Чтобы запустить обмен знаниями в командах, надо всего лишь…
Привет, Хабр! Меня зовут Лера Чеканова, я руководитель CROC Univer. Расскажу, о том, как у нас в КРОК устроен обмен знаниями и опытом. Поделюсь, зачем нужен этот процесс, как его внедрить быстро, несложно и в разных форматах. В КРОК я руковожу корпоративным университетом и ответственная за адаптацию, обучение, развитие сотрудников. Ещё я тимлид команды из девяти человек, и сама как тимлид развиваю команду через обмен опытом, переопыление, поиск нового опыта.
Понятие «обмен опытом и знаниями» широкое, но я сосредоточусь на образовательном формате, когда один или несколько человек рассказывают о своей экспертизе и выполненных проектах другим коллегам.
Немного о КРОК
Мы технологический партнер, работаем с крупным бизнесом и занимаемся широким спектром IT-задач: решения, услуги, продукты, сервис. Нас около 3-х тыс. человек, и мы делаем большое количество проектов в год.
Мы зарабатываем исключительно на том, что в нашей команде классные, умные люди, ребята с экспертизой. Мы не производим стулья или столы, не продаём нефть, у нас нет товара, который можно просто распространять. Если наши сотрудники перестанут быть профессионалами, мы потеряем конкурентное преимущество. Поэтому мы много вкладываем в знания и навыки ребят.
Вторая важная вещь — наша модель найма. Мы набираем на работу много стажёров и джунов. В этом году треть найма — стажёры, ребята в возрасте от 19 до 23 лет. Многие из них только учатся в университете и работа в КРОК — их первый опыт. Обучение в вузе не всегда отражает реальные задачи бизнеса, поэтому мы много вкладываем в их рост и развитие. Я сама приходила в КРОК стажёром шесть лет назад и доросла до руководителя, как и примерно 90% моих коллег-руководителей.
Это всё приводит к тому, что мы в HR постоянно занимаемся развитием, ростом, обучением, обменом знаниями.
Докажу в цифрах:
В 2023 году мы провели 160+ встреч по обмену опытом. Это масштабные встречи или мероприятия в более кулуарных командах по 10–12 человек. Но всё же они происходят почти каждый второй календарный день.
В этом году 135 сотрудников выступали в качестве спикеров.
Во встречах участвовало более 1,5 тысяч сотрудников, что больше половины компании.
Зачем нужен обмен опытом
Чтобы ответить на этот вопрос, я собрала семь сложностей в командах, которые может решить обмен опытом. И естественно, обмен опытом не волшебная таблетка, в HR их вообще нет.
Какие боли лечит обмен опытом
Увольняется классный сеньор и уносит с собой все знания.
Такая болезненная ситуация встречается часто. Её можно лечить, если вести документацию и базы знаний, постоянно доращивать людей. Но не все нюансы можно фиксировать в базе знаний, многое передаётся только из уст в уста. Если не мотивировать классного специалиста постоянно делиться своим опытом, то когда он уйдёт, придётся всей команде закрывать его таски.
Люди медленно растут: сидят на одном проекте и не понимают, что ещё происходит.
Периодически мы сталкиваемся с проблемой, когда сотрудник засел на долгом однообразном проекте. Он изо дня в день делает одно и то же: смотрит одну и ту же систему, делает похожие задачи, общается с одним клиентом. Проходит время, и начинается лёгкая стагнация, потому что человек не развивается. Обмен опытом помогает вытаскивать ребят из этого болота и показывать, что мир шире.
Наступаем на одни и те же грабли в проектах и процессах.
Важно делиться неудачами и успехами: не повторять неудачи, и масштабировать успехи.
Не забираем лучшие практики у других.
Мы стараемся распространять классные практики в масштабе компании и избавляться от ненужных граблей.
Расскажу личную историю из моей команды. У коллеги было задание сделать персональную рассылку на всю компанию — 2,5 тысячи человек, отправить каждому именное письмо. Есть сервисы, помогающие выполнить задачу, но коллеге принципиально хотелось найти способ сделать это бесплатно. В Microsoft Office эту функцию можно реализовать с помощью документа в Word — он стал рыбой письма. Также она использовала документ в Excel, где прописывалось имя, почта и другие данные. Коллега пять раз нажала на разные кнопочки и 2,5 тысячи писем улетело.
