«Сургутнефтегаз» переносит миллион документов в электронный архив02.09.2020 10:15

02.09.2020, Ср, 09:55, Мск

Ежегодно более миллиона документов «Сургутнефтегаза» будут переноситься в долговременный архив. Для этого используется решение Directum, обеспечивающее юридическую значимость документации и соблюдение требований законодательства.

Нефтегазовый холдинг выстроил долговременный архив на базе системы Directum для документов с разной длительностью хранения, обеспечив их юридическую значимость на период до 75 лет.

«Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших вертикально интегрированных компаний России

«Сургутнефтегаз» более 5 лет использует систему Directum для цифровизации процессов и управления документооборотом. В 2017 г. началась проработка требований к проекту по архивному хранению и уничтожению электронных документов. Стояла задача организовать хранение с учетом законодательства, масштабов компании и корпоративных стандартов, тем самым обеспечив:

• постоянное и временное хранение электронных документов в форматах, утвержденных в компании;
• воспроизводимость (в том числе при смене информационной системы) и юридическую значимость документов в течение всего срока хранения;
• своевременное уничтожение документов согласно законодательным актам Российской Федерации и внутренним нормативным документам компании;
• разгрузку информационных систем компании за счет передачи документов в систему хранения электронных документов.

О том, как были решены методические и технические вопросы в проекте внедрения долговременного архива в «Сургутнефтегазе», представители компании расскажут на эксклюзивном вебинаре 10 сентября. Зарегистрируйтесь, участие бесплатное.

Подготовка к организации долговременного хранения

Работы по проектированию хранилища электронных документов проводились совместно командами «Сургутнефтегаза» и Directum. Они проходили в два этапа, по итогам которых были проработаны методические и организационные вопросы, а также реализованы технологии комплектования архива, выдачи документов во временное пользование, выгрузки по запросам, обеспечения юридической значимости (проверки и усовершенствования электронной подписи по стандарту CAdES) и проверки сохранности и уничтожения документов после окончания срока хранения.

Концепция организации хранилища

Обеспечение юридической значимости документов

В Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится о том, что на момент проверки электронной подписи сертификат электронной подписи (ЭП) должен быть действующим либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания документа.

После согласования и подписания документа системы-источники обращаются к специальной службе штампов времени, чтобы зафиксировать доверенное время подписания. После фиксации доверенного времени система направляет запросы в удостоверяющий центр «Сургутнефтегаза» для проверки действительности сертификата подписанта и в удостоверяющий центр «КриптоПРО» для проверки действительности сертификата службы штампов времени.

Для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач методического, организационного и технического характера

Затем данные о доверенном времени подписания и доказательства действительности сертификатов включаются в состав ЭП согласно стандарту CAdES. Это позволяет в дальнейшем проверить подлинность ЭП в режиме офлайн, без обращения к удостоверяющему центру.

Использование штампа (метки) времени закреплено в Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи».

Решение задачи воспроизводимости документов

С течением времени информационные системы обновляются, меняется программное обеспечение и оборудование. При организации долгосрочного хранения необходимо обеспечить возможность обращения к документам на протяжении всего срока их хранения, независимо от этих изменений.

Согласно рекомендациям ВНИИДАД в систему ХЭД документы передаются в виде ZIP-контейнеров, которые содержат в себе оригинал документа, XML-файл с атрибутами документа, а также открепленные электронные подписи в формате CAdES-XL и документ в формате PDF/A. Формат PDF/A является международным форматом архивного хранения и поддерживается многими производителями программного обеспечения именно с этой точки зрения. Все эти требования учтены в решении Directum «Долговременный архив».

В проекте необходимо было решить вопрос не только самой архивной системы, но интеграции со всей информационной экосистемой предприятия. Это можно считать отдельным подпроектом интеграции, в котором решались следующие задачи:

• формирование в различных системах документов для выгрузки в необходимом формате
• поддержка правил комплектования в архивные дела в соответствии с номенклатурой
• генерация информации о правах и электронных подписях
• приведение к единому формату атрибутивной информации и т.д.

Результаты проекта

Проект в «Сургутнефтегазе» — один из первых в России успешных запусков системы долгосрочного хранения электронных документов. По предварительной оценке, количество документов, планируемое к передаче в хранилище, будет составлять более миллиона в год.

Планы развития

Учитывая, что с каждым годом доля электронных документов в «Сургутнефтегазе» растет, а на федеральном уровне происходят различные изменения в области регулирования хранения документов (по некоторым направлениям правительство идет на увеличение сроков хранения документов, прорабатывается вопрос по цифровой копии документов, решение которого позволит отказаться от их хранения на бумажном носителе за счет использования скан-копий и т.д.), можно с уверенностью сказать, что решения для долговременного хранения имеют широкие перспективы развития.

В ближайших планах компании — тиражирование решения на новые виды электронных документов, а также использование системы для долговременного хранения скан-копий документов.

Задайте вопрос о деталях проекта на эксклюзивной онлайн-встрече с представителями «Сургутнефтегаза» 10 сентября. Необходимо зарегистрироваться, участие бесплатное.

Полный текст статьи читайте на CNews