10 систем управления. Где удобнее коммуницировать по задачам и обмениваться файлами?
Вот уже 7 лет, как я раз и навсегда «переехала» из реальных офисов в виртуальные. Мне гораздо комфортнее работать дома на удалёнке. Под «виртуальным офисом» я подразумеваю системы управления проектами. За годы дистанционной работы с разными компаниями и студиями я перепробовала их более 10 штук.
Поделюсь своим опытом использования 10 систем управления с точки зрения удобства коммуникаций. Для меня как для контент-маркетолога это имеет ключевое значение. Мне важно, чтобы сообщения и файлы не терялись.
Сейчас я работаю с ребятами из YouGile, которые развивают свою собственную систему. Но несмотря на то, что мои симпатии — на стороне YouGile, в тройку лидеров обзора вошли совсем другие системы.
Я оценивала удобство коммуникаций максимально объективно, по ряду критериев:
• «Есть ли чаты и живая лента?»
• «Насколько широк функционал комментариев?»
• «Есть ли интеграция с облачными хранилищами?»
• «Сколько ГБ в облаке на бесплатном тарифе?»
• «Можно ли хранить файлы в одном месте?»
Системы я расположила по моему рейтингу: от самых слабых до наиболее крутых. В конце обзора — сравнительная таблица.
Коммуникации в задаче Мегаплана
Чаты и комментарии
Личных и групповых чатов нет, но есть раздел «Общение» в виде живой ленты. Сообщение в живой ленте можно привязать к одному из разделов: «Работа», «Отдых», «Новости». Можно добавить опрос и прикрепить файлы. Также коммуникации происходят в самой карточке задачи через комментарии. Есть своя «изюминка» — на основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо на email и быстро его отправить прямо из системы. Выглядит адрес отправителя так: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.
Обмен файлами
Файл можно загрузить с компьютера. Интеграции с основными облачными хранилищами и дисками нет. В задачах файлы хранятся в отдельной вкладке, на любой из них можно дать быструю ссылку или добавить в избранное.
Нотификация о сообщениях
Когда оставляешь новый комментарий в задаче, можно выбрать, кого из коллег об этом уведомить. А в живой ленте можно выбирать, за каким обсуждением следить.
Личное мнение
В целом необходимый функционал для общения по задачам есть. Но поначалу в системе тяжело освоиться. Нет ощущения цельности и системности, пёстрый интерфейс с большим количеством функций, в которых легко заблудиться. Всё-таки это больше CRM, чем система для коммуникаций.
Комментарии в карточке задачи Trello
Чаты и комментарии
Обмен комментариями происходит в карточке задачи. Можно смело выразить свое отношение к сообщению или признаться в любви коллеге — ассортимент смайлов богатый. Можно адресовать ответ на комментарий конкретному человеку.
Обмен файлами
Вложения к задачам точно не потеряются: весь текстовый, графический и видео контент можно хранить в карточке задачи. Загружать вложения легко как с компьютера, так и с Dropbox, Google Диск, One Drive и Box. Правда, на бесплатном тарифе есть ограничения по весу файла — не более 10 МБ.
Нотификация о сообщениях
Все нотификации прилетают на «колокольчик» в верхнем углу окна. Если какая-то карточка задачи и обсуждения в ней очень уж надоели, можно от нее отписаться.
Личное мнение
В Trello всё просто и понятно. К рабочим процессам легко подключать новых сотрудников, фрилансеров и клиентов — достаточно расшарить информацию и прислать ссылку. Знаю, многие любят эту систему, особенно небольшие команды, но у меня с Trello отношения как-то не сложились. Пробовала использовать её для координации работы двух моих помощниц-копирайтеров и дизайнера, с которыми работали в связке. Нам не хватало функционала для общения, и мы постоянно «сбегали» из системы в мессенджеры. В карточках комментарии «тяжеловесные», идут строго по очереди, как на форуме образца 2006 года (никакого тебе «микроблога»).
Файлы и обсуждения в задаче Pyrus
Чаты и комментарии
На первый взгляд интерфейс напоминает почту, есть даже вкладка «Входящие». Правда относится это только к задачам, отдельной зоны для личных сообщений нет. Все коммуникации проходят в карточках. Удобная функция — цитирование сообщений, то есть можно ответить на конкретный коммент. Если что-то не нравится, ставим гневный смайл.