Мы периодически рассказывали об этой прикольной штуке, и она заинтересовала наших сотрудников. Даже e-mail-маркетологи просили их этому научить. Так мы распространяем лучшие практики в компании.
Нет ребят, классно презентующих компанию на внешних площадках.
Компания хочет рассказать про себя, например, на TeamLead Conf, нужен крутой спикер. Или надо научить ребят общаться с заказчиками. В компаниях есть запрос на людей, умеющих выступать публично и хорошо говорить. Но начать сразу без практики сотруднику страшно. Команде тоже страшно выпускать новичка, ведь он может растеряться.
В таком случае внутренние форматы выступлений, практики обмена опытом — безопасная площадка растить экспертов-спикеров. У нас это заработало, появился небольшой конвейер. Мы зовём сотрудника выступить внутри. Если человеку нравится, и мы понимаем, что он неплохо говорит, мы решаем отправить его куда-нибудь ещё. Начинаем больше с ним работать и до обучаем в процессе. В итоге появляется готовый прокачанный амбассадор бренда.
Плохо работает наставничество, не умеем обучать друг друга.
Обмен опытом хорошо помогает когда есть проблемы с наставничеством. Например, мы не очень хорошо умеем передавать дела или что-то объяснять. Есть люди, которые всё знают и делают на отлично, но абсолютно не умеют учить или в компании нет культуры делиться информацией друг с другом: лучше оставить информацию при себе, чтобы быть незаменимым. Мы в КРОК поощряем ребят обмениваться опытом и обучать друг друга, чтобы не было незаменимых.
Не хватает открытости, честности, культуры помощи в команде.
Если в команде не хватает открытости, честности, а люди не помогают друг другу и возникает токсичная атмосфера, надо с этим работать. Здесь поможет обмен опытом. Мы выходим, что-то рассказываем, честно отвечаем на вопросы и становимся более открытыми друг к другу.
Частые возражения перед внедрением обмена опытом
Этим должен заниматься HR, а не тимлид, который руководит.
На это есть простой ответ — в зоне ответственности тимлида лежит всё, что происходит в его команде. Я считаю, что нет HR-проблемы, которая не касалась бы вас. Если плохо с наймом, нужно вместе с рекрутером решать, что делать, а не ругать его. Если не передаются знания, HR-партнёр может провести работу, но сами тоже постарайтесь, потому что страдаете от этого вы. У HR кроме вашей есть и другие команды, но переделывать за своими приходится именно вам. Если есть возможность, можно просить HR помочь, но зона ответственности остаётся за тимлидом.
Обмен опытом — лишняя трата времени.Чем час сидеть в переговорке, лучше поработать.
Синхронизированная команда работает быстрее и эффективнее. Несинхронизированная может вместе неделю делать одно и то же задание или вообще делать не то. Час обмена опытом — инвестиция, закладываемая на будущее в вашу команду. Это как платить зарплату стажёрам. Они не много пользы приносят на старте, но платить стоит, потому что потом эти стажёры станут миддлами, синьорами и принесут вам кучу денег и пользы.
Никто не захочет делиться опытом. Все сидят у себя в норе, боятся выступать — ребята интроверты, сложно заставить их разговаривать.
У меня ни на одном проекте не было толпы из спикеров, чтобы была возможность выбирать. Со спикерами надо работать, их надо мотивировать, подавать правильный пример. Начинать с себя, привлекать опытных ребят постарше, помогающих в управлении командой. Многим спикерам нравится, что на них смотрит 100 человек или публикуют на канале, лайкают, дарят подарок, хвалят публично — это мотивирует. Есть и те, кому просто нравится учить. Они ощущают, что к ним прислушиваются, задают вопросы. Спикеры понимают, что их тема интересная.
К спикерам, как и к любому человеку, надо искать ключик. Это не всегда просто, придётся постараться.
В КРОК об этом легче говорить, есть свой корпоративный университет из девяти человек, все этим занимаются. В небольших стартапах это не сработает, нужен HR и корпоративный универ для запуска. Одному тимлиду это не под силу.
Чтобы запустить что-то не сложное, не нужен HR и корпоративный университет. Встреча по обмену опытом в самом простом формате — сконструированная встреча с подготовкой, которую может организовать кто угодно. HR поможет сделать это интереснее, принесёт свою экспертизу, но можно обойтись и без него.
Как запустить обмен опытом
Расскажу, что я имею в виду, когда говорю про обмен опытом. Поделюсь форматами встреч и дам пошаговый план действий, который можно внедрить в свою команду уже с понедельника.
Как стартовать обмен опытом в группе, даже если у вас нет HR
Поиск темы
Найдите интересную тему для обсуждения: технологии, софт-скилы, внутренние процессы компании, проектный/продуктовый опыт, этапы развития продукта или что-то личное, локальное.
На своём первом обмене опытом, мы говорили о том, как правильно начать бегать. Я открыла нашу корпоративную LMS и скопировала 4 последних обмена опытом, темы получились совершенно разные:
Полезные фишки и возможности GitLab в части CI/CD;
Что под капотом у нашего продукта
; Как держать границы проекта на замке;
Как я совмещаю работу, учебу и спорт: лайфхаки тайм-менеджмента.
Поиск спикера
Этот пункт можно выполнять параллельно первому. Спикером может быть любитель выступить — классный эксперт, сеньор, наставник. Поищите людей в команде. Возможно кто-то уже выступает или работает в вузе и имеет опыт докладчика. Если сразу не получается никого найти в команде, вы сами можете стать первым спикером.
Подготовка спикера
Если спикером выступаете не вы, а человек из команды — обязательно поговорите с ним. Объясните ценность, зачем это делать, что вы ждёте от выступления, как это поможет компании, почему это важно. Предложите свою помощь. Поддержите спикера морально, приободрив его, или физически: помогите сформулировать тему или написать тезисы. Можно подобрать мемы для презентации или дать обратную связь в ходе предварительного прогона.
Когда у нас намечается крупное мероприятие более 50 человек, мы всегда предлагаем прогон со спикером по публичным выступлениям. Так мы тоже вкладываемся в обучение ребят.
Организация
Определяем время, место, локацию в зависимости от своих предпочтений. Бронируем слот в календарях. Афишируем мероприятие, рассказываем о чём будет встреча, какой эксперт будет выступать, чем это будет полезно.
Сама встреча
Встреча проходит в назначенное время, вступительное слово говорит тимлид. Формат лекции не очень интересен и понятен, поэтому лучше подготовить вопросы спикеру и спровоцировать диалог-интерактив.
Обязательно предложите продолжать такие встречи.
Обратная связь
Соберите обратную связь с ребят и спикера. Пусть он расскажет вам о своих ощущениях от выступления. Подумайте как улучшить его опыт, помочь ему стать лучше. Обязательно похвалите и отметьте спикера, закройте этот гештальт.
Переход на п. 1
Продолжайте с пункта 1, пока не почувствуете эффект.
Идеи форматов
Мы применяли разные форматы встреч, у всех есть плюсы и минусы.
Митап
Несколько спикеров и короткие выступления
На нашем формате митапа было несколько спикеров с достаточно короткими выступлениями.
Круто:
Несколько спикеров лучше держат внимание зрителей из-за разных тембров голосов. Если у вас выступают мальчики и девочки, лучше ставить их по очереди. Такая подача лучше воспринимается.
Подготовить доклад на 5 минут, в 10 раз сложнее, чем на 30 минут. Есть хорошая цитата: «Нет времени писать коротко, поэтому пишу длинно». Научиться коротко разговаривать — полезный, но сложный скилл.
Сложно:
Найти несколько спикеров сразу;
Может быть затянуто;
Надо правильно организовать встречу по времени, чтобы участники не устали.
Идея: тематические митапы вокруг чего-либо.
Мне первым в голову пришло сделать митап вокруг темы искусственного интеллекта, например, «ИИ в работе аналитика/маркетолога/разработчика». Здесь можно поискать точки пересечения, обменяться полезной информацией.
FuckUp Nights
Рассказываем, как наступали на грабли и выбирались из этого
На FuckUp Nights мы рассказываем о своих ошибках и как их решали.
Круто:
Всегда интересно услышать как наошибался твой менеджер или другой сотрудник;
Повышается уровень доверия в команде.
Если этот формат реально заходит, он здорово повышает уровень доверия в команде. Люди понимают, что можно ошибаться, за это не вызывают на ковёр. Если такая команда у вас есть, это дорогого стоит. Но если изначально в команде всё плохо с доверием, то либо никто не согласится выступать, либо возьмут неинтересную тему и потратят всё время выступления на рассказ о несущественных успехах.
Сложно: нужен высокий уровень самоиронии и честности. Посмеяться над собой сложно, но здорово.
Идея: стартуем всегда с себя, подаём пример, что это не страшно.
Мы в компании стартовали с наших топ-менеджеров. FuckUp был в том, что они мало ошибались, мало что смогли вспомнить. Но мы не сдаёмся, обязательно доделаем этот формат.
Дебаты/баттлы
Два спикера, две противоположные точки зрения
Интересный и азартный формат, когда мы даём спикерам тему и две противоположных точки зрения. Каждый защищает свою, например, где трекать задачи: в Jira или в Trello?
Круто:
Азартно, участники вовлекаются хорошо. Зал тоже занимает свою позицию;
Спикеры прокачивают навык аргументации, учатся доказывать свою точку зрения;
Можно обнажить настоящую рабочую проблему и найти решение.
Сложно:
Выбор темы.
С одной стороны, нужна горящая и волнующая тема, чтобы было интересно участвовать в её обсуждении. Но при этом тема не должна всех поссорить, нужна золотая середина.
Идея: дать спикерам защищать противоположные точки зрения.
Можно усложнить задачу: попросить спикеров подготовиться защищать одну точку зрения, а на встрече сообщить, что позиции меняются и нужно защищать другую. Это продвинутый вариант, прикольно переворачивать сознание ребятам в моменте.
Приглашенный гость
Пригласите спикера из «соседней» команды или сами «сходите в гости»
Круто: обмен лучшими практиками, расширение кругозора.
Сложно:
Мотивировать спикера кому-то что-то рассказывать, вместо того чтобы заниматься своей командой;
Страшно выступать «не для своих».
Идея: формат интервью или Q&A:
Интервью — когда ведущий задаёт заготовленные и заранее оговоренные вопросы;
Q&A — когда вопросы сразу идут из зала.
Можно делать микс этих форматов. В таком случае времени на подготовку тратится меньше, а сам диалог идёт быстрее.
PowerPoint Party
Делаем смешные и уродливые презентации не про работу
Мой любимый формат на десерт. Здесь мы делаем смешные и кринжовые презентации не про работу.
Например, я делала презентацию на тему: «Почему томаты — лучшие овощи».
Круто:
Здорово работает для тимбилдинга, чтобы создать неформальную тусовочную атмосферу;
Помогает узнать друг друга лучше. Так мы знакомимся с увлечениями, хобби и интересами каждого;
В таком формате не страшно выступать, потому что мы изначально задаём рамки, что это будет смешно и странно.
Сложно: нужен определённый уровень безопасности в команде.
С незнакомыми людьми сложно обсуждать любимый мем или кто был твоим крашем в подростковом возрасте. Но если этот уровень уже есть, то можно его поднять намного выше. Это почти та же история, что с FuckUp Nights.
Идея: совместить с походом в бар в честь закрытия сложного этапа проекта, максимально развеяться и просто потусить вместе.
Итоги
Хочу, чтобы сегодня из моей статьи вы вынесли следующее.
Организованный, формализованный обмен опытом — не ваша самоцель. Нужно создать искренний обмен опытом, экспертизой и знаниями в ваших командах. Он не происходит в учебном классе, в ZOOM или под запись. Обмен опытом может быть где угодно: в курилке, на кухне, в чатах, в коридорах, в Slack, по телефону. Он происходит хаотично, его нельзя отследить или измерить.
Чтобы это всё происходило само, в компании и в командах надо повышать культуру прозрачности, открытости, честности. Это делается многими способами. Помимо запуска обмена опытом, нужны:
Открытость топ-менеджеров;
Честная обратная связь;
Открытые данные о компании;
Общение 1–2–1 с сотрудниками.
Нужно, чтобы ваша компания была открыта, топ-менеджеры разговаривали с людьми, давали честную обратную связь. Есть много шагов и аспектов, которые надо влить, чтобы появилась культура открытости. Это не делается быстро, путь долгий и тернистый, но оно того стоит.
Посмотреть выступление Леры Чекановой на Knowledge Conf 2023:
