Почему удаленная работа лучше просиживания штанов в офисе — кейс студии "Стереомаркетинг"
Стратег студии «Стереомаркетинг» Юрий Белканов составил для «Нетологии» подробное руководство по удаленной работе: почему это выгодно, как подготовиться и трудиться из дома.
Удаленная работа — тренд современного менеджмента. И не мудрено, ведь это очевидная экономия на аренде офиса, возможность найма лучших сотрудников и привлечения клиентов со всех уголков страны и мира.
И, казалось бы, за таким форматом будущее, особенно для малого и среднего бизнеса, который обязан быть эффективным. Но удаленная работа с трудом приживается в нашей стране — слишком много «но».
Об удаленной работе написана замечательная, практичная, понятная книга «Remote: офис не обязателен», где есть ответы на многие вопросы и возражения, но в этой статье я хочу на примере собственной компании показать, что и в нашей «особенной» стране вполне возможен такой формат работы.
Предыстория
Немного о себе. Я руковожу проектами в студии «Стереомаркетинг». Мы — внешний отдел маркетинга для компаний со сложными продуктами и услугами (фармацевтика, IT, спецтехника, оборудование).
В нашей команде 15 человек, которые живут в 7 городах России и СНГ: дизайнеры, копирайтеры, арт-директор, программисты и верстальщики, контент-маркетолог, иллюстраторы, SEO-специалист, аналитик, интернет-рекламщики.
В компаниях клиентов мы выстраиваем целостные маркетинговые системы, которые начинаются с исследований, а затем выливаются в конкретные инструменты — сайты, полиграфию, медийную рекламу и так далее. Вся работа с клиентами и сотрудниками ведется удаленно.
Почему выгодно работать удаленно
Лучшие сотрудники. Основной «костяк» команды находится в Хабаровске, где уже давно наметился тренд «надо валить на Запад» и все более-менее толковые специалисты успешно это делают. Но мы не кричим, что в городе нет «прямых рук» и «светлых голов», а ищем исполнителей и руководителей по всей стране.
Больше клиентов и интересных проектов. Мы охотно выступаем на российских конференциях по маркетингу, зная, что сможем работать с любым «заводом в Челябинске» или «автодилером в Волгограде», если они будут готовы.
Если руководителю важен результат, а не способ или место его достижения, то он готов на такой формат работы. И еще руководитель понимает оптимизацию затрат при удаленной работе. Иначе, как вы думаете, кто бы оплачивал аренду нашего роскошного офиса с игуаной и смузи?
Сокращение расходов. У нас нет большого офиса с красивыми стеклянными дверьми (а порой хочется), но зато на сэкономленные деньги мы можем позволить обучение сотрудников.
А еще мы тратим меньше времени на обсуждение вопросов. Оно ведь как: если приехал в офис к клиенту, то уже хотя бы на час, чтобы не так обидно было тратить время на дорогу. А в Skype можно все вопросы обсудить за 10 минут и разойтись — никаких тебе прелюдий и чаепитий.
Поначалу такой очень рациональный подход немного пугает, кажется, что так не создать отношений.
Но:
- отношения формируют результаты,
- можно иногда целенаправленно «собираться» для обсуждения общих вопросов и разговоров о том, «как наши дела».
Предпосылки
Отчасти нам повезло — мы изначально «выросли» в среде удаленной работы, еще до того как начали работать вместе. У каждого из нас был опыт ведения проектов через Skype и почту с редкими личными встречами.
Но когда мы основали «Стереомаркетинг» и определили свою нишу, то столкнулись со следующими трудностями:
Во-первых, в нашем регионе нет нужных нам специалистов. Не то что «хороших», их вообще нет. Например, нет веб-аналитиков и интернет-рекламщиков, которые могут больше, чем прислать «ежемесячный отчет о кампании».
Во-вторых, у нас достаточно узкий клиентский сегмент — это сложные продукты, B2B. И мы очень требовательны в выборе клиентов, потому что ориентированы на долгосрочное сотрудничество, а не все руководители компаний готовы принять идею о том, что маркетинг не будет быстрым.
В-третьих, бизнес клиентов тоже распределен по городам, поэтому так или иначе придется общаться удаленно с сотрудниками компании, получать важную информацию, вытаскивать идеи из их голов.
В-четвертых, мы проводим (обязательно) глубинные интервью с покупателями, чтобы лучше понимать контекст и их образ мысли. Со всеми ними не встретишься лично, особенно если компания федеральная.
Переходный период
У такого формата работы есть некоторые особенности, к которым нужно привыкнуть:
- По началу не очень комфортно общаться «через монитор».
- Многие вопросы нужно решать в письменном виде из-за разницы во времени, гибкого графика работы и невозможности «поймать за локоть». Не каждый способен выражать свои мысли письменно, поэтому для нас это важный навык при отборе кандидата.
Помимо описанных мною «шероховатостей», вокруг удаленной работы есть миллион мифов, от излюбленного «нужно, чтобы человек сидел рядом», до того, что «с каждым нужно заключить договор, а как это сделать удаленно, еще и если он не юрлицо».
Остановлюсь на главном барьере — убеждении, что для эффективной работы необходимо, чтобы сотрудник был в офисе и можно было «глаза в глаза» решать все вопросы.
Чисто технически этот вопрос решенный — есть бесплатные программы, для работы в которых не нужны никакие профессиональные навыки:
- Документы Google — для совместной работы над текстами лучше ничего не придумали;
- Skitch (от Evernote) — для правок и комментариев на дизайн-макетах, прототипах;
- Skype для демонстрации экрана, чтобы показать мышкой, куда ткнуть, как что провести;
- TeamViewer для удаленного управления рабочим столом, когда нужно «взять все в свои руки».