Обмен файлами
В задачах удобно обмениваться файлами — копируем и отправляем коллегам прямую ссылку на конкретный документ или картинку. Файлы в каждой карточке хранятся в отдельном списке, то есть их можно не выискивать с фонариком в темном лесу комментов. Есть интеграция данных из Dropbox, One Drive, Google Диск, Box. В облачном хранилище дается 10 ГБ места, но только на платном тарифе.
Нотификация о сообщениях
Нотификации — как на старой доброй почте. Напротив папки «Входящие» отображается число новых задач и комментариев. Также уведомления приходят и на почту «настоящую», на email.
Личное мнение
Объективно система хорошая, но мне «не зашла». Смущало то, что обычному пользователю нельзя создать приватную задачу. Обнаружить настройки прав доступа сложно, и непонятно, видна ли твоя задача коллегам. В итоге оказывается, что видна, и только администратор может устанавливать приватность. А такая «прозрачность» иногда смущает, и часть общения переносится в мессенджеры.
Общение в подзадаче Планфикса
Чаты и комментарии
Общение напоминает форумное. В каждой задаче есть блок, где можно вести дискуссию. Функционал комментариев широкий: можно процитировать сообщение, можно лайкнуть, добавить в избранное, закрепить… Также есть сортировка комментов: в хронологическом порядке или от новых к старым.
Обмен файлами
В отдельном окне «Документы» можно получить доступ ко всем файлам в рамках выбранного проекта. Есть интеграция с Dropbox, Google Диск, One Drive, а также со всеми популярными мессенджерами. Базовый размер облачного хранилища на всех тарифах — 1 ГБ, дальше надо доплачивать. Удобно, что все документы по конкретной задаче можно скачать одним архивом.
Нотификация о сообщениях
Широкие возможности для настройки нотификаций. Они могут приходить на почту или в мессенджер: Skype, WhatsApp, Telegram и иже с ними. Также есть всплывающие окна в браузере и звуковые оповещения.
Личное мнение
В этой системе удобно работать над маркетинговыми задачами, которые состоят из этапов и в которых задействованы несколько специалистов. Например, провести SEO-оптимизацию сайта или запустить лендинг с контекстом. Легко оформлять списки задач и на каждом этапе обмениваться файлами и комментариями.
Обмен файлами в задаче Битрикса
Чаты и комментарии
Возможностей для коммуникаций больше, чем видов снега у эскимосов. Личные и групповые чаты, открытые и закрытые, звонки и видеозвонки, «Живая лента», видеосообщения, важные сообщения, опросы, смайлы, гифки… В чате сообщение можно лайкнуть или процитировать, но, увы, нельзя закрепить и нельзя создать на него быструю ссылку.
Обмен файлами
На бесплатном тарифе — 5 ГБ в облаке. Интеграция с Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск, One Drive Хорошая задумка — создавать группы и проекты в виде отдельных папок, в них хранить файлы и обсуждать материалы. В отделе маркетинга, где я работала, мы создали группы: «Идеи для рассылок», «Вопросы и ответы», «Отзывы», «Дизайн», «Социальные сети», «Рассылки», «Контент на сайте», «Маркетинг». Было очень удобно в теории, но на практике… Уже через месяц мы начали просто игнорировать эти папки и обмениваться файлами в общих чатах. А там всё быстро терялось.
Нотификация о сообщениях
Всплывающее окно, звуковой сигнал и цифра напротив окна с задачами или чатами. Можно настроить уведомления на почту.
Личное мнение
Возможностей у Битрикса масса, но… ими почему-то не пользуешься. Это как огромный паром, комфортабельный и роскошный, но «едет» медленно. Иногда проще сесть на самолет. Широчайший функционал и пестрый, «тяжеловесный» интерфейс путает и отпугивает коллег. В итоге вся совместная работа переносится в чатики, где царит полный хаос. Однако это все-таки чатики внутри системы, а не «на стороне».
