Заоблачные перспективы: СЭД на базе Microsoft 36510.02.2022 09:03

Автоматизация электронного документооборота остается одной из актуальных задач бизнеса. Все чаще компании выбирают для ее решения СЭД из облака как наиболее удобный, доступный и гибкий вариант. Владислав Степанов, эксперт направления бизнес-анализа и консалтинга в сфере автоматизации документооборота ГК «КОРУС Консалтинг», рассказывает о разных подходах к реализации СЭД и рассматривает, чем они отличаются друг от друга.

В рамках статьи будут рассмотрены варианты размещения СЭД в экосистеме решений Microsoft, а конкретнее — на SaaS-платформе Microsoft 365. Также будет показано, какие возможности она предоставляет и какие преимущества есть у такого подхода.

Варианты размещения СЭД: плюсы и минусы каждого из них

Существует несколько подходов к реализации СЭД:

1. Собственная разработка систем с нуля.
2. Разработка на базе распространенных платформ.
3. Внедрение готовых решений, в том числе и облачных, от разработчиков платформ — вендоров.
4. Разработка на базе облачных сервисов с использованием отдельных модулей и блоков.

Рассмотрим подробнее преимущества и риски каждого варианта.

Собственная разработка систем с нуля

Такой вариант реализации СЭД подразумевает полностью самостоятельную разработку, без использования в основе решения какого-либо программного продукта. Весь код разработчики пишут под требования заказчика, часто с применением определенных фреймворков.

Преимущества:

• система максимально удовлетворяет потребностям бизнеса;
• заказчик может в любой момент вносить изменения, добавлять необходимые функции, контролировать работу таких систем;
• гибкое масштабирование: при необходимости можно влиять на количество пользователей и ресурсов;
• полная независимость от вендора или поставщика готового решения.

Основные риски:

• самая высокая стоимость разработки из рассматриваемых вариантов;
• долгие и часто размытые во времени сроки реализации;
• высокая вероятность забыть что-то важное, что приведет к удорожанию проекта и потере времени, так как систему придется дорабатывать;
• систему сложно поддерживать, так как она зависит от тех разработчиков, кто создавал ее изначально.

Разработка на базе распространенных платформ

Подход удобен, когда у компаний уже есть лицензии каких-либо разработчиков платформ, но функциональности готового решения недостаточно. Тогда можно начать собственную разработку на базе уже имеющейся системы: чаще всего используют платформы 1С, OpenText, IBM (FileNet), Microsoft, Oracle (Content Manager), Alfresco и т.д.

Преимущества:

• Систему легко поддерживать. На рынке много специалистов, которые умеют работать с кодом распространенных платформ.
• Можно адаптировать систему под любые задачи и процессы, характерные для конкретных отраслей или компаний.
• Система принадлежит клиенту, он может развивать и масштабировать ее вне зависимости от стратегии вендора.

Основные риски:

• Стоимость разработки таких СЭД достаточно высока по сравнению с готовыми решениями.
• Подход подразумевает глубокую кастомизацию платформы. Вендоры не всегда и не в полном объеме поддерживают изменения своих решений, поэтому компании иногда теряют возможность обновлять или получать обновления платформ.
• Основываясь на платформу, компании тем самым принимают «правила игры», заложенные в архитектуру и общую логику работы каждой платформы.

Готовые решения от разработчиков платформ ­­— вендоров

На рынке большой выбор готовых продуктов для документооборота от разных вендоров: Elma, Тензор, Директум, Тезис, Docsvision, KORUS Five на базе MS Sharepoint и т.д. Такие продукты часто недорого стоят и легко внедряются. Этот вариант идеально подходит для компаний с относительно простыми бизнес-процессами.

Преимущества:

• Такое решение дает максимум возможностей в сжатые сроки — существует базовая функциональность, которой компании начинают пользоваться сразу же после внедрения.
• Возможны преднастроенные интеграции с распространенными информационными системами.
• За развитие платформы отвечают вендоры — они оптимизируют производительность системы, обеспечивают безопасность, развивают и модернизируют.

Основные риски:

• Всегда есть риск, что функциональности готового решения будет недостаточно. Поэтому необходимо выбирать решение, которое легко кастомизируется. Например, СЭД «KORUS Five» — модульная платформа, которая гибко адаптируется под задачи заказчика.
• Зависимость от стратегии развития вендора. Нужно понимать, какие блоки документооборота или функциональности планирует развивать вендор и соотносить это со стратегией развития компании.

Системы на базе распространенных облачных сервисов с использованием отдельных модулей и блоков

В этом случае СЭД формируется из сервисов, которые выполняют разные функции и объединены единой средой. Компании могут самостоятельно выбрать нужные блоки и модифицировать систему в зависимости от потребностей. Например, такой экосистемой может быть Microsoft 365.

Преимущества:

• Компании выбирают уже готовые компоненты экосистемы, которые не требуют тонкой настройки каждого элемента.
• Можно сократить расходы на ИТ-специалистов, программное обеспечение и оборудование. За работоспособность таких систем отвечает не компания, а вендор.
• Платформу относительно легко настроить.
• Облачная СЭД почти не имеет границ масштабирования — компании в любой момент могут увеличить объем вычислительных ресурсов.

Основные риски:

• Невозможность влиять на серверную часть экосистемы, только с помощью специальных средств (Azure).
• Компании попадают в зависимость от доступности, скорости и надежности сети. Необходимо заранее организовать резервное соединение.
• Возникает риск утечки информации. При переходе к облачному хранению данных необходимо убедиться, что вероятность таких ситуаций минимальна. Если все настроить правильно, то надежность хранения информации в облачных дата-центрах ничуть не ниже, чем в локальных.

Почему мы разместили СЭД в экосистеме Microsoft 365

По данным аналитической компании IDC, в 2020 г. расходы на облачные услуги во всем мире увеличились на 30% относительно 2019 г. В России более 45% рынка SaaS составляют сервисы, связанные с документооборотом.

Международная исследовательская компания Gartner поставила облачную цифровизацию на первое место среди трендов цифровой трансформации офисов 2020. На втором месте — создание единого рабочего пространства, объединяющего все рабочие процессы в одном месте. Растет спрос на то, чтобы такие системы были доступны в любое время, откуда угодно и с различных устройств.

Опираясь на современные тренды, аналитику и задачи бизнеса, мы решили разместить СЭД на базе существующей SaaS-платформы Microsoft 365. Это одна из самых популярных экосистем на рынке, аудитория Microsoft Teams превышает 250 млн пользователей в месяц. В основе платформы — популярная концепция Digital Workplace, пользователям доступно множество готовых инструментов с любого устройства. Вендор развивает направление и регулярно расширяет функциональность.

Какие проблемы закрывает СЭД в MS 365

Использование облачной платформы закрывает сразу несколько стандартных проблем.

Проблема доступности системы

Пользователи хотят, чтобы все этапы работы с документами происходили в одном месте, доступном с любых устройств, откуда угодно и в любое время. Для обеспечения доступности классической СЭД, размещенной локально, нужно:

• Продумать и разработать различные интеграции.
• Продумать и разработать единое рабочее пространство.
• Реализовать кастомные механизмы и компоненты. Например, для удаленного завершения задач — функцию Lazy Approval, позволяющую согласовывать документы из электронной почты или мессенджеров, не заходя в СЭД.
• Правильно приоритизировать пожелания пользователей в условиях ограниченного бюджета.

Экосистема Microsoft 365 дает пользователям множество базовых возможностей — общие чаты, функция направления управляемых уведомлений (Action Messages) и др. Более того, облачная система изначально подразумевает доступность.

Возможный сценарий работы с СЭД на базе Microsoft: руководитель открывает сделку в Dynamics 365, создает необходимые документы и проверяет контрагентов через SharePoint, формирует задачи в Teams, отправляет их коллегам с помощью SharePoint или Teams, отслеживает выполнение в Microsoft Project, консолидирует итоговую информацию в Power BI. В результате компания получает сквозную автоматизацию и качественно новый уровень управления процессами компании.

Проблема соблюдения технических требований

При внедрении СЭД специалисты всегда передают компаниям сайзинг к системным требованиям, но отслеживать их соблюдение довольно трудно. Нагрузка на платформу и число пользователей могут превышать допустимые показатели, система может не справляться с необходимой функциональностью и т.п.

Экосистема Microsoft 365 справляется с этой проблемой благодаря легкому масштабированию. Если производительность сервиса грамотно продумана на этапе разработки, то и в дальнейшем проблем не возникнет.

Проблема обслуживания СЭД

Обычно компаниям приходится нанимать отдельного ИТ-специалиста, который отслеживает состояние серверов и сети, резервное копирование, доступность ресурсов и производительности и т.д. В данном случае для этого нет необходимости. В первый год использования облачное решение выгоднее в 6 раз, чем on-premise, и в 1,6 раз экономичнее на протяжении 5 лет владения.

За администрирование облачной СЭД отвечает Microsoft. Но компании могут самостоятельно отслеживать и управлять процессами на уровне тенанта, если возникает такая необходимость.

Возможности СЭД на Microsoft 365

Взаимосвязь сервисов в облаке Microsoft 365 позволяет закрывать большой перечень вопросов по автоматизации процессов документооборота. Ниже рассмотрим каждый из них.

Блок «SharePoint Online» позволяет просматривать, хранить, искать и выгружать документы. В этом же блоке можно создавать карточки документов с настраиваемым набором реквизитов под каждую. В SharePoint можно создать личные кабинеты для каждого пользователя облачной СЭД. В зависимости от статуса и полномочий в системе у пользователей может быть настроен персональный набор виджетов для работы.

Блок «Email» и «Отслеживание и исполнение задач» обеспечивают связность процессов и обмен документами и задачами между сотрудниками. С его помощью можно пересылать файлы, просматривать их через подключенные приложения Microsoft, при необходимости редактировать и пересылать обратно. Также можно просматривать связанные с документами задачи и помечать их как выполненные.

Блок «Отчетность» позволяет контролировать эффективность работы сотрудников и одновременно собирать консолидированные данные по ключевым показателям. Это позволяет оценить объем документооборота компании, а также объем средств и лимиты по финансовым документам, а также собирать другую статистику и уже на ее основании принимать управленческие решения.

К облачной СЭД можно подключить аналитические приложения Microsoft, включая MyAnalytics и Power BI. Это позволит более точно оценить загрузку и продуктивность сотрудников, а также извлечь данные из других систем Microsoft и сформировать более сложные отчеты, например, для отслеживания лимитов бюджетирования. Встроенные инструменты визуализации и построения дэшбордов позволяют передать агрегированные данные дальше для работы с ними как в ERP, так и в SharePoint или Teams.

Блок «Сервисы и роботы» — это встроенные инструменты автоматизации рутинных операций с помощью программных роботов (RPA — robotic process automation). Например, можно «научить» СЭД распознавать комплект входящих документов, передавать его в систему, при необходимости подписывать электронной подписью и возвращать контрагенту.

Также вы можете настроить интеграцию с внешними провайдерами ЭДО и EDI или использовать элементы AI и автоматизированные сервисы Azure. Например, Form Recognizer и Computer vision для умного сканирования и распознавания документов. Такие возможности могут быть реализованы как на базе существующего магазина готовых приложений Microsoft, так и при помощи встроенного конструктора.

Блок «Управление проектами» служит для связки документооборота с проектными историями. Его возможности с этой точки зрения шире, чем описанные в блоке «Отслеживание задач». Блок позволяет хранить вместе всю необходимую документацию в рамках проекта, а также связанные с ней корпоративные действия, мероприятия и встречи. С его помощью можно как управлять сложными проектами с большим количеством исполнителей и задач на разных уровнях как в Project, так и реализовывать более легкие решения в стиле канбан-досок.

Блок «Авторизации и Аутентификации» обеспечивает полноценную связку облачной СЭД с внутренними службами каталогов организации. Это важно для бесшовной интеграции компонентов экосистемы. Блок дает возможность пользоваться единой учетной записью в рамках всех продуктов, а также обеспечивает каждого пользователей единой средой и хранит его информацию, включая все действия в системе и настройки прав доступа.

Блок «Совместная работа с документами» поддерживает работу пользователей со всеми стандартными офисными приложениями Microsoft, включая Word, Excel и PowerPoint, из любой точки, где есть интернет. Также существует мобильное приложение для работы в системе с планшета или смартфона.

Все вместе перечисленные блоки образуют экосистему, где все сервисы и приложения находятся в рамках одной среды и не требуют интеграции между собой. В облаке возможность подключения бизнес-приложений Microsoft 365 к другим платформам либо встроена, либо является быстрой технически выполнимой задачей, особенно при наличии в арсенале разработчиков Power Platform и Common Data Model.

Каким компаниям подойдет СЭД на базе Microsoft 365

Здесь три основных варианта:

1. Международным корпорациям с лицензиями Microsoft 365, а также тем, кто работает с Teams. Фактически в таком случае у компании уже есть все необходимое для разворачивания корпоративной СЭД, покупать и внедрять сторонние системы нет необходимости.
2. Компаниям, где сотрудники привыкли работать с продуктами Microsoft, или у которых есть планы внедрения этих инструментов.
3. Бизнесу, которому требуется быстрое подключение СЭД с минимальным платежом на вход.

СЭД в облаке будет расти

Рост интереса к облачному подходу в реализации СЭД показывает, что готовых решений в современных условиях крупному бизнесу уже недостаточно. Побеждает тот, кто имеет гибкую ИТ-инфраструктуру, быстро адаптируемую и масштабируемую под текущие реалии, без существенных затрат. Развернуть и начать использовать облачную СЭД можно за считанные дни, это не требует инвестиций в оборудование, а возможности СЭД из облака не уступают локальным корпоративным продуктам.

Создание единого цифрового рабочего пространства, доступного каждому сотруднику из любой точки мира и в любое время, — необходимость, с которой сталкиваются многие компании. Экосистемы на базе облачных технологий могут стать решением этой задачи. Такие системы поддерживают бизнес-процессы растущих компаний, не становясь при этом ограничителем, как это бывает с on-premise аналогами.

Полный текст статьи читайте на CNews