[Перевод] 10 советов фрилансерам, как расставлять приоритеты задачам
Вы когда-нибудь задумывались: «А сколько стоит пароход построить?», «А сколько — дизайн-макет сделать?», «А из чего складывается такая цена? «Пароход — штука архисложная; его стоимость — это цена на материалы (металл, пластик и что там ещё нужно), оплата труда рабочих верфи, амортизация на износ оборудования, оплата инженерных изысканий и так далее и тому подобное…
А что с дизайн-макетом? Из чего складывается его цена? Ну, допустим, вложим в стоимость «амортизацию оборудования» — деньги на ПК и ПО, которые регулярно нужно обновлять. А что ещё? Остается, собственно, только оплата труда дизайнера-верстальщика. А как её рассчитать? Тут способов два: либо оплата за человеко-часы (сколько времени потратил — столько и оплатили); либо другой более распространенный подход — сдельная оплата (т.е. оценил бриф-ТЗ на макет, прикинул его сложность, назвал стоимость).
Что в первом случае (прямо), что во втором (косвенно), стоимость будет зависеть от времени, которое вы тратите на свою работу. А из чего складывается это время? Есть факторы внутренние: мотивация, навыки работы, муза, в конце концов… Они подвластны лишь вашей силе воли, тут дза-дзен и прочее самосовершенствование вам в помощь. Но остаются ещё и факторы внешние: от обстановки в рабочем кабинете до методологии, по которой вы работаете, — и с ними всё интереснее…
Факторы внешние обычно более податливы к оптимизации. Что же дает оптимизация этих внешних факторов? Экономию времени. А это, в свою очередь, — повышение доходов. Формула проста. Например: Вы оптимизировали внешние факторы своей работы, и теперь то, что вы делали раньше за 2 часа, делается за 1 час. Допустим, за 2 часа вы дизайнерили один баннер, получая за него 1500 рублей, теперь за те же 2 часа вы разрабатываете два баннера, зарабатывая 3000 рублей, и при этом тратите столько же усилий. Заманчиво звучит, не правда ли? Как же этого добиться, в чем же здесь «серебряная пуля»?
Общие советы по оптимизации труда фрилансераЕсть ряд советов, о которых стоит упомянуть, прежде чем перейти к теме статьи: Используйте прототипы — промежуточный результат работ, который можно показать заказчику, согласовывая работу на раннем этапе, а не занимаясь переделками постфактум. Используйте подходящие инструменты для своих задач. Не стоит стрелять из пушки по воробьям, делая подписи к изображениям в Фотошопе, как и не стоит пытаться отретушировать фотографии в Паинте. Автоматизируйте рутину — простенький макрос, расставляющий слои, может сэкономить вам уйму времени. Автоматизируйте вообще всё, что только можно. Машино-часы сегодня ничего не стоят в отличие от времени человека. Почему бы не переложить на компьютер ту работу, что вы делаете вручную? Это может быть что угодно от размещения прототипа макета в интернете с авто-уведомлением заказчика до генерации основы структуры кода или целиком всего css ваших html-макетов. Выбирая новый инструмент, в первую очередь обращайте внимание на то, как в нём удобно и быстро решаются рутинные задачи. Да, какой-то редактор может быть сверхфункциональным, но пользоваться этим функционалом придется через загроможденный и сложный интерфейс. В итоге, на работу тратится намного больше времени, чем при использовании менее функционального, но более удобного решения. Возможно, эти пять советов и не ускорят вашу работу в два раза, но если их грамотно применить — на треть вы ускоритесь точно! После такого вступления, можно, наконец, перейти непосредственно к теме данной статьи, а именно — к переводу публикации одного известного в определенных кругах блогера, а по совместительству фрилансера-дизайнера — Стивена Снелла. Все вышеозначенные советы не будут работать без главного, без фундамента любой деятельности — умения планировать свою работу. А планирование, в свою очередь, начинается с расстановки приоритетов текущим делам и задачам. Именно об этом и рассказывает Стивен, основываясь на своём многолетнем опыте работы фрилансером.
***
10 советов фрилансерам, как выставлять приоритеты задачам Если вы дизайнер-фрилансер, то в вашей повседневной работе будет возникать множество проблем, связанных с расстановкой приоритетов выполнения различных дел. Когда вы начинаете собственный фриланс-бизнес, это всегда означает, что вы будете иметь дело не только с непосредственным выполнением заказов, используя свои профессиональные навыки, но и будете заниматься решением финансовых вопросов, общением с заказчиками, маркетингом и прочими аспектами, не связанными с разработкой дизайна. Для многих фрилансеров эти периферийные задачи и обязанности являются самой сложной частью их деятельности…У фрилансера всегда много дел, которые необходимо сделать, и всегда ограничено время на их выполнение. Умение правильно расставить приоритеты между задачами, соответственно, получив очередность выполнения работ — это залог и основа высокой производительности своего труда. Если вы уже какое-то время работаете фрилансером, то вы наверняка осознали важность этих вопросов и ищете ответы на них для себя. Но даже если вы новичок или только собираетесь попробовать себя во фрилансе — в любом случае стоит заранее задуматься о том, как правильно, а главное эффективно расставлять приоритеты своих дел.
При правильном подходе вы сможете выполнять наиболее важные, значимые задачи вовремя и с максимальной производительностью, хотя, если вы похожи на меня, то вы все равно всегда будете делать меньше, чем вам хочется… Тем не менее, если не задумываться о приоритетности ваших текущих дел, вы точно пропустите сроки выполнения заказов или будете работать над чем-то не таким важным и срочным, по сравнению с более приоритетными задачами, которые у вас сейчас есть.
В этой статье я тезисно расскажу о главных моментах, связанных с расстановкой приоритетов задач дизайнера-фрилансера. Всё нижесказанное основано на моём личном опыте, который я получил, совершив много ошибок и набив не меньше шишек…
У всех фрилансеров или свободных дизайнеров каждый их день — это насыщенный делами и задачами напряженный труд, всегда ограниченный сроками. По каким же принципам спланировать свою работу, правильно выставив приоритеты задачам?…
1. Всегда помните о дедлайнах Самый первый и очевидный способ ранжирования задач — всегда задавать отдельный дедлайн для каждой из них. Большинство ваших проектов имеют срок сдачи: для одних он обозначен строго, для других служит, скорее, неким ориентиром. Будь то срок завершения проекта или просто веха окончания какого-то этапа работ, соблюдение дедлайнов является важной частью взаимодействия с клиентом.Для ранжирования работ применяется следующее правило: чем ближе дедлайн у задачи, тем выше у неё приоритет. Также следует принимать во внимание, что даже если до дедлайна много времени, это еще не значит, что вы все успеете вовремя. Ставьте собственные дедлайны для выполнения отдельных подзадач — это поможет вам не пропустить срок сдачи, оговоренный с клиентом.
2. Учитывайте условия оплаты Следующий интересующий нас фактор — когда и как оплатят нашу работу? Будет ли оплата разбита на несколько частей, соответствующих степени завершенности проекта? Если да, то вы, скорее всего, назначите такой задаче повышенный приоритет, чтобы быстрее завершить ее часть и отправить заказчику счет…Но стоит ли делать ставку на задачу, которую вы выполните быстрее, чем сможете получить оплату? Надеяться на досрочную оплату, не имея на то конкретных договоренностей — не самая удачная причина повышения приоритетов. Особенно в условиях сегодняшней экономики, когда постоянный приток денег в бизнес жизненно необходим, и финансовые траты вашего заказчика могут быть четко запланированы без возможности корректировки.
3. Концентрируйтесь на крупных, главных задачах Один из главных принципов расстановки приоритетов — время, которое потребуется для завершения задачи или проекта. Допустим, у вас есть список из 10-ти задач: на решение двух потребуется значительное время, а остальные 8 можно выполнить достаточно быстро (например: е-майл переписка, отправка счета и т.д.). В таком случае, следует мелким задачам поставить повышенный приоритет и быстро с ними расправиться. Как только с ними будет покончено, у вас останется только 2 задачи, на которых гораздо проще сконцентрироваться уже без отвлечения на другие дела.4. Учитывайте, сколько потребуется времени на задачу, и сколько его у вас есть вообще Совет #4 — достаточно очевидный, но немаловажный фактор. У вас будут задачи, на выполнение которых потребуется уйма времени; задачи, решаемые буквально за пару минут, и, разумеется, те задачи, что не попали в эти две категории. Если у вас остался только час рабочего времени, лучше всего сосредоточиться над тем, что вы успеете завершить за такой срок.5. Оценивайте ваши взаимоотношения с конкретным заказчиком С некоторыми заказчиками вы, возможно, будете работать на постоянной основе. Они будут выступать стабильным источником постоянного дохода, а также рекомендовать вас другим клиентам. В первую очередь заботиться о заказчиках, которые держат вас на плаву, — хороший способ расстановки приоритетов.Вдобавок к вышесказанному стоит отметить, что прочные отношения с клиентом тоже не будут лишними: вы будете знать, кого из них можно будет попросить о небольшой отсрочке (если, например, у вас случится «завал»). Работая с клиентами, старайтесь больше узнавать о них, в будущем это поможет правильно приоритизировать задачи от них.
