Анонимные опросники в проектном менеджменте
На Хабре регулярно появляются статьи об управлении персоналом, где каждый автор делится своими 'лучшими практиками'. Сегодня я хочу обсудить малозаметный, но мощный инструмент управления — анонимные опросники. Представьте, что каждый член вашей команды имеет возможность откровенно высказаться, не опасаясь последствий или критики. Именно так, скрытые проблемы становятся видимыми, а искренние отзывы превращаются в ценные стратегические данные.
Анонимность весьма интимная сфера нашей жизни не зря в браузерах есть функция инкогнито, а telegram столь популярен. И эта среда позволяет более открыто выражать свою точку зрения без опасения попасть под публичную критику или другие ограничения. Поэтому вполне логично использовать эти механизмы и в менеджменте — предоставить сотрудникам возможность высказаться о состоянии проекта или команды в безопасной среде, что в итоге поможет выявить скрытые проблемы и привести к улучшениям. Первоначально тему анонимный опросников я затронул ранее в моём блоге, когда разбирал кейс увольнения сотрудника, где основная цель — удержать молодого и перспективного специалиста.
Разумеется, у анонимных опросников есть недостатки: неконструктивная критика, личные претензии или же излишнее обобщение. Но я считаю, что их весьма просто нивелировать, а потенциальная польза значительно перевешивает издержки.
При проведении анонимных опросов я придерживаюсь следующих принципов:
Анонимность. Опросник должен быть ДЕЙСТВИТЕЛЬНО анонимный, поэтому никаких реферальных ссылок или корпоративных систем — они умеют явно или неявно трекать кто оставляет фидбэк, поэтому — google forms или office 365.
Регулярность. Разовое проведение не позволит оценить изменения в динамике, выявить новые проблемы или риски, обновить планы или же привнести новые улучшения. Для меня оптимальным является проведение опросов раз в квартал — это даёт мне возможность внести крупные изменения при необходимости и отследить развитие проекта в динамике.
Простота. Не надо пытаться понять почему не удался релиз перед НГ несколько лет назад, давать множество вариантов ответов и требовать обязательные поля для заполнения. Мое мнение: идеально, когда человек может потратить на отзыв не более 5–7 минут.
Открытость. Результаты должны быть открытыми и как бы больно вам ни было читать всё что написали в анонимном отзыве — его результаты вы должны опубликовать на всех, кто участвовал в опросе. Разумеется, какой-то налёт цензуры вполне допустим и откровенную чернь и дичь придётся подтереть: неконструктив а-ля «Маша дура гы-гы-гы» — удалять без оглядки, но даже если к вам относятся плохо — и через фидбэк вы это видите, засуньте своё эго куда поглубже.
План улучшений (improvement plan). Должен быть составлен по итогам анонимного опроса, иначе теряется всякий смысл его проведения, и коллеги не будут больше делиться интересной информацией, если это не приведёт к положительным сдвигам и результатам. В общем виде для меня эффективный план улучшений выглядит следующим образов: проблема, действия для её решения, ответственный и дата, до которой предполагается решить данную проблему.
Понятность. Критерии оценки должны быть понятными и простыми, например пятибалльная шкала нам всем знакома со школьных лет, светофор — зелёный всё хорошо, красный — грусть-печаль-тоска или просто текст.
Один ответ. Каждому участнику разрешается предоставить только один ответ или отзыв, чтобы обеспечить справедливость и достоверность собранных данных.
Отчётность. Перед следующим анонимным опросом надо отчитаться перед сотрудниками о выполнении или статусе проблем, идентифицированных при предыдущем опросе. Это положительно влияет на мотивацию сотрудников участвовать в последующих опросах и давать правдивую обратную связь.
Пример опросника:
Нравится ли вам текущий проект? — Да/Нет. (Использовал вариации: Пожалуйста, оцените проект по шкале от 1 до 5, где 1 — ненавижу проект и 5 — проект мечты. Цвет моего статуса на проекте — зелёный, жёлтый, красный.)
Что вам нравится в текущем проекте? — Текстовое поле, куда можно написать всё что угодно.
Что бы вы хотели изменить\улучшить в текущем проекте? Я использую вопрос именно в такой тональности (а не просто: «напишите, что вам не нравится в проекте») потому, что хочу получить конструктивную критику и подтолкнуть людей к позитивным улучшениям в проекте.
И пример на google формах как оно может выглядеть (за основу взял форму анонимного опросника для моего блога). Это примерный шаблон, и вы можете определять варианты наиболее подходящее под ваши нужды.
В своей практике я использую анонимные опросники для:
Понимания мотивации команды, как итог уменьшения текучки кадров через проактивное управление персоналом (про разницу в проактивном и реактивном управлении я писал в своём блоге).
Нахождения и устранения скрытых проблем, до того, как они перерастут в боль и страдания. Какой бы замечательный и умный менеджер ни был, коллектив сталкивается с бóльшими проблемами — он выявляет то, что одному не увидеть.
Выполнения проектных бизнес трансформаций. Это отдельная большая тема и о ней я расскажу отдельно.
