[Из песочницы] Электронный документооборот в предприятии08.01.2016 14:22

Со школы мечтал я зарабатывать на жизнь программированием. Но сейчас программирование помогает организовывать собственные и чужие проекты, дает лишь не большой доход. Основное же время я трачу на работу с документооборотом в достаточно крупном предприятии. За два года работы изучил подробно систему «Дело» от компании EOS и поверхностно познакомился с решением для документооборота от фирмы 1С. Под катом приведено сравнение этих двух систем и выражено мое субъективное мнение.

Зачем нам документооборот?

Каждое предприятие представляет собой структуру. Чем больше фирма, тем сложнее и запутанней становится структура. Чем сложение структура, тем больше внутренних приказов, распоряжений, актов создается в фирме. Все вышеперечисленные документы создают огромных поток движения бумаг в фирме. В случае децентрализованности такого документооборота, отследить движение бумаг невозможно, следовательно, в фирме могут возникнуть серьезные проблемы. Централизовать бумажный документооборот можно, но это стоит очень дорого, так как необходимо содержать огромный штат сотрудников. Так же человеческий фактор позволяет скрыть от руководителя реальное положение дел в предприятии. Другой стороной вопроса управления крупным предприятием является отслеживание выполнения поручений, данных в приказах и распоряжениях. В случае наличия большого количество неструктуриннованых поручений сложно отследить и проверить выполнение. И пожар или прочая утеря документов может обернуться критическими потерями для предприятия. Таким образом использование бумажного документооборота для крупной фирмы является не верным управленческим решением.

И какие же есть варианты?

Опираясь на перечисленные выше предпосылки, логично использовать системы электронного документооборота, которые позволят обеспечить прозрачность и наглядность управленческих процессов, происходящих в фирме. Систем документооборота существую множество, в своей статье я сравню два таких решения: система »1с: документооборот» и система от компании ЭОС «Дело».

1С: документоборот начала развиваться в 2010 году. С тех пор система претерпела множество изменений и, актуальная в данный момент версия имеет номер 2.0. За это время система документооборота от фирмы 1с успело завоевать достаточное влияния на рынке систем документооборота. Этим программными продуктом пользуются такие компании, как Газпром, Петровский автоцентр и другие. В свою очередь программой Дело от компании ЕОС, развиваемой с 1994 года, владеют многие правительственные организации как государственная дума, совет федерации, следственный комитет, местное правительство многих городов и областей, и прочие государственные структуры. Так же данный программой пользуются многие представители крупного бизнеса в России, такие как банк ВТБ, международные аэропорта города Уфа и Казани.

Таким образом, из вышеприведённой информации, можно сделать вывод, что «Дело» крупная, проверенная временем, масштабируемая система делопроизводства. А решение от фирмы 1с более молодое, современное, гибкое ПО.

А что по деньгам выходит?

Для углублённого сравнения данных решений, рассмотрим вопрос развертывания и эксплуатации данных систем. После того, как фирма или предприятия, или другая структура определяются с необходимостью использования системы документооборота, остро встает вопрос покупки. При покупке системы немаловажным фактором является цена системы. Однозначно сказать какая из систем дороже или дешевле невозможно, так как обе фирмы-производители предоставляют индивидуальные коммерческие предложения для каждой фирмы-покупателя, в зависимости от структуры фирм-покупателей. Цена зависит от количества пользователей, от набора различных опций, модулей, от срока и виды лицензии (безвременная лицензия или лицензия сроком на несколько лет).

Для сравнения цен возьмем условное коммерческое предприятие, в котором пользоваться документооборотом будут 400 сотрудников. Цена складывается из трех факторов: стоимость конфигурации 1С: Документооборот, стоимость серверной лицензии 1С: Предпрятие и стоимость клиентской лицензии 1С: Предпрятие. Таким образом стоимость Системы документооборота для нашей условной фирмы составляет более половины миллиона рублей. Если разделить данную стоимость на количество сотрудников, получается, что покупка лицензии для работы в 1С: Документооборот обходится фирме не дороже офисного кресла для каждого сотрудника. В случае, если в фирме уже используется 1С: Предприятие, то начать использовать эту программу можно гораздо дешевле. Отдельная стоимость конфигурации составляет около ста пятидесяти тысяч рублей. Однако, после покупки систему нельзя сразу начать эксплуатировать. Данную систему необходимо внедрить в существующие бизнес процессы. Для этого многие бизнес процессы, проходящие в предприятии, необходимо изменить. Это требует продолжительного времени работы целой команды 1С программистов и нескольких аудиторов. Как правило, для внедрения данной системы фирмы пользуются услугами сторонних фирм. Стоимости услуги данных фирм варьируются в районе 2500 рублей за один час работы. По приближенным расчётам для нашей фирмы стоимость внедрения будет порядка двухсот тысяч рублей. Добавив некоторые управленческие расходы, связаны с переходом на систему электронного документооборота, получим, что в бюджет условной компании на внедрение системы электронного документооборота от компании 1С необходимо закладывать не менее двух миллионов рублей.

Рассмотрим приблизительную стоимость внедрения системы Дела в этой же условной компании. В минимальной комплектации, при наличии в штате 400 человек, работающих в системе Дело, стоимость лицензии на одного человека будет составлять 7200 рублей. Таким образом, закупка данной системы обойдется в 2880 тысяч рублей. Однако внедрение данной системы технически более простой процесс, компания может справится с ним используя работу штатных IT сотрудников. Таким образом, внедрение системы Дело от компании ЭОС, включая управленческие расходы, обойдется компании в районе трех миллионов рублей.

Стоимость запуска системы электронного документооборота от компании ЭОС обходится в полтора раза дороже, нежели запуск аналогичного продукта от компании 1С.

Что-то все запутано. Так что же выбрать?

Сравним возможности этих программных продуктов, для составления рекомендаций по выбору системы документооборота.
Сначала рассмотрим общие моменты обеих систем.

И та, и другая системы предоставляют возможность обучаться работе в офисах компании, и предоставляют демо-примеры.
Общим для систем является возможность входа через мобильные устройства или браузер. Однако, в программе от компании ЭОС эти опции докупается отдельно.
Интеграции с прочими программами фирмы 1С. Естественно, система 1С: Документооборот умеет возможность это делать. Но и программа Дело тоже имеет такую возможность: за отдельную плату компания ЭОС предоставляет API, которое позволяет получать доступ из 1С к документам и модулям программы Дело. Таким образом взаимодействие Дела и 1С: Предприятия не сложнее, чем взаимодействие 1С: Документооборот и 1С: Предприятие.
Высокий уровень безопасности. Обе программы поддерживают протокол SSL, доступ через пару логин и пароль, делегирование прав, аудит лога всех действий и шифрование файлов. Так же, стоит заметить, что система Дело, поддерживает вход через ключ электронной подписи и подписание файлов.
Возможность контроля исполнения поручений. Этим обе программы владеют из коробки.
Обе программы соответствуют всем требованиям российского законодательства и национальным стандартам.

Теперь уделим время изучению различий данных систем.

Система от компании 1С является конфигурацией для системы 1С предприятие. В следствие этого, весь код конфигурации открыт и может быть изменён во время внедрения. Это является и плюсом, и минусом одновременно. С одной стороны, открытый код дает больше гибкости системе, но, с другой стороны, ведет к удорожанию стоимости внедрения и обслуживания. Любой программист не застрахован от ошибки, а отыскать подобную ошибку иногда очень сложно, а, следовательно, дорого. Система от компании ЭОС проходит множественное тестирование и эксплуатируется в ряде крупных компаний и, в неизмененном виде поставляется фирме покупателю. Возможность ошибки программиста, при таком развитии событий, практически исключена.
Система от компании ЭОС продается, а, следовательно, поддерживается, централизованно, в то время, как система от компании 1С распространяется с помощью сети партнеров, что создает риск встретить ненадежного поставщика, что, в свою очередь, может грозить несвоевременной поддержкой, ошибками конфигурации и прочими финансовыми проблемами.

Основываясь на всем вышесказанном, я рекомендую использовать систему 1С: Документооборот малому и среднему бизнесу, как так это система более дешевая в эксплуатации, обеспечивает большую гибкость и возможности изменений. Взамен этого теряется надежность и простота использования. Крупному бизнесу и государственным структурам я рекомендую использовать систему Дело, которая, в ущерб цене и гибкости, обеспечивает большую надежность. A потери финансов из-за разницы цен не являются столь значительными для таких огромных структур.