6. Используйте To-Do списки У фрилансера всегда очень много дел, которые ему нужно сделать. Держать их в голове — не только ненадежно, но и очень сложно. Хорошая практика — использовать To-Do List. Даже больше, я рекомендую иметь несколько To-Do списков. Я, как правило, использую Еженедельный To-Do List, составляя список дел, которые необходимо выполнить за неделю. Затем, я разбиваю дела на небольшие задачи и использую Ежедневный To-Do List. Таким образом, Еженедельный список позволяют видеть картину в целом, а Ежедневный — непосредственно контролировать свою работу, точно зная что и сколько нужно сделать, чтобы не чувствовать себя неуспевающим или не переутомляться, нагоняя сроки.Ранее я публиковал пост, в котором сделал обзор различных сервисов для ведения списка дел — «The best options for managing a to-do list online». У каждого из них свои функциональные особенности. Но на самом деле не важно, какой сервис вы используете, даже если вы просто будете вести свой список дел на бумаге, это позволит сосредоточиться на наиболее важных задачах, тем самым, более грамотно расставляя приоритеты вашим делам.
7. Строго соблюдай обязательства, данные клиентам Одним из важнейших факторов, влияющих на то, как мы должны расставлять приоритеты, является правило «строгого соблюдения данных обязательств». Ваша репутация — это второе, что вам приносит доход, после ваших навыков и умений. Обещая что-то клиенту, всегда выполняйте свои обещания. Даже если по договоренности у вас нет строгого дедлайна по задаче, все равно оговаривайте с клиентом примерные сроки и точно их соблюдайте. Такое отношение положительно скажется на восприятии качества оказываемых вами услуг, клиент всегда это оценит и запомнит, и позже, когда у него возникнет ещё одна необходимость в подобных услугах, он опять обратится к вам.8. Подумайте, а сколько времени освободит то, что вы делаете Если вы можете получить новый заказ с уже формально определенными сроками выполнения, или вы завершаете текущий проект из вашего списка задач, всегда учитывайте, сколько времени у вас будет на выполнение прочих дел. Если у вас есть время на отдых, на хобби, на общение с друзьями, то вы всегда будете в состоянии двигаться дальше в работе, доделывая текущие заказы или беря новые. Что, в свою очередь, обеспечивает стабильность ваших доходов. Да, выставляя приоритеты рабочим задачам, никогда не забывайте, что нужно выделять время на отдых и прочее — только так можно держать себя в тонусе, а соответственно и иметь хорошую производительность.9. Приступая к заказу, обдумайте: Сколько работы вы можете сделать, имея то что уже у вас есть (ТЗ, бриф, контент и т.д.), без дополнительного обращения за чем либо к клиенту? Все дизайнеры часто попадают в ситуацию, когда они не могут выполнить свою работу из-за того, что им что-то нужно от заказчика. Часто, это контент для макета сайта: текст и\или изображения, в других случаях — обратная связь, чтобы согласовать текущий этап и больше его не переделывать, а продолжить выполнение работы. Эти проблемы становятся головной болью для дизайнера или того, кто работает с клиентом, потому что они полностью блокируют вашу работу, пагубно влияя на оговоренные сроки выполнения заказа.Когда вы расставляете приоритеты выполнения ваших задач, всегда учитывайте то, сколько вы сможете сделать, не обращаясь к заказчику за чем-либо. Очень много раз было так, что я начинал работать над чем-то, только чтобы добраться до точки, когда я не мог продолжать дальше без получения чего-либо от клиента. Ожидание фидбека может стать большой паузой в вашей работе. Очень хорошо, если вы заранее это учтете и запланируете на время этой паузы выполнение каких-либо других работ, чтобы зря не простаивать. Вообще, при прочих равных условиях, те задачи, что вы можете выполнить не отвлекаясь на ожидания клиента (даже на 10 минут), должны иметь больший приоритет, и приступать к ним стоит в первую очередь.
10. Учитывайте степень завершенности, готовности ваших задач Последний аспект: всегда нужно принимать во внимание, на какой стадии находится выполнение вашего проекта. Психологически, если вы близки к завершению, вы подсознательно будете хотеть выполнить работу, чтобы уже закончить проект. То же самое, но в меньшей степени происходит, когда вы подходите к завершению какой-то крупной вехи в работе. Так происходит почти у всех во время завершения работ. В начале же может быть по-разному. Если проект интересный, вы воодушевлены им и как можно быстрее стараетесь приступить к работе. А может быть по-другому: из-за того, что проект не такой уж интересный, и вы пока в самом начале, тот факт, что впереди очень много работы, заставляет всё время откладывать её. Учитывайте это и будьте готовы сделать над собой усилие, чтобы получить прогресс в самом начале — дальше будет легче.Вопросы для обсуждения в комментариях, от автора оригинала статьи: Из вашего личного опыта работы фрилансером, какие вы сделали выводы, относящиеся к способам расстановки приоритетов выполнения своих задач? Как конкретно вы определяете, когда нужно работать и какие именно задачи выполнять? От себя добавлю ещё несколько вопросов: Эмпирически и интуитивно или, напротив, логически и формально вы определяете приоритеты ваших задач? И, следовательно, больше проблем на сознательном уровне или на эмоциональном? («Не знаю, за что браться» vs. «Нет силы воли, чтобы взяться за то, что нужно»).
Аня, тестер сервиса для дизайнеров Ahoba
