числе короткие на неделю).
Надеюсь данная статья послужит удачным стартом, как читающему, так и мне. По своей сути это набор заметок по организации времени, который я недолго собирал и долго тестировал. В настоящий момент у меня сублимируется некая комбинация описанных методов, подстраиваемых под разные режимы работы. Спасибо!
