[Перевод] Хватит писать в личку
Проблемы коммуникации составляют большинство всех проблем в управлении проектами. Как именно мы общаемся, это важно, и оказывает самое прямое влияние на нашу работу. В этом посте обсудим одну из самых эффективных стратегий выстраивания общения в команде: открытые коммуникации.
Что такое «открытые коммуникации»
Мы в ivelum с годами выработали определенную культуру общения, которая опирается на открытые коммуникации, подход частично заимствованный из опен-сорса. Почти все рабочие вопросы мы стараемся обсуждать публично, на виду у всей команды. Это происходит в общих чатах, в таск-треккере, а также на открытых видео-митингах, к которым может подключиться любой желающий.
Общение по рабочим вопросам в личке у нас не приветствуется. Это, конечно, не значит, что мы никогда не используем личные сообщения. Однако личка — она только для особых ситуаций, и в большинстве рабочих обсуждений ничего такого особого нет.
Мы не единственная компания, кто так работает, но все же это не очень распространенный подход. В большинстве организаций обсуждения происходят более традиционно: если у вас вопрос к одному человеку, то вы и задаете его этому человеку, а не в общем канале всей команды. Мы же делаем наоборот. Многие из новых ребят, которые к нам приходят, говорят, что то, как мы общаемся, заметно отличается от того, как у них это было на прошлой работе. Мы соответственно объясняем, почему у нас так, и стараемся помочь с адаптацией.
Зачем?
Мотивация очень простая: это радикально ускоряет и упрощает проектную работу, и эффект получается столь велик, что ради него есть смысл действовать не совсем общепринятым способом.
Минимизация отвлечений
На первый взгляд, может показаться, что когда все общение публичное — это очень шумно и отвлекает. В реальности, вопреки интуиции, получается ровно наоборот, и это связано с тем, как работают чаты. В Slack, который мы используем, и во многих других чатах (Discord, MS Teams, Mattermost, и т.д.) настройка по умолчанию следующая:
Уведомления показываются при сообщениях в личку;
Уведомления не показываются на сообщения в общий канал.
То есть, когда вы пишете человеку в личку, вы его отвлекаете от того, что он сейчас делает, а в общий канал — не отвлекаете (если только не упоминаете его явно через @).
По опыту, большинство рабочих вопросов не являются настолько срочными, чтобы немедленно все бросить и начать отвечать. Вполне можно общаться асинхронно — вы пишете, когда вам удобно, а ваш адресат почитает и ответит, когда ему удобно. Для программистов это особенно важно. Любые отвлечения во время написания кода выбивают из потока, и потом приходится долго и мучительно возвращаться обратно.
Это не «лишний шум»
Можно, конечно, сказать, что уменьшение отвлечений это хорошо, но зачем люди будут пролистывать кучу сообщений, которые адресованы не им, кажется, это лишняя информация? Вовсе нет и даже совсем наоборот! Публичное общение дает серьезные преимущества:
Простой способ держать команду в курсе. Когда другим видно, о чем вы общаетесь, они могут сами понять, над чем вы работаете, и примерно на какой стадии. То есть вам придется реже отвечать на вопрос: «ну как там дела», потому что ваши дела и так на виду — это и экономия времени, и быстрое распространение информации в команде, все знают, что происходит;
Быстрый поиск решений и обучение. Далеко не вся информация передается путем задавания вопросов и получения ответов. Иногда мы сами не знаем, чего не знаем, поэтому даже понятия не имеем, какой вопрос нужно задать. Наблюдая за тем, как другие люди работают, можно почерпнуть что-то новое для себя, что мы сами никогда бы не догадались спросить или загуглить. И в другую сторону — можно поделиться собственным опытом, видя как коллеги пытаются решить какой-то вопрос.
Также стоит отметить, что грамотная организация каналов чата практически сводит на нет риск переизбытка информации. Каждый канал посвящен какому-то конкретному проекту или команде, и люди подписываются только на те каналы, которые им интересны.
Почему не все так делают?
Даже те команды, которые согласны с преимуществами открытого общения, порой не спешат внедрить его на практике.
Одним из препятствий является обычное человеческое стеснение. Многие не привыкли к такому стилю общения и не чувствуют себя в нем комфортно. Они могут думать, что задают какой-то тривиальный вопрос, и не хотят привлекать к нему слишком много внимания. Лучшее, что мы можем поделать в таких ситуациях — всегда сохранять дружелюбие и позитив. Никакого сарказма и ни в коем случае не считать какие-либо вопросы «глупыми». Доброжелательная атмосфера критически важна для обучения, ну, а постоянное обучение — залог успешного развития всей команды.
Другая распространенная проблема — чрезмерная секретность. Открытые коммуникации могут восприниматься, как риск для утечек информации, и иногда такой риск действительно существует. Однако, возводя искусственные барьеры в общении, компании не только борются с этими рисками, но и наносят серьезный урон собственной продуктивности. Даже одна из наиболее «секретных» компаний мира — Apple — сейчас меняет свои подходы, потому что они сильно затрудняют работу.
В заключение
Есть вещи, которые наиболее продуктивные команды делают не так, как другие. Разумеется, открытое общение не является серебрянной пулей, которая магически решит все проблемы в команде, но это определенно серьезное преимущество.
Многочисленные исследования показывают, что в той или иной форме проблемы коммуникации стоят за большинством причин, по которым проваливаются IT-проекты. Одна из наиболее полезных вещей, которую менеджер или тимлид может сделать для своей команды — это налаживать продуктивное общение, в первую очередь, конечно, подавая личный пример.
