20 систем управления проектами, обзор 100 фишек
— Рынок систем управления давно насыщен! Это была хорошая идея 30 лет назад.
— Ха-ха еще одна система управления проектами. Их же уже сотни?
— Команда вроде опытная, а занялись давно просроченной идеей. Вам бы что-то на Блокчейн сделать…
Примерно так говорят 9 из 10 инвесторов, когда слышат, что мы делаем еще одну «новую» систему управления проектами с упором на коммуникации. Оставшиеся 10% смотрят на рост пользователей, размер рынка и спрашивают: «А вы сами понимаете, в чем фишка и почему вы растете?»
Мы думаем, что понимаем. И также думаем, что понимаем, в чем «фишки» других продуктов, которые продаются на b2b рынке систем управления примерно на $10 млрд в год.
В этой статье — обзор фишек 19 популярных систем управления проектами и одной быстрорастущей. Ничего лишнего: по одному скриншоту и несколько тезисов на каждую систему.
1. YouGile
• Каждая задача — это чат. Это принципиально меняет процесс внедрения и использования системы.
• «Зеркальные столбики» позволяют связывать отделы, одному отделу наблюдать, что происходит в другом.
• Задачи ставятся как на Agile-доски, так и в личный планировщик «Мои задачи». Нет ситуаций, когда задачу некуда занести.
• «Сводки» — в столбик можно отфильтровать задачи из других досок и проектов. Для связи отделов и формирования мониторинга чего угодно.
• Структура компании. Создаются отделы и подотделы, указываются должности сотрудников и базовые права в системе. Незаменимо, если в команде больше 20 человек.
2. Asana
• Все варианты визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный вариант для себя.
• Три уровня коммуникаций: в задаче, в проекте и внутри команды.
• Инструмент Progress позволяет отслеживать состояние каждого проекта.
• Интеграция с почтой. Можно проверять email-ящик из системы управления проектами. Можно отправлять письма из почты, и они автоматически конвертируются в задачи.
• В дорогих тарифах очень крутая бизнес-отчетность, удобная и дающая полную картину.
3. Pyrus
• Много фишек для работы с задачами: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».
• Подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период.
• Автоматизация документооборота. Согласование договоров и платежей, оформление заявок, работа с запросами от клиентов.
• Синхронизация с любой базой данных и интеграция с CRM.
• Чат-боты для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Например, чат-бот направляет письмо, что оплата согласована, и в 1С автоматически генерируется платежное поручение.
4. GanttPro
• Диаграмма Гантта — основа этой системы управления проектами. Можно менять уровни задач, выставлять приоритет и зависимости, отслеживать прогресс и «играть» задачами как угодно, перетягивая их на временной шкале.
• Экспорт диаграмм в PDF, PNG, XLSX или XML.
• Подсчет стоимости каждой задачи и проекта, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени.
• Сортировка задач по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость и прочее.
5. Wrike
• Готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, например, «Запуск нового продукта». Легко создавать сложные многоуровневые проекты с высокой степенью декомпозиции.
• Вехи — контрольные точки для отметки важного события или того момента, когда принимается решение по проекту.
• Контроль версий файлов. Можно редактировать документы Word и Excel прямо в системе, не нужно скачивать их на компьютер и загружать заново.
• Возможность отправить коллеге автоматический вопрос, как продвигаются дела по задаче.
• Функция массового изменения задач, удобно когда задач и подзадач очень много.
6. Trello
• Большое количество ярких фонов и обложек для каждой карточки, радуют глаз.
• Интуитивно понятный интерфейс и при этом многофункциональность: можно использовать как форум, ежедневник, таск-менеджер, органайзер.
• Можно давать ссылку на каждую карточку задачи, а также ее email-адрес, чтобы писать комментарии прямо из почты, не заходя в систему.
• Более 30 расширений, дополнений и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарем, MailChimp, Evernote, Twitter.
7. Битрикс-24
• Встроенный конструктор лендингов, своя CMS, конструктор email-рассылок.
• Аудио- и видеозвонки, коллтрекинг, sms-рассылки.
