СЭД Documino — о трендах на рынке электронного документооборота13.08.2024 13:16

Системы электронного документооборота играют важную роль в управлении информацией, автоматизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы организации, и на сегодняшний день современные СЭД — не только системы автоматизации процессов документооборота, но и платформы корпоративных коммуникаций. Каким трендам должны следовать современные СЭД, чтобы корпоративные коммуникации стали эффективнее? На базе платформы СЭД Documino компании «АйДи — Технологии управления» рассмотрим основные особенности.

СЭД должны быть быстрыми

В настоящее время требования к системам у пользователя значительно возросли, а толерантность к медленной работе значительно снизилась. Сейчас крайне важно, чтобы ничего не приводило к задержке работы: высокая скорость обработки документов, автоматизация процессов, быстрый доступ и мгновенное взаимодействие между сотрудниками и другими участниками документооборота — вот на что следует обращать внимание при работе с СЭД.

Именно поэтому мы уделяем вниманиепроизводительности и юзабилити. Большинство пользователей отмечают значительное увеличение скорости работы и быстрый отклик после перехода на СЭД Documino.

Если обратиться к цифрам, то при одновременной работе 5 тысяч пользователей время открытия карточки документа, включая pdf-образ, составляет 2 секунды, переход по вкладкам — до 1 секунды, что обеспечивает высокую скорость транзакций.

Кроме того, значительно увеличивает скорость обмена информацией интуитивно-понятный интерфейс: пользовательские элементы на своих местах с цветовыми акцентами, пользовательские операции содержат минимальное количество кликов. Таким образом на каждом этапе жизненного цикла документа пользователю осуществляется целевая подача информации.

Мобильность — путь к преимуществу

К скорости принятия решений в современных условиях высокого ритма работы можно смело добавить мобильность, и, конечно же, мобильный доступ к СЭД не стал исключением. Это повышает эффективность работы организации, сокращает время на принятие решений и улучшает общий уровень взаимодействия между сотрудниками. Если каждый сотрудник будет иметь мобильный доступ к документам, то коллективная работа станет намного эффективнее.

Мобильное приложение Documino обеспечивает доступ в информационные системы организации с любого устройства и из любой точки мира. Благодаря этому сотрудники могут быть постоянно на связи и своевременно отправлять и получать необходимую информацию для принятия решений и выполнять требуемые действия по процессам.

Современные СЭД — не только СЭД

Весь мир идет по пути все более гибких методологий как проектного, так и процессного управления. Корпоративные коммуникации также испытывают потребность в преодолении бюрократизма. Чрезмерная формальность, избыточное количество бумажной работы и сложные иерархические структуры могут сильно затормозить процесс принятия решений и взаимодействия между сотрудниками.

Преодоление бюрократизма требует комплексного подхода со стороны руководителей и специалистов по внутренним коммуникациям. Важно создать открытую и прозрачную культуру общения, где каждый сотрудник будет иметь возможность высказать свое мнение и предложить свои идеи без страха перед критикой или негативными последствиями.

Также необходимо упростить процессы принятия решений, убрав избыточные процедуры и документооборот, а также создать более гибкие и адаптивные структуры управления. Важно помнить, что основной целью борьбы с бюрократизмом должно быть улучшение эффективности работы организации и повышение уровня удовлетворенности сотрудников и внешних контрагентов.

Именно для этого мы реализуем в нашей системе СЭД функции, не совсем относящиеся к документообороту, но напрямую связанные с организацией корпоративного общения. К примеру, возможность организовывать совещания, как формальные в виде плановых заседаний корпоративных органов, так и неформальные рабочие и технические встречи.

Кроме того, система позволяет обмениваться сообщениями в виде дискуссии по определенному документу или вопросу и по аналогии с мессенджерами бесконтекстно в личной переписке, поддерживает функции коллективной работы по задачам и обеспечивает доступ к архивным документам, включая многоуровневое хранение и возможность передачи данных во внешние информационные системы.

Искусственный интеллект

Тренд на ИИ не обошел стороной и СЭД. С появлением искусственного интеллекта у систем электронного документооборота расширяются возможности, предоставляя новые и уникальные инструменты для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, среди которых — возможность автоматического распознавания документов, прогнозирование просрочек и исполнительной дисциплины, автоматическое заполнение карточек документа на основе исторического опыта, автоматические цепочки выполнения определенных бизнес-процессов.

Над этим мы сейчас активно работаем и с каждой новой версией расширяем круг использования умных алгоритмов, упрощающих работу пользователей нашей СЭД.

Производительность и масштабируемость как сигнал развития

Объем информационных данных и контента в любой компании с каждым годом растет и с расширением функционального объема требования к производительности также возрастают. Масштабируемость СЭД обеспечивает адаптивность системы к растущим потребностям организации без значительных затрат на обновление оборудования или программного обеспечения. Это помогает сэкономить деньги и ресурсы компании.

Решение Documino изначально разработано специально для крупных холдинговых предприятий с большим количеством пользователей, со сложными, глубоко интегрированными в ИТ-ландшафт бизнес-процессами, а также с большим количеством уровней принятия управленческих решений. Именно этот подход позволяет организациям, эксплуатирующим Documino, подключать к системе неограниченное количество пользователей, путем горизонтального наращивания вычислительных мощностей. Наше крупнейшее внедрение включает в себя более 75 тысяч пользователей по всей России, и эти цифры — далеко не предел возможностей.

Таким образом, обращая внимание на последние тенденции развития систем электронного документооборота и активно внедряя их в свою деятельность, можно обеспечить эффективное управление документами, уменьшить временные затраты на обработку информации, повысить безопасность данных, увеличив при этом конкурентноспособность на рынке.

Полный текст статьи читайте на CNews