Бухгалтерия прямо в банке: как сделать ИП счастливыми
Подальше от бухгалтерских забот — именно так звучит мечта любого индивидуального предпринимателя, использующего упрощенный налоговый режим. Объединение интернет-банка и бухгалтерии в один сервис становится одной из важнейших задач каждого банка. Какой путь развития в этом направлении выбрала наша команда, какие болевые точки обнаружились и как мы собираемся их решать — раскрываем свои карты.
Значительную часть малого бизнеса в России составляют индивидуальные предприниматели на УСН 6% без сотрудников. Но ИП не слишком охотно пользуются банковскими услугами. Чтобы помочь этим людям максимально безболезненно автоматизировать процессы, связанные с бухучетом, отчетностью и документами, мы создали и развиваем проект «Моя Бухгалтерия 1С». Визуально — это отдельная вкладка на странице интернет-банка «Мой бизнес», которую мы постепенно наполняем все новой и новой полезной функциональностью. В настоящий момент сервис позволяет подсчитывать и оплачивать все налоги и взносы ИП. За последние два месяца к сервису подключились несколько сотен клиентов. В лучших традициях UX-практики мы активно обзванивали клиентов, встречались с ними и собирали обратную связь. В итоге появилось понимание того, куда дальше развиваться. И вот этим опытом и видением продукта мы хотим здесь поделиться.
Сначала о том, как это работает сейчас. Для того, чтобы стать пользователем сервиса «Моя Бухгалтерия 1С», в интернет-банке «Мой бизнес» клиенту требуется зайти на вкладку «Моя Бухгалтерия 1С» и нажать кнопку «Подключить». Всё, что нужно от ИП, — это указать адрес электронной почты, куда придет уведомление об успешной регистрации в сервисе. Для каждого клиента создается и запускается экземпляр приложения »1С: БизнесСтарт». Это приложение привязывается к личному кабинету интернет-банка.
После успешного подключения к сервису формируется выписка за последние 2 года деятельности компании, и на ее основе воссоздаётся налогооблагаемая база.
Под каждого клиента запускается отдельное полноценное приложение »1С: БизнесСтарт» и привязывается к интернет-банку «Мой бизнес». В приложении 1С выписка обрабатывается, и для клиента создается налоговое событие. Фактически — это аналог напоминания, но в более расширенном формате. Налоговое событие содержит информацию о том, когда и какой нужно оплатить налог и сдать отчетность, а также о том, как этот налог высчитан. Когда клиент работает в интернет-банке, он видит напоминания, которые формируются на основе данных, подгружаемых из приложения 1С. Отображение этих напоминаний можно отложить, и тогда они снова появятся лишь за неделю до окончания срока налоговых событий. Баннеры небольшие, сильно отвлекать от текущих задач не будут. Но при этом заметные, проморгать их достаточно сложно.
Обратная связь от первых пользователей сервиса позволила нам составить карту дальнейшего развития «Моей Бухгалтерии 1С». Среди основных направлений: отчетность, прозрачный учет, документооборот, кассы и восстановление учета.
Методология учета: требуется ликбез
У предпринимателей, использующих УСН 6%, за год создается всего 13 налоговых событий. Такое количество событий можно держать в уме. Клиенты же, как правило, не вспоминают о налогах ровно до момента их оплаты. И только тогда возникают вопросы типа «а почему именно столько?» Кто-то уже заплатил больше в предыдущий налоговый период, кто-то только недавно зарегистрировался и должен заплатить сумму меньше текущей. И начинаются звонки на горячую линию поддержки.
Мы просматриваем различные варианты того, как правильно выстроить работу с клиентом, как ему до момента наступления налогового события объяснить, что и когда нужно заплатить. Для этого готовим большую, подробную методичку — что, когда и кому нужно платить. Для удобства разместили в ней математические формулы, чтобы клиент с помощью калькулятора сам смог все проверить. Также мы будем прорабатывать отдельный раздел FAQ, который поможет клиенту разобраться, что, когда и почему ему нужно оплачивать.
Отчетность: спасибо, КЭП!
Как мы выяснили, клиенты не воспринимают бухгалтерию отдельно от отчетности, для них это — единый сервис. Другими словами, бухгалтерия должна сама формировать все требуемые отчеты и декларации, отправлять их в контролирующие органы. Логично?
Формирование требуемых законодательством отчетов и деклараций выполняет приложение 1С. Но для того, чтобы их можно было отправить в контролирующие органы, клиенту потребуется сертификат квалифицированной электронной подписи — КЭП.
Его получение — это нетривиальная задача, так как клиенту нужно собрать документы, заполнить заявление. При общении с клиентами мы выяснили, что в среднем на подключение требуется около 20 минут: нужно найти номер своей налоговой, номер в ПФР, СНИЛС, и всё это ввести в соответствующие поля. Тут есть над чем подумать и что улучшить.
Например, можно заняться интеграцией со сторонними сервисами и подтягивать необходимые данные автоматически. На основании имеющихся у банка сведений можно реализовать автозаполнение большинства полей — клиенту останется только сверить данные. В настоящий момент мы двигаемся в этом направлении.
