Тенденции развития комплексных систем управления закупками: требования бизнеса к автоматизации закупочных процессов01.08.2024 14:46

Закупочная деятельность — типовой бизнес-процесс для компании любого масштаба и сферы деятельности, а также, как правило, основная статья расходов. Благодаря цифровым решениям каждый этап этого процесса может стать максимально быстрым, прозрачным и контролируемым, что позволит компании добиться минимизации рисков и снижения издержек. О том, какие требования предъявляют бизнес-заказчики к программным продуктам для управления закупками и что в целом определяет перспективы развития информационных технологий в этой сфере, рассказывает директор Департамента закупок и финконтроля БФТ-Холдинга Рустам Ардавов.

Особенности закупок в сегменте B2B

Как правило, коммерческие структуры при проведении закупок могут самостоятельно определять условия, формировать правила выбора победителя конкурсной процедуры, условия заключения договора и т.д. С одной стороны, это дает им больше свободы, но с другой — и рисков становится гораздо больше.

При этом ряд коммерческих структур обязан придерживаться основ законодательного регулирования не только в рамках Гражданского, Налогового кодексов, 135-ФЗ «О защите конкуренции» и т.д., но и 223-ФЗ.

Сам закупочный процесс состоит из множества этапов, в которых заняты различные подразделения компании, а также сторонние участники. На этом пути встречается большое количество типовых бюрократических процедур, которые могут сильно повлиять на скорость проведения закупки, а также повышают вероятность ошибки: это, например, «ручное» сравнение цен, проверка соответствия технического задания коммерческим предложениям поставщиков, подготовка и согласование документов. И, конечно, один из главных факторов — это многокомпонентный контроль соответствия установленным в компании требованиям, в том числе закрепленным в положении о закупках.

Повысить эффективность решения таких задач могут современные цифровые инструменты. Один из них — комплексная информационная система организации процесса закупок «БФТ.Закупки» разработки БФТ-Холдинга. Она позволяет автоматизировать все процессы проведения закупок, учитывая нюансы закупочной деятельности любой компании. Программный продукт легко встраивается в существующий ИТ-ландшафт, становясь «единым окном» и обеспечивая максимальную оперативность и прозрачность закупочных процедур.

Ключевые тренды развития систем управления закупками

Организация закупочной деятельности в компаниях может меняться, поэтому система управления закупками должна уметь быстро реагировать на эти изменения. Сотрудники компании должны работать с актуальными номенклатурными справочниками, быстро находить нужную информацию во внутренних и внешних источниках, с помощью цифровых инструментов анализировать рыночные предложения, быстро адаптироваться к новым условиям. Все эти потребности формируют основные тренды в области создания ИТ-продуктов для управления закупками. Главные из них:

1. Импортозамещение

Для любого бизнеса чрезвычайно важна бесперебойная работа ИТ-инфраструктуры, обеспечивающая ключевые бизнес-процессы: в случае любого сбоя компания теряет деньги и репутацию. С 2022 года тренд на импортозамещение ИТ-решений затрагивает практически все процессы организаций, и корпоративные закупки в этом плане — не исключение.

Привычные зарубежные вендоры, например, такие как SAP и Oracle, прекратили поддержку своих программных продуктов у клиентов из России, поэтому бизнес столкнулся с необходимостью замены привычного софта. Выбирая отечественные аналоги среди доступных на рынке продуктов, бизнес учитывает удобство их использования, функциональность, интеграционный потенциал и возможности кастомизации. Поэтому тенденция к переходу от санкционных западных программных продуктов на более надежные технологически независимые отечественные решения в бизнес-среде так же актуальна, как и в госсекторе. Система «БФТ.Закупки» полностью подходит под задачи импортозамещения.

Это решение российской разработки, входящее в реестр отечественного ПО Минцифры России. Регистрация в реестре подтверждает, что продукт учитывает все требования законодательства к информационной безопасности, защите данных и соответствует концепции технологического суверенитета.

