Все возможности Google Docs06.10.2017 12:36

Анастасия Акимова, выпускница курса по основам вёрстки, специально для блога Нетологии написала статью о том, какие расширения и горячие клавиши упрощают использование сервиса. Статья участвует в конкурсе блога.

Google Docs — известный сервис для работы с документами, но часто его используют неэффективно. Некоторые считают, что ему достаточно базовых функций редактора. Другим не хватает времени, чтобы во всем разобраться.

Программа обучения: «Коммерческий копирайтинг: практика работы с текстом»

Правильный браузер

Работать в Google Docs эффективнее через браузер Chrome. Только в нем есть плагины, которые упрощают использование этого сервиса. Установить их можно через интернет-магазин Google.

Вот некоторые из них.

Apps Launcher — добавляет сервисы Google в меню запуска. Щёлкните
по значку рядом с адресной строкой и в открывшемся меню выберите Google Docs.

Google Документы офлайн — позволяет создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии интернета. Все изменения сохраняются при следующем подключении к сети.

Откройте главную страницу Google Docs, щёлкните по значку в левом верхнем углу и выберите «НастройкиОфлайн-режим».

Если этот режим активировать в настройках браузера, то он появится во всех сервисах Google.

Office Online — позволяет редактировать документы Microsoft Word без лишних манипуляций. Просто перенесите их в окно редактора и работайте с ними.

После установки плагина, вам нужно войти в учётную запись Microsoft Word, для этого можно использовать логин и пароль от Skype. Если не хотите этого делать, то сохраните документ в совместимом формате и работайте уже с ним.

Полезные функции

У Google Docs, как и у Google Диска, на котором он находится, много полезных функций. Рассмотрим некоторые.

Систематизация

Чтобы найти нужный документ, можно воспользоваться поиском в Google Диске. Если вы любите порядок в файлах, то вам понравятся папки. В них можно хранить документы отдельно по каждому проекту.

Чтобы изменить цвет папки, щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Изменить цвет».

Удобство систематизации в мобильности: теперь, заходя в Google Диск, вы сразу откроете нужную папку, и не нужно вчитываться в ее название.

Вернемся в Google Docs и рассмотрим те функции, что упрощают его использование.

Структура документа

Этот инструмент создаёт наглядную структуру документа, по которой можно быстро перейти к нужному месту.

Как это сделать? Откройте «ИнструментыСтруктура документа». В ней появятся ваши заголовки, если вы их правильно оформили. Если не видите их, добавьте вручную:

• выделите заголовок;
• нажмите «Обычный текст» (меню стилей);
• выберите заголовок.

Готово! Вы добавили его в структуру.

Хорошо, вы оформили все заголовки, но в структуре не видно подзаголовков. Что делать? Тоже добавить вручную. Для этого:

• выделите подзаголовок и примените к нему стиль: «Обычный текст»;
• увеличьте шрифт подзаголовка, он должен быть больше, чем остальной текст;
• примените к нему полужирное выделение.

Если хотите удалить из структуры заголовок или другой элемент, нажмите на крестик рядом с ним.

Структуру документа можно сделать оглавлением. Выберите место, куда вы хотите его вставить, нажмите «ВставкаОглавление» и выберите вид: с номерами страниц или со ссылками.

Закладка

Она запоминает нужное вам место и создаёт на него ссылку. Её можно отправлять другим пользователям, так они сразу перейдут к нужному фрагменту текста.

Как это сделать? Откройте «ВставкаЗакладка», у начала строки появится небольшой синий флажок.

На закладку можно ссылаться в тексте документа:

• выберите место, куда хотите разместить ссылку;
• нажмите пункт «Ссылка», вместо URL выберите одну из закладок в выпадающем меню;
• введите текст.

Расширенный поиск

Эта функция позволяет искать информацию, не покидая страницу документа. Поиск осуществляется по вашим документам на Google Диске и в интернете.

Как это сделать? Есть несколько вариантов:

1. Откройте «ИнструментыРасширенный поиск»;
2. Примените комбинацию клавиш «Ctrl+Alt+Shift+I»;
3. Щёлкните по значку поиска в правом углу страницы.

Если расширенный поиск применить к выделенной фразе, то сервис покажет, где она упоминается.

Нажав на кавычки возле источника, вы поставите в текст сноску на цитату.

Совместный доступ

Благодаря этой функции Google Docs стал популярен. С её помощью над документом могут работать несколько человек из любой точки мира. Для начала настройте к нему доступ.

Как это сделать? Откройте вкладку «Настройки доступа» и выберите режим доступа:

• по ссылке — документ доступен для всех, у кого есть ссылка;
• по приглашению — документ доступен для определённого числа аккаунтов Google, на их почту придёт оповещение;
• для всех в Интернете — все пользователи могут просматривать документ, перейдя по ссылке. Вы можете разрешить редактирование. Для этого перейдите в настройки «Совместного доступа» и поставьте галочку «Включить (для всех в Интернете)».

Здесь же можно выбрать права доступа:

• просматривать — только читать документ;
• комментировать — только оставлять комментарий и советовать правки;
• редактировать — полный доступ к документу.

Настроили доступ? Можно приступить к совместной работе.

Совместная работа

Обычно она ведется с помощью комментариев. Они появятся на правой боковой панели.

Через комментарии можно обмениваться замечаниями по тексту или предлагать свой вариант неудачного фрагмента.

Как это сделать? Выделите часть текста и нажмите на значок, который появится с правой стороны страницы.

Есть другой способ. Выделите часть текста, вызовите контекстное меню, выберите пункт «Оставить комментарий».

Если хотите убрать комментарий, то выберите пункт «Вопрос решён». Он переместится в архив и пропадёт с боковой панели. Чтобы просмотреть его, нажмите на кнопку «Комментарии» рядом с «Настройками доступа».

Режим «Советовать»

При редактировании текста с помощью комментариев визуально не видны изменения. Намного эффективнее работать в режиме «Советовать».

Как это сделать? На панели инструментов найдите значок в виде ручки, нажмите на него и выберите «Советовать» в открывшемся меню.

Теперь вы не редактируете текст, а предлагаете правки. Выделите текст, предложите исправления: фрагмент перечеркнет зеленая черта, а рядом будут отображаться правки. Визуально они напоминают комментарии, в них записано, что и как нужно изменить. Есть возможность давать пояснения к правкам.

Чтобы правки вступили в силу, их надо принять. Если вы одобрите изменения, то они полностью заменят старый текст, если отклоните, то правки удалятся.

Работа с изображениями

Google Docs предоставляет много возможностей для редактирования изображений. Рассмотрим некоторые из них.

Выделите изображение и нажмите «Дополнительно» на панели инструментов. В появившемся меню выберите: «Настройки изображения» или«Загрузить изображение».

Бывает, что нужно вытащить картинки из документа.

Как вытащить картинки из Google Docs? Откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Скачать какВеб-страница (HTML, ZIP-архив)». В созданном архиве будет папка со всеми картинками из документа, пронумерованными по порядку размещения в статье.

Если вам прислали документ с расширением .doc, сохраните его в формате .docx и переименуйте расширение файла в.zip. В получившемся архиве вы найдёте необходимые картинки (*.zip\word\media).

Горячие клавиши

В Google Docs есть много быстрых клавиш, они доступны в меню «СправкаБыстрые клавиши» или через сочетание клавиш «Ctrl+/». Рассмотрим некоторые из них.

Сервис

Ctrl + O — открыть новый документ или другой файл на Google Диске;
Alt + / — поиск по меню (во всех меню Google Docs).

Навигация

Alt + F — меню Файл;
Alt + F + N — создать документ или другой файл;
Alt + I — меню Вставка;
Alt + T— меню Инструменты;
Alt + N — меню Дополнения;
Ctrl + Shift + Y — открыть словарь;
Ctrl + Shift + C — статистика;
Ctrl + Alt + Shift + H — показать историю изменений.

Форматирования текста

Ctrr + A — выделить весь текст;
Ctr + B — полужирное начертание. Чтобы его отменить, дважды примените его к уже выделенному тексту;
Ctr + I — курсив;
Ctr + U — подчеркивание;
Ctrl + / — очистить форматирование.

Форматирование абзаца

Ctrl + Alt + 0 — применить обычный текст;
Ctrl + Al t+ 1 — заголовок 1;
Ctrl + Alt + 2 — заголовок 2;
Ctrl + Alt + 3 — заголовок 3;
Ctrl + L — выравнивание по левому краю;
Ctrl + E — выравнивание по центру;
Ctrl + Shift + 7 — переключить нумерованный список;
Ctrl + Shift + 8 — переключить маркированный список.

Редактирование

Ctrl + K — вставить ссылку;
Ctrl + F — поиск в документе;
Ctrl + H — найти и заменить;
Ctrl + Alt + F — вставить сноску;
Ctrl + Alt + M — оставить комментарий;
Ctrl + Z — отменить действие;
Ctrl + Y — повторить действие.