• CRM-система и интеграция с 1С.
• Свое облачное хранилище, где можно редактировать файлы и документы прямо в системе.
• Возможность создавать не только задачи и чаты, но и отдельные группы, куда можно приглашать коллег, общаться и обмениваться файлами.
• Сквозная аналитика — можно подсчитать, сколько продаж и затрат приносит реклама в Директе, Google Ads, Instagram, Фейсбук, ВКонтакте и в других источниках трафика.
8. Jira
• Система для разработчиков и тестировщиков. Лучше всего в мире заточена под корпоративные стандарты.
• Техподдержка может создавать карточки для каждого бага прямо из чата.
• Можно выбирать подходящие модули: Scrum, Kanban, Basic software development — для отдела разработки. Process management, Project management, Task management — для бизнеса.
• Есть более 3000 приложений Jira Software, которые позволяют затачивать сервис под индивидуальные нужды каждой команды.
• Удобный интерфейс, который превращает хаотичный поток задач в упорядоченный бэклог.
• Можно рассчитать скорость и объем работы команды за спринт (Velocity) и посмотреть, сколько работы планировали, а сколько реально выполнили.
9. Мегаплан
• Система заточена под CRM, акцент сделан на управлении клиентской базой и продажами.
• Есть интеграция с 1C, с Фейсбук, с почтой и с телефонией, есть запись звонков.
• Удобно выставлять счета и проводить документы, выстраивать воронки продаж и обрабатывать заказы.
• Высокая степень иерархии и вложенности задач: есть подзадачи, вехи, дела и подпроекты.
• На основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо и отправить его на email из системы.
10. Яндекс Трекер
• Организация работы с заявками от клиентов. Можно перенаправить в систему все заявки, которые присылают на почту или оставляют в форме обратной связи.
• Задачи разных отделов группируются по очередям. В очередях есть гибкая настройка параметров задачи в зависимости от потребностей каждой команды, например спринты для отдела разработки и список навыков соискателя для отдела hr.
• Дашборды позволяют руководителю собрать в одном месте всю информацию о работе команд и о статусе проекта.
• Есть учет времени, затраченного на каждую задачу.
• Шаблоны с описанием типовых задач и перечнем необходимых документов упрощают составление ТЗ для подрядчиков и новых сотрудников.
11. Worksection
• Удобные нотификации на почту с контролем сроков. Руководитель всегда видит, сроки каких задач «горят».
• Функция учета времени. Легко посчитать затраты по времени и бюджетам. Отчеты дают полную картину, сколько потребовалось денег и ресурсов на выполнение задач.
• Тайм-трекер интегрирован в систему управления проектами. Удобно рассчитывать зарплаты сотрудникам: видно, кто сколько часов проработал, сколько времени потратил, какие задачи решил.
• Горячие клавиши. Их очень много: от установки срока задачи до поиска и перехода ко всем проектам.
• Можно скрыть контактные данные сотрудников от клиентов.
12. Планфикс
• Планировщик с большим функционалом и ярким визуальным оформлением. «Хроника событий», «План на эту неделю», «Мне необходимо проверить», «Выполнено мной, ожидает проверки», «Избранное», «Ежедневник».
• Ежедневник. Множество возможностей для планирования: почасовой календарь, планируемое время работы, интеграция с Google Calendar, расписание, сортировка задач по статусам.
• Функция массового редактирования задач и проектов.
• Автоматические сценарии: для задач, для контактов, для проектов. Можно настроить время, события и условия, при которых будет запущен тот или иной сценарий.
• Обработка электронных писем, заказов с сайта, звонков, комментариев из соцсетей и сообщений из мессенджеров.
13. Redmine
• Открытое веб-приложение, полностью бесплатное.
• Для каждого проекта — свой отдельный форум с «ретро» интерфейсами.
• Поля для проектов, пользователей и временных затрат можно настраивать.
• Большое количество плагинов и интеграций, например, интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs).
• Поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite.
14. Slack
• Мессенджер, однако он часто используется для управления небольшими проектами. Продвинутая система чатов — для каждого канала (проекта) можно создать свой персональный чат.