Более того, сейчас даже образование все больше идет к дистанционному формату, а что может быть сложнее, чем передача знаний и обучение на расстоянии?
Отговорки про «нахождение в офисе» говорят о том, что руководитель не доверяет своим людям (а для этого надо нанимать тех, кому веришь + верить себе) и не может делегировать полномочия.
Само по себе «кресло в офисе» не воспитает в человеке ответственности, не добавит креатива и идей.
Главное — мотивация человека, его вовлеченность и внутренняя ответственность. А она либо есть, либо нет. И мы не пытаемся ее развить.
Парадокс в том, что компании привыкли отдавать на удаленку бухгалтерию, а это деньги бизнеса, его кровь, и ошибка в расчетах может стать роковой. Но почему-то считают дизайн более сложной работой для дистанционного формата.
На самом деле, мне тоже было не просто отдать свою работу в другие руки. Но когда в один момент стало совсем нереально «вывозить» работу в одного и я был вынужден начать делегировать, то осознал, что боюсь остаться никому не нужным, без дела, если найму исполнителей на разного рода задачи, в которых сам не очень понимаю.
Со своими страхами мне тогда удалось разобраться и с тех пор наша команда прирастает, появился уровень руководителей направлений, а работы у меня по-прежнему хватает. Зато есть время на оптимизацию внутренних процессов и собственный маркетинг.
Как все устроено
Я считаю, что для эффективной удаленной работы нужны три компонента:
- Дисциплинированные и ответственные сотрудники;
- Описанные правила работы и договоренности по ключевым моментам;
- Грамотно подобранный софт для совместной работы.
Хорошие сотрудники
Больная для России тема, но вполне решаемая, по крайней мере в сфере интеллектуального труда. Процесс «управления талантами» в нашей компании делится на три этапа: подбор, вовлечение и удержание. Если хорошо отработать на всех этапах, то будет вам счастье.
Подбор нужных людей. Во-первых, для нас важно, чтобы человек делал свою работу хорошо — это видно в его портфолио (нет портфолио, нет разговора). Во-вторых, мы стараемся собирать рекомендации о кандидатах (особенно на руководящие позиции), смотрим профили в социальных сетях, чтобы понять, чем человек живет, какие мысли в его голове — цитаты из «Пикабу» или ссылки на статьи в тематических медиа.
В «Стереомаркетинге» есть принцип — мы платим за ответы, а не вопросы. Когда человек знает свое дело, то тебе не надо отвечать на миллион «а как?», достаточно описать цель и контекст.
Вовлечение в сотрудничество. Важно показать сотруднику, что с вами круто работать. Для этого мы всегда описываем детальные, понятные, конкретные ТЗ, чертим прототипы сложных макетов, редактор проводит инструктаж в Skype. Важно не бросать человека.
А если в конце работы сказать «спасибо» и скинуть ссылку / фотографию финального результата — вообще хвала небесам. Ведь это возможность прикоснуться к чему-то большему.
Еще мы не жадничаем с оплатой — для нас 2 тысячи погоды не сделают, а человек выложится на 110%. Хотя у меня до сих пор порой возникают подозрения «вдруг сейчас загнет ценник», но я стараюсь с этим работать — изучать специфику работы специалиста, понимать, какой объем работ ему предстоит. Со стороны ведь все кажется значительно проще.
Удержание. Чтобы человек работал с энтузиазмом, ему нужны интересные, сложные проекты — мы внимательно следим за этим. А когда вокруг тебя команда толковых специалистов, есть доступ в корпоративную библиотеку, компания дарит подарки на праздники и поддерживает гибкий график работы с минимальным контролем — так зачем уходить?!
Правила и договоренности
Если каждый член команды самоорганизован, вам требуется меньше контроля за ним, но для эффективного взаимодействия нужно создать правила, по которым все будут работать, иначе возникнет хаос. Вот некоторые из наших правил:
- Всегда договаривайтесь о конкретном времени для Skype-звонка, потому что у всех разные графики работы и есть риск не созвониться.
- Согласовывайте рабочие графики со своими руководителями. У вас должно минимум 4 часа «перекрываться» (то есть оба онлайн), чтобы можно было оперативно решать точечные вопросы.
- Всегда отвечайте на письма, даже если ответить нечего — скажи просто «Ок». Если нет времени ответить, скажите, что письмо получили и дадите ответ позже.
- Сообщайте руководителю, если что-то непонятно в задаче или возникли трудности. Да, это важно прям вот так «разрешить», чтобы снять сомнения и страхи показаться дураком.
Софт
Сервисов для командной работы сейчас пруд пруди. Какие-то распиарены больше, какие-то меньше. Но важно не попасть в ловушку модных приложений, потому что они могут совершенно вам не подходить. Внешне все они для «увеличения эффективности и прибыли», но на деле сильно отличаются по механике.
Вам нужно описать свои задачи, понимаю специфику своей работы, описать видение будущей системы и поискать такую в интернете. Ни в коем случае не беритесь за написание чего-то своего — в интернете полно всяких продуктов под самые разные запросы.
Чем пользуемся мы:
- Wrike — это ERP для ведения проектов. Он позволяет контролировать ход исполнения задач и не упускать важного. Вообще, подобный комплекс нужен в любой компании, независимо от того, в каком формате она работает.
- Basecamp — это площадка для обсуждения проектов с клиентами. Этот сервис наделен приятным и понятным интерфейсом