Общение с клиентом в задаче Worksection
Чаты и комментарии
Групповые чаты только в платной версии. Коммуницировать удобно в отдельно взятой ветке проекта. Можно цитировать сообщения, можно упоминать конкретного человека через @. Можно делать приватные комментарии — это особенно круто, когда в проекте есть клиенты. Например, у нас бывало такое: клиент пишет «Все ужасно, мне не нравится!», а мой руководитель оставляет для меня приватный коммент «Сохраняем спокойствие:) ничего ему не отвечаем, я побеседую с ним лично».
Обмен файлами
Файлы загружаются с компьютера, интеграций нет. На бесплатном пробном тарифе доступно всего 100 МБ в облаке.
Нотификация о сообщениях
Нотификации удобнее всего получать на почту, также есть пуш-уведомления. На каждый отдельно взятый коммент в проекте можно поставить свою нотификацию. Например, хочется задать вопрос коллеге, не беспокоя при этом клиента. Убираем его из нотификции — и готово.
Личное мнение
Мы использовали эту систему в агентстве продающих текстов для связи между клиентами и копирайтерами. В неё очень легко приглашать новых людей, у заказчиков сложностей не возникало. Интерфейс интуитивно понятный, напоминает классические форумы, где сообщения идут «сверху вниз». Легко подключать новых людей к проекту (например, корректора и дизайнера) на определённом этапе. Вообще система удобна именно для общения по задачам в небольших группах, с несколькими специалистами и заказчиками. А вот для организации полноценного отдела маркетинга её функционала явно не хватает.
Чат задачи YouGile и быстрая ссылка на файл
Чаты и комментарии
Главная особенность коммуникаций, которая меня сразу зацепила — каждая задача реализована в виде чата. То есть помимо описания, стикеров и to-do листа в каждую карточку «зашит» чат. В чате общение получается более живым, чем в комментариях. Всегда можно перейти к полному списку чатов по всем задачам, и своим и чужим. Также есть отдельные групповые чаты и личные сообщения.
Обмен файлами
На бесплатном тарифе дается 5 ГБ под хранение файлов. Интеграции с облачными хранилищами и дисками нет. Обмен файлами происходит непосредственно в чате задачи. А чтобы не потерять важный документ или картинку, его можно «закрепить» над чатом с помощью быстрой ссылки и добавить любую метку-название.
Нотификация о сообщениях
На любую задачу можно подписаться или подписать своего товарища, тогда он будет получать уведомления по ней. Уведомления приходят о новых сообщениях в личных чатах и в задачах. Задачи с внесенными изменениями обводятся красной рамкой. А если коллеги совсем надоели, всегда можно отключить нотификации на 30 минут, 1 час и так далее, вплоть до целых суток.
Личное мнение
Сейчас я работаю вместе с командой YouGile, поэтому и подружилась с их системой. YouGile не так широко распространена, как другие системы, однако ребята делают крутые фишки. И фишки эти на мой взгляд достойны внимания. Например, «зеркальные столбики», раньше я их нигде не встречала, а это удобно для связи между отделами. Пока еще много чего не хватает, например, возможности цитировать сообщения в чате или упоминать конкретного человека через @, но эти функции прямо сейчас в разработке и скоро появятся.
Чат «Campfire» для общения по проекту в BaseCamp
Чаты и комментарии
Есть приватные чаты «Campfire» с возможностью обмениваться файлами. Есть некая отдельная «Message Board» (аналог «Живой ленты») — там тоже можно коммуницировать с коллегами и обмениваться файлами. Можно ответить на конкретный коммент, можно добавить смайл. В «Message Board» отображаются все новые комментарии и вложения.
Обмен файлами
Все файлы по чату можно вывести отдельно, и у них нет шансов потеряться. Также файлы можно хранить на отдельной доске «Docs & Files». Вместимость облачного хранилища — 500 ГБ (на пробном и базовом тарифе). Интеграция только с Dropbox и Google Docs. Структура чёткая и понятная, потерять что-то важное сложно. Только надо заранее договориться, куда какие файлы скидывать: в «Message Board», в чаты или в раздел «Docs & Files» по каждому проекту.
Нотификация о сообщениях
Уведомления о новых сообщениях в чатах приходят во вкладку «Pings», уведомления обо всем остальном — во вкладку с жизнерадостным дружелюбным названием «Hey!». Чтобы коллега точно не пропустил месседж, можно направить ему персональный «Ping».
Личное мнение
Англоязычный интерфейс отпугивал некоторых моих коллег, и они изо всех сил противились этой системе. Увы, не все понимают и запоминают, когда им говоришь: «Давайте закидывать файлы в докс енд файлс, а важные сообщения всем коллегам писать в месседж борд».
Общение в подзадаче Wrike
Чаты и комментарии
Своих чатов нет, но есть интеграция со Slack, что дает возможность использовать функционал обеих систем одновременно — задачи Wrike + чаты Slack. А так — общение через стандартные комментарии в задачах и подзадачах. Еще есть «Лента новостей», которая обновляется в режиме реального времени и отображает все рабочие процессы и коммуникации, за которыми следит сотрудник. Удобная синхронизация с почтой — можно отправить письмо с email в систему и сразу преобразовать его в задачу. В комментарии можно упомянуть конкретного человека, написав его имя через @. Есть смайлы и форматирование текста.
Обмен файлами
В каждой задаче удобно обмениваться файлами, есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box и другими сервисами, а также с YouTube. На бесплатном тарифе дается 2 ГБ облачного хранилища. Большой плюс — можно отдельно посмотреть все файлы, приложенные к конкретному проекту или доске. Еще один плюс — доступ к материалам можно сделать как общим для всех коллег, так и ограниченным.
Нотификация о сообщениях
Уведомления о новых комментах в задачах отображаются сверху, во вкладке «Входящие», также можно настроить интеграцию с почтой. Есть гибкие настройки нотификаций, можно подписаться на конкретную задачу и следить за ней, можно следить только за задачами в «Избранном».
Личное мнение
У Wrike много крутых фишек, одна из них — готовые шаблоны проектов под разные цели, например, запуск нового продукта. При помощи шаблона легко сделать проект с чёткой структурой. Ещё одна фишка — встроенный редактор, который позволяет редактировать документы прямо в системе, не скачивая их. В целом работать в системе мне было комфортно, устраивало всё. Правда, Wrike дороговат для России, оплачивается в долларах.
Общение и обмен файлами в задаче Asana
Чаты и комментарии
В каждом проекте можно создать отдельную беседу «Conversation», подписать на неё избранных коллег или всю команду сразу. Можно настроить приватность задач и смело обсуждать там всё, что душе угодно — от надоевших клиентов до похода в бар. Можно поставить себе личную задачу и пошарить её только одному человеку, не боясь, что другие коллеги увидят диалог. В карточках удобно оставлять комментарии: можно закрепить важное сообщение, можно обратиться к человеку через @, можно поставить лайк или смайл.
Обмен файлами
Для быстрого доступа к материалам можно давать прямую ссылку на задачу. Файлы в задаче выводятся отдельно, над всеми комментариями, и всегда остаются на виду. Также можно подняться на уровень выше и посмотреть все файлы по проекту — в отдельной вкладке «Files». Есть интеграция с Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box. Места на облаке — сколько угодно, без ограничений.
Нотификация о сообщениях
Уведомления появляются в левом боковом меню во вкладке «Inbox». Если какая-то задача сильно надоела, просто жмем «Leave Task» под всеми обсуждениями и больше не получаем по ней нотификаций. Также есть нотификации на почту.
Личное мнение
Интерфейс простой, интуитивно понятный, в основных функциях легко разобраться с первого раза. Летающие единороги радуют безмерно. Asana — отличный вариант для организации небольшого отдела маркетинга на 10–15 человек. Но есть один значимый минус — отсутствие русскоязычной версии. Если команда более крупная, и не все сотрудники знают английский, то рано или поздно эта проблема возникнет.
Идеальной во всех отношениях системы не существует. Здесь я делала сравнение систем «под соусом» удобства коммуникаций и обмена файлами с коллегами. А если возьмусь сравнивать по критерию (например) удобства постановки задач — рейтинг будет уже совсем другим. Поэтому найти для себя «виртуальный офис мечты» можно только методом проб и ошибок.