Собственные горячие клавиши

Google Docs дает возможность создавать собственные горячие клавиши с помощью функции «Автоматическая замена». Чтобы ее включить, перейдите в меню «ИнструментыНастройки».

Инструмент дает возможность устанавливать собственные быстрые клавиши для автоматической подстановки слов, фраз или других символов, например, для замены дефиса длинным тире. Добавьте слова, в которых часто ошибаетесь, и Google Docs автоматически их исправит без запуска проверки правописания.

Плагины для эффективной работы

В Google Docs много плагинов. Чтобы их установить, откройте вкладку «ДополненияУстановить дополнение».

Плагины классифицированы по разделам:

• Бизнес-инструменты.
• Образование.
• Работа.
• Социальные сети и общение.
• Утилиты.

Из списка выберите приложение и установите его. После этого оно привяжется к вашему аккаунту и будет всегда работать. Все установленные плагины доступны на панели инструментов во вкладке «Дополнения». Рассмотрим самые полезные из них.

Docs to WordPress — помогает отправлять любой документ из Google Docs прямо в записи Администратора вашего сайта на WordPress.

Перед началом работы авторизируйтесь. Нажмите «ДополненияDocs to WordPressManage WordPress SitesEdit», в появившейся форме введите данные вашего аккаунта на WordPress. Теперь можно отправлять документ. Откройте вкладку «Дополнения» и перейдите в «Docs to WordPressPublish».

URL Shortener — позволяет сокращать ссылки на Google Docs.

Texthelp Study Skills — выделяет текст маркером и переносить выделенный текст в отдельный Google Doc. Для этого нажмите на вкладку «Collect Highlights». Документ создается автоматически.

OpenHere — ставит маркер в нужном месте и при следующем открытии документа перемещает к нему, избавляя от прокрутки. В отличие от «Закладки» маркер не видно в тексте.

Table Of Contents — позволяет создать оглавление документа на правой боковой панели. С его помощью можно быстро перемещаться по заголовкам текста. Этот плагин похож на функцию «Структура документа».

В оглавлении отображаются только заголовки, созданные форматированием. Плохой тон создавать их увеличением шрифта.

EasyBib — позволяет добавлять цитаты прямо в документ.

В правой боковой панели приложение покажет, где встречается цитата: книга, веб-сайт, статья.

Выберите то, что найдёте и создайте список литературы в конце документа. Это приложение работает только с английскими источниками.

Remove Line Breaks — помогает удалить разрывы строк в выбранном тексте.

Track My Words — помогает отслеживать количество слов в минуту и ежедневную норму, дает возможность просматривать статистику в диаграммах и графиках. Перед началом работы необходимо:

1. Зарегистрироваться на сайте: https://www.trackmywords.com (бесплатно).
2. Ввести полученный лицензионный ключ в приложении в Google Docs.

Чтобы начать отслеживать статистику слов, выберите «ДополнениеTrack My Words Start Tracking WPM».

Make Urls Clickable — преобразует все URL-адреса в документе в ссылки. Этот плагин полезен, когда нужно вставить текст с большим количеством URL-адресов. Обычно, чтобы сделать из них ссылки, приходится вручную нажимать клавишу «Enter» после каждого адреса. Это слишком долго. Плагин преобразует их одним щелчком мыши.

Word Cloud Generator — создает облако тегов из слов, которые часто повторяются в тексте. Приложение работает только со словами на латинице.

Thesaurus — показывает синонимы, антонимы и многое другое. Можно заменять выбранное слово термином из приложения. Поддерживает русский язык.

Preview Markdown — предварительный просмотр в режиме реального времени с подсветкой синтаксиса в боковой панели.

Специальные возможности для разработчиков

Если вы знаете язык JavaScript, то можете добавлять в Google Docs функции, которых нет в самом сервисе. Для этого используйте инструмент Google Apps Script.

В нем можно создавать собственные приложения, которые будут взаимодействовать как с сервисами Google, так и со сторонними онлайн-сервисами.

Он находится во вкладке «ИнструментыРедактор скриптов».

Более подробную информацию можно найти на специальном разделе.

Главное — правильно настроить

Google Docs — это удобный и гибкий сервис для работы с документами. Настройте его для задач и проектов, применяя встроенные функции, горячие клавиши и плагины. Используйте его возможности, чтобы повысить продуктивность.

Читать еще: «Как работать над текстом и не облажаться»

Расскажите, какие вы знаете секреты использования Google Docs?

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.

Полный текст статьи читайте на Нетология