2. Low-code платформы

Наличие возможности самостоятельно настраивать бизнес-процессы в системе управления закупками — важный критерий для заказчиков при выборе программного решения. Современная система управления закупками должна уметь быстро и гибко адаптироваться под все происходящие на уровне закупочной деятельности компании изменения. Это становится возможным за счет применения low-code подхода — он сокращает сроки разработки, адаптации системы и, как следствие, затраты на ее эксплуатацию. Возможность адаптироваться под самые разные сценарии применения таким цифровым решениям даёт модульная архитектура.

Отличительной особенностью системы «БФТ.Закупки» является возможность максимальной кастомизации и автоматизации рутинных действий сотрудников. При этом поддерживается требуемый объем контрольных опций в зависимости от регламента закупок, утвержденного в конкретной компании. Использование low-code инструментов позволяет в процессе внедрения системы «БФТ.Закупки» легко произвести все доработки, необходимые для адаптации продукта под потребности конкретного заказчика.

3. Искусственный интеллект в закупках

Технологии ИИ в сфере управления закупочной деятельностью в первую очередь используются для повышения качества рутинных и операционных процессов, поэтому среди востребованных функциональных возможностей на базе ИИ можно отметить: интеллектуальные конструкторы документов, автоматическую проверку технического задания на соответствие регламентирующим требованиям или проекта договора — на соответствие требованиям юридической техники, определение начальной и максимальной цены контракта: поиск информации о цене товара, выбор подходящих предложений и многое другое. Эти и другие интеллектуальные технологии оптимизируют закупочный процесс в рамках системы «БФТ.Закупки».

4. Централизация закупочной деятельности

Со стороны организаций, имеющих разветвленную филиальную сеть, наблюдается интерес к построению системы закупок по централизованной модели. В этом случае система управления закупками становится универсальным инструментом, который позволяет организовать сквозной бизнес-процесс закупок и централизованный контроль над ним в едином цифровом пространстве. При этом система комплексно закрывает типовые потребности закупщиков.

В частности, это ведение справочников номенклатуры (в том числе получение данных из внешних источников, их нормализация и дедупликация), консолидация потребностей в товарах, работах и услугах, поиск потенциальных поставщиков, запрос и получение их ценовых предложений, формирование базы надежных поставщиков, подготовка и согласование закупочных документов, непосредственно проведение закупок разных типов (на электронных торговых площадках, через электронные магазины, у единственных поставщиков и т.д.), обеспечение работы коллегиальных органов, поддержка процесса заключения и исполнения договоров.

Но часть процессов в каждой компании имеет специфику: это касается, например, наполнения справочников номенклатуры, индивидуальных форм и шаблонов документов, процедуры согласования и сценарных бизнес-моделей работы подразделений. Всё это должно учитываться и настраиваться в системе.

5. Цифровая трансформация системы закупок

Многие заказчики внедряют собственную стратегию цифровой трансформации, где отдельное место занимает автоматизация полного цикла управления закупками на базе отечественных решений. Учитывая разнообразие на рынке SRM-систем, заказчики в первую очередь отдают предпочтение тем системам, чей функционал снижает трудозатраты специалистов по закупкам: максимально исключает «ручные» операции, помогает вести сотрудников по закупочному процессу и не допускать ошибок. Любая неточность или отклонение от законодательных требований или требований положения о закупках компании может быть чревата административными взысканиями.

6. ЕНСИ и нормализация номенклатуры

Тренд на построение единой базы нормативно-справочной информации сегодня наблюдается во всех сферах бизнеса, не только в рамках процесса управления закупками. Клиенты понимают необходимость создания централизованной ЕНСИ. Это позволяет решить проблему с множеством разрозненных справочников в компании и привести в порядок номенклатуру. Современная система управления закупками должна легко вписываться в текущий ИТ-ландшафт и иметь функциональные возможности для обмена данными.

Функциональные требования пользователей к SRM-системам

Потребность в эффективной автоматизации закупочной деятельности связана с необходимостью ускорения процессов, повышения прозрачности и контроля над закупками, а также с минимизацией рисков и снижением издержек. Прежде всего востребована функциональность, которая может автоматизировать наиболее трудозатратные процессы. Среди них:

1. Подготовка закупки

В самом начале, на этапе формирования потребностей, система закупок должна предоставлять инструменты сбора запросов структурных подразделений на закупку товаров, работ или услуг с возможностью последующего планирования закупок на их основании.

Планирование закупочной деятельности в зависимости от масштаба оборотного цикла компании, особенно в условиях распространения на компанию законодательного регулирования по 223-ФЗ, требует поддержания системой закупок возможности формирования проекта плана закупок до получения информации о публикации предыдущей версии, в том числе проходящей стадию оценки и мониторинга соответствия планов в Единой информационной системе в сфере закупок.

В системе «БФТ.Закупки» эти функции поддерживаются в рамках подсистемы «Планирование закупок». Помимо прочего, она обеспечивает формирование различных вариантов плана закупок товаров, работ и услуг, использование для этого шаблонов типовых значений сведений, хранение версий плана закупки с возможностью сравнения версий и отображения изменений, формирование плана закупок на основании утвержденных и согласованных потребностей, с учетом возможности последующего обновления данных при изменении, автоматическую проверку доступного остатка финансового обеспечения. Это позволяет заказчику быстрее реагировать на изменения и обеспечить гибкость в планировании закупочных процессов.

2. Расчёт и обоснование начальной цены

Основополагающим является автоматизация процесса обоснования начальной (максимальной) цены договора (НМЦ), что позволит использовать ценовую информацию из реестра ранее исполненных договоров, а также из публичных оферт и новых коммерческих предложений поставщиков. Это важно для определения объективных условий предстоящей закупки.

3. Подготовка документов

Подготовка проектов документов (извещения о закупке, технического задания, договора) обычно требует от специалистов описания объекта закупки, ручного заполнения одной и той же информации в разных связанных документах, поиска примера документа по идентичной закупке, внесения различных корректировок в уже готовые документы. Система «БФТ.Закупки» предлагает несколько возможных сценариев: добавление объектов из готового справочника продукции с типовыми характеристиками, использование шаблонов документов с предварительно внесенными туда описаниями, конструктор документов. Данный инструментарий позволяет автоматизировать формирование требуемых документов.

4. Согласование документов

В процессе согласования подготовленных проектов документов тоже есть свои трудности. Они связаны, например, с определением регламента согласования, с проверкой документации на предмет корректного заполнения (практика показывает, что часто при ручном вводе выявляются неточности в заполнении одинаковых переменных), с процедурой последовательных согласований, которая зачастую проходит в несколько кругов. Использование шаблонов документов на стадии подготовки уже снимает часть этих проблем: вероятность ошибок в них сведена к минимуму. Соответственно, количество согласований и доработок — тоже будет минимальным.

5. Маршрутизация документов

Для корректной маршрутизации документа между ответственными лицами в «БФТ.Закупки» поддерживается возможность параметризированной настройки с использованием справочника маршрутов согласований, а также применение технологического решения BPMS (Business Process Management Service). Последний инструмент поддерживает опцию маршрутизации предустановленных задач и рассылки уведомлений, справляясь с построением даже самых сложных и ветвистых маршрутов, в том числе предполагающих запуск параллельных процессов.

6. Интеграция с другими информационными системами

Также в зависимости от имеющегося ИТ-ландшафта у заказчика возникает потребность в интеграции с системами электронного документооборота (СЭД) и управления предприятием (ERP). Система «БФТ.Закупки» позволяет пользователям быстро получать из смежных систем необходимые для обеспечения синхронизации данные, поддерживать взаимодействие компании с контрагентами. Механизмы интеграции обеспечивают обмен данными о закупках с веб-порталами, бухгалтерскими, финансовыми, складскими и другими информационными системами.

7. Процесс размещения на ЭТП

Значительного внимания требует этап проведения закупок, ранее согласованные требования, закупочная документация должны в неизменном виде быть размещены на электронных торговых площадках (ЭТП) и электронных маркетплейсах (ЭМ). Данное требование обеспечивается в системе «БФТ.Закупки» посредством встроенного процесса интеграции с ЭТП и ЭМ, который поддерживает двухсторонний обмен с указанными системами, в том числе прием данных по заключенным по результатам таких закупок договорам. Это позволяет заказчику, повышая конкуренцию, обеспечивать лучшие условия для закупок, при этом процесс исполнения таких договоров также становится контролируемым и управляемым.

