Регламент ведения электронных папок в корпоративной системе управления проектами группы.
Необходимо место сервере не менее 20 гб, также дополнительно необходимо предусмотреть системы архивации проектной документации и правила хранения архивов проектов на жестких и гибких носителях.
Все файлы папки системы управления проектами группы доступны на чтение специалисту по проектному управлению управления контроллинга, начальнику управления контроллинга, финансовому директору и директору группы.
Все файлы папки теория проектного управления доступны на чтение всем сотрудникам группы.
Создаются Рабочие папки по теории проектного управления, по организации управления проектами в ксуп, по каждому из проектов группы, архивы проектов, best practice).
Права на создание подпапок в корневых каталогах проектов имеют руководитель и администратор проекта, права на запись и редактирование своих файлов в проекте имеют все участники проекта, права на чтение документов по проекту имеют, администратор проекта, руководитель проекта, участники проекта в рамках полномочий своей роли в проекте.
По каждому из проектов административно создаются следующие подпапки: 1 Нормативная документация по проекту — администратор «складывает» утвержденные устав проекта, содержание проекта, другие нормативно-регулирующие документы в соответствии с корпоративным стандартом управления проектами. За структуру этой папки отвечает руководитель проекта от Компании. Складывает туда файлы администратор.
2. Создаются папки Решения РО (рабочих органов Проекта), в которую администратор «складывает» утвержденные решения (в том числе, и проектные, протоколы и планы совещаний по проекту). За структуру этой папки отвечает руководитель проекта от Компании. Складывает туда файлы администратор. На эти подпапки всеми правами наделен только администратор.
3. Создается папка Планы по Проекту, за общую структуру которой отвечает руководитель проекта от Компании. В корень папки документы могут класть руководители проекта и администратор.
4. Подпапка Бюджет проекта. Структура и файлы за руководителем проекта и администратором.
5. Подпапка Отчеты по проекту. Структура — руководитель проекта от Компании, файлы — руководители проекта и администратором.
6. Подпапка ФИО участника проекта — личная папка каждого из участников проекта. Структура — индивидуальная для каждого участника, файлы — доступ на запись только у конкретного участника, на чтение у, администратора и руководителя проекта.
7. По желанию руководителя проекта и администратора в проекте могут создаваться как подпапки со сферами деятельности конкретных участников проекта, так и в соответствии с предметными областями управления проектами (управление рисками проекта, управление коммуникациями, управление качеством, управление поставками и т.д.)
8. Подпапка Открытые вопросы. По идеи это один или несколько (по месяцам) файлов, в которые писать могут все члены проекта.
Папка теория проектного управления находится в корневом каталоге ксуп, Права на запись имеют специалист по проектному управлению управления контроллинга, начальник управления контроллинга. Права на чтение имеют все сотрудники группы.
Папка организация управления проектами находится в корневом каталоге ксуп , Права на запись имеют специалист по проектному управлению управления контроллинга, начальник управления контроллинга. Права на чтение имеют начальники функциональных отделов, все участники всех проектов группы.
Папка best practice — основа управления знаниями по практике проектного управления группы — сюда «складывают» лучшие практические примеры управления проектами в группе, и обсуждение практики проектного управления в компании. Право на чтение и запись имеют администраторы и руководители проектов.
Полный текст статьи читайте на PCNEWS
