Черкаш-код: изобретение и внедрение
Так вышло, что спустя более чем 20 лет работы связанной с IT мне захотелось заглянуть в другие области знаний и таковой стала юриспруденция. Поступление на заочку, учёба, множество открытий, о которых и не задумывался раньше, привели меня к очередному этапу — учебной практике. Практика длилась месяц полноценной работы (рабочий день чуть короче обычного) и, помимо прочего, столкнула меня с большим количеством папок с документами. Поковырявшись недельку с этим добром мне пришла простая идея по структуризации этого дела в виде внедрения черкаш-кода, о чём и поведаю в данной статье.
Кто. Что. Почему.
Со времён пояления повести «Шинель» Н.В. Гоголя произошло мало внешних изменений в
области юриспруденции или, покрайней мере, связанной с государственной службой, как мне показалось.
Чиновники делятся на классы, что заметно в их отношении друг к другу, мечтают о повышениях и прибавках, ну и конечно же об отпуске заграницей, а между тем выполняют огромное множество рутинных операций с невообразимым количеством документов-бумаг.
Некоторые документы складывают в папки, каждая из которых называется дело. Дела нумеруются, составляются на полки, переносятся из кабинета в кабинет, регистрируются, сдаются на хранение или в архив, передаются в другие учреждения и т.п. и т.д. Весь этот процесс мне напоминал работу накопителя данных изнутри. Словно меня поместили внутрь магнитного компьютерного диска и замедлили время.
Задача. Операции. Нагрузка.
Первое, на что я обратил внимание как технарь, что у каждого документа есть номер и это
номер дела. Дела появлялись в большом количество. Легко за день у одного сотрудника могло появиться несколько десятков дел с одним и более документом. Прилив документов ищущих своё дело мог тоже состоять из десятков документов, а если где-то кто-то недосмотрел или неуспел, то количество документов начинает расти лавинообразно. Документ ищет дело. Но что из себя представляет дело? Как его найти?
У каждого дела есть папка с номером. Номер для каждого нового дела больше предыдущего. О номере думать не нужно, он появляется вместе с самым первым документом и воспринимается как данность. Номера увеличиваеются в течении года и содержат год т.е. в новом году будут новые номера. Для удобства номер наносится на папке в двух местах. Один раз по середине и второй у края. Место сгиба у папок острое т.е. на торце номер писать толку мало, его видно не будет.
Таким образом, стандартный поиск нужного дела состоит из последовательного перебора папок, вытягивания их с полок и разглядывания корешка или середины. Когда имеется понятная структура сортировки дел, то найти нужное не составляет труда. Но любая структура при большом количестве новых данных постоянно ломается. Люди не роботы,
кто-то не поставил папку в нужное место, другой забыл разложить и когда дела накопились воткнул на полку без сортировки или пришёл посторонний человек и совершенно не разбираясь в структуре просто понавтыкал дел как ему показалось удобным. Хотелось иметь возможность не трогая дела понимать номер этого дела, хотя бы примерно и не перебирая дела понимать отсортированы ли они.
Решение. Внедрение. Выводы.
После перебора множества дел, второе, на что я обратил внимание, было то, что номера по году не превышают три сотни тысяч и высота папки равна примерно 30 сантиметров или 300 миллиметров.
Решение нашлось достаточно простое. Можно кодировать номер дела в виде чёрточки
на торце дела таким образом, чтобы было видно примерный номер не трогая дело. Если у дела номер 12345, значит чёрточка ставится на 12 миллиметрах, а у дела номер 54321 чёрточка ставится на 54 миллиметрах. Идея простая и понятная. Для новых дел мы ставим полоску заводя его, но что делать со старыми? Некуда деваться, ради проверки идеи и гармонии в мире пришлось, вооружившись линейкой и маркером, расставить чёрточки и на старые дела.
Было естественным наблюдать скептицизм аборигенов к задумке и одно из первых
названий которые они дали данному подходу в процессе внедрения было «черкаши», что я и преобразовал в название данной технологии как «черкаш-код».
Что получилось на выходе:
Втыкая новое дело на полку достаточно сравнить штрихи между собой просто проведя торцом новой папки по тем, которые уже стоят.
Внедрением идеи остался доволен, как и некоторые из служащих которые проводят львиную долю рабочего времени ковыряюсь в документах. Сколько система продержится сказать сложно, всё зависит от людей.
На всём пути меня не покидало ощущение, что я переизобретаю то, что уже должно было бы быть изобретено давным давно. Однако, описания подобных простых систем не нашёл.
Буду рад любым дополнениям и замечанием.
Спасибо за внимание!