• Интеграция с более чем 100 сервисами, в том числе с системами управления проектами — Trello, Jira и другими.
• Расширенный функционал для коммуникаций: поиск по сообщениям (поисковые модификаторы), вывод всех сообщений где вас упоминали, временные метки на сообщения, форматирование текста и т.д.
• Горячие клавиши для быстрой навигации, можно за секунду переключаться между каналами, личными сообщениями и группами.
• Демонстрация своего экрана коллегам.
• Гибкие настройки уведомлений, например, уведомления по ключевым словам.
15. Basecamp
• Нестандартный планировщик с отдельными группами для коммуникаций и файлов: «Message Board», «Docs & Files», «To-dos».
• Обеспечивает удобный процесс движения задач в небольших командах и веб-студиях.
• Легко подключать к проектам заказчиков для обсуждения и согласования результатов работы.
• Персональные уведомления для коллег — «Pings», чтобы они точно не пропустили важный месседж.
• Автоматические опросы команды, такие как «Что ты успел сделать сегодня?».
• Расписание отдыха. Можно установить дни и часы, когда уведомления не будут приходить.
16. Monday
• Более 70 шаблонов досок и задач под различные цели и проекты. Шаблоны продуманы с точки зрения логики процессов, функционал уже настроен.
• Есть гостевой доступ для фрилансеров, партнеров, подрядчиков, клиентов.
• В каждой карточке есть «Инфобоксы», в которых можно хранить важные файлы, заметки, вопросы и ответы, чтобы они не потерялись в ленте.
17. Todoist
• Визуализация продуктивности. Можно задать цели на день и на неделю, а потом посмотреть личный прогресс за день и за месяц в разноцветных графиках.
• Карма. За выполненные вовремя задачи и достижение целей пользователю начисляются очки в карму.
• Воспроизведение музыки и видео в самой системе управления проектами.
• Гибкая система меток. Задачи удобно классифицировать по меткам и выполнять партиями.
• Есть плагин Todoist for Gmail, который позволяет формировать задачи из писем, прямо в почтовом ящике Gmail.
18. Hygger
• Нацеленность на Agile-команды разработчиков.
• Отдельный тип досок Scrum, где можно создавать сколько угодно спринтов и следить за их статусами.
• На диаграмме отображается полная картина по задачам.
• 4 варианта приоритизации идей, чтобы выбирать новые фичи для разработки. Есть как простая оценка приоритетов, так и сложная система по собственным критериям.
• Инструмент Product Roadmap для визуализации работы над проектом. Видны все данные, от скорости выполнения задач до уровня вовлеченности сотрудника в проект. Доступ к Roadmap можно открыть для всех заинтересованных лиц.
19. Teamer
• Нацеленность на дизайн-студии и небольшие интернет-агентства. Пользователи делятся на управляющих и исполнителей.
• Удобно коммуницировать с заказчиками, которых нет в системе управления проектами. Заказчики могут добавлять в «обозреватели» своих коллег, поставив в копию при ответе в «дискуссию».
• Оригинальные разделы: «Что делать?», «Кто виноват?», «Где все?».
• Можно добавлять не только задачи, но и заметки и папки.
20. Active Collab
• Учет времени и расходов на проект, оценка его точной стоимости.
• Работа с инвойсами и счетами. Автоматическое создание и отправка инвойсов, автоматические напоминания должникам, выставление счетов.
• Совместное редактирование документов. Команда может одновременно работать над одним документом.
• Интеграция системы управления проектами с электронной почтой.
• Встроенный календарь. Мероприятия, повторяющиеся события, цветовая кодировка, возможность пошарить данные коллегам.
А нужны ли фишки?
На самом деле вопрос «В чем фишка?» не так уж и волнует инвесторов. Для них решающее значение имеют два аспекта: сам владелец продукта, его уровень как профессионала, и финансовая модель.
Мы особенно хорошо это прочувствовали, когда ездили в Кремниевую долину на собеседование в YCombinator. Самый главный и ценный вопрос, который нам задали: «How are you going to be Asana Killer?». А это уже совсем не про «фишки»…