Документооборот: подальше от бумаг
Во время общения с клиентами мы выяснили, что им иногда требуются простые формы документов, и клиенты хотели бы иметь гарантированно корректные шаблоны и заполнять их прямо в интернет-банке. Сейчас мы активно работаем над тем, чтобы у клиентов появилась такая возможность. Для УСН 6% и подобных простых систем налогообложения мы прорабатываем конструктор документов. За основу была взята подборка из нескольких тысяч типовых форм, которые есть в приложении 1С. Мы отбираем самые часто встречающиеся формы и позволим клиентам заполнять их в нашем интернет-банке.
У нас уже есть сервис по выставлению счётов, но, к сожалению, он пока не интегрирован с сервисом »1С-ЭДО». Интеграция позволит клиентам, пользующимся ЭДО интернет-банка, посылать своим подрядчикам документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, напрямую в приложение 1С, в электронном виде.
Сейчас лишь малая часть наших клиентов подключена к »1С-ЭДО» и пользуется возможностями электронного документооборота, но мы считаем, что популярность этой услуги будет расти. Намного удобнее и проще вести бизнес, привязав создание закрывающих документов к созданию платежных поручений. Провёл платеж — проведи его через »1С-ЭДО», чтобы твоя бухгалтерия получила эти документы и закрыла операцию. По планам, конструктор документов появится в нашем интернет-банке до конца 2019 года.
Кассы: пора на автомат
При общении с клиентами мы выяснили, что многие из них работают с кассами и что им требуется возможность «ручного» внесения данных в онлайн-бухгалтерию. В рамках нашего проекта ИП смогут работать с кассами, но, к сожалению, им придется заходить непосредственно в приложение 1С. У большинства клиентов трудностей возникнуть не должно, но, тем не менее, мы подготовили сотрудников первой линии поддержки — они будут рассказывать, куда и когда надо нажать, чтобы, например, в приложение 1С занести Z-отчет.
На самом деле, это несложно: выбираете налоговое событие, нажимаете на ссылку «Редактировать в 1С», там проваливаетесь на доходы и в них создаете поступление денежных средств. Для этого потребуется перебить номер чека, сумму чека и наименование операции. Сервис автоматически пересчитает доход, учтет, что этот доход был через кассу, и отчетность у клиента будет в порядке. В наших дальнейших планах — автоматизировать ручной ввод.
Восстановление истории учета: тень прошлого
Мы думали, что в первую очередь наш проект привлечет людей, которые только-только зарегистрировались в качестве ИП. Но на деле всё оказалось иначе. Сервисом начали пользоваться люди, которые уже давно занимаются предпринимательской деятельностью. А начинать вести отчетность «не с чистого листа» не так-то просто. Встал вопрос восстановления отчетности, которую ИП вели за предыдущие годы.
Здесь мы планируем развиваться в сторону автоматических актов сверки. Есть 5 документов, которые позволяют в определенном формате восстановить учет клиента и получить всю ту информацию, что налоговая знает или хочет знать о бизнесе нашего клиента. В результате мы сможем сдать декларации, которые клиент не сдавал ранее, и правильно рассчитать сумму пени и штрафов в случае неуплаты или частичной оплаты налогов.
Сейчас мы активно думаем над тем, как всё завязать в едином сценарии: когда клиент только подключает бухгалтерию, мы сразу же выпускаем ему КЭП и позволяем запросить акт сверки и дополнительные документы из контролирующих органов. И, самое важное, — получив ответ от контролирующих органов создать необходимые налоговые события, чтобы клиент их закрыл.
Как это будет работать? При регистрации ИП в сервисе мы создаем приложение 1С и передаем туда выписку с клиентского счета. Но выписка может не закрывать все налоговые события, так как содержит только то, что происходило непосредственно в нашем банке. В случае, если клиент пользуется другими расчетными счетами в других банках, нужно будет забрать выписки оттуда и загрузить к нам в приложение 1С. Тогда мы сможем понять, какие налоги он заплатил. Затем приложение »1С: БизнесСтарт» создаст задачу для клиента на запрос акта сверки.
Следующий этап — выпуск сертификата квалифицированной электронной подписи. После того, как сертификат выпущен, мы просим клиента подписать им все документы. Клиент проверяет все запросы, направляемые в контролирующие органы, и нажимает «ОК». Спустя какое-то время приходит ответ от контролирующих органов, обрабатывается в «Бухгалтерии» и можно считать, что теперь у нас есть все данные, чтобы правильно выставить счета на оплату и сдать отчетность.
Главное — фидбэк
Когда развитие сервиса идет от потребностей клиента, самое важное условие реализации наших планов — это наличие обратной связи. На первом этапе мы опросили около 100 человек, получили от них развернутые ответы, и в результате запланировали задачи по актам сверки и конструктору документов. Дальше — больше. Мы ищем клиентов, которые хотят поучаствовать в тестировании. Если вы ИП на УСН 6% — присоединяйтесь!
Пишите свои вопросы и предложения в комментарии, мы с удовольствием с ними ознакомимся и сделаем выводы.
С уважением, команда «Моя Бухгалтерия 1С».