Работа коллегиальных органов и процесс формирования отчетности в свою очередь сопряжены с необходимостью обращения к различным источникам данных, и как следствие, значимыми затратами времени. В целях поддержки данных процессов в системе «БФТ.Закупки» встроен инструмент проверки контрагентов, который помогает выявить недобросовестных поставщиков. А подготовка регламентной и управленческой отчетности обеспечивается аналитической поддержкой с формированием многомерной визуализации в виде инфографики и OLAP-анализом (Online Analytical Processing — аналитика больших массивов данных).

Уже после проведения закупки система «БФТ.Закупки» предоставляет возможности контроля хода исполнения договоров, заключенных на любых основаниях, посредством ведения соответствующих реестров. В случае организационно распределенной компании единая база данных системы консолидирует все процессы закупок, осуществляемых всеми дочерними структурами.

Наконец, немаловажное значение при выборе решения для управления закупочной деятельностью имеет и планомерное развитие продукта по понятной дорожной карте и качественная сервисная поддержка системы «БФТ.Закупки».

Опыт внедрения SRM-систем

Одним из примеров применения вышеуказанных подходов является проект внедрения SRM-системы «БФТ-Закупки» в «Ростелекоме», который реализуется специалистами БФТ-Холдинга в текущем году.

При реализации проекта будет полностью автоматизирован весь цикл закупок: процессы планирования, формирования, согласования, осуществления закупок, исполнения договоров, мониторинга закупок, контроля в сфере закупок и иных функций, предусмотренных Федеральным законом 223-ФЗ и положением о закупках товаров, работ, услуг «Ростелекома».

В рамках проекта создается единый цифровой контур автоматизации закупочного процесса в ИТ-ландшафте «Ростелекома» и его дочерних предприятиях. В целях обмена необходимой информацией и документами будет обеспечена интеграция с различными внешними системами, включая Единую информационную систему (ЕИС) в сфере закупок, электронные торговые площадки (ЭТП) и Государственную информационную систему «Независимый регистратор». Кроме того, система «БФТ.Закупки» будет взаимодействовать с внутренними системами заказчика, такими как система бюджетного учета предприятия (для контроля финансовых показателей), системой электронного документооборота (для обеспечения процессов регистрации согласованных в системе «БФТ.Закупки» документов), сайт (для размещения информации о закупках). Одним из важных этапов также является внедрение автоматизированного инструмента для гибкого, оперативного и достоверного формирования аналитической информации и отчетности на основе данных SRM-системы «БФТ.Закупки», в том числе в интеграции с существующей BI-системой «Ростелекома».

Важно также отметить, что внедрение комплексного решения по автоматизации закупочной деятельности «БФТ.Закупки» в «Ростелекоме» обеспечит сквозной процесс проведения закупок, позволит достичь экономии средств при осуществлении закупок, повысит скорость и прозрачность проведения закупочных процедур, повысит качество сервиса для внутренних заказчиков, снизит риски нарушения действующего в РФ законодательства в сфере проведения закупок.

Какой должна быть современная SRM-система

Автоматизация закупочных процессов должна осуществляться с учетом актуальных тенденций рынка, требований законодательства и внутренних регламентов бизнеса. Современная система управления закупками нацелена на комплексное сопровождение этого процесса, предоставление удобных инструментов для всех его участников, возможности оперативного реагирования и соответствующей своей адаптации на каждом этапе закупочной деятельности. Она поддерживает интеграционные механизмы со смежными системами заказчика и внешними ресурсами, электронными торговыми площадками, а также является полностью отечественной разработкой. Система «БФТ.Закупки» удовлетворяет всем этим требованиям.

■ erid: LjN8Jwxa3Рекламодатель: ООО «БФТ-Проект»ИНН/ОГРН: 7713721953/1117746030368

Полный текст статьи читайте на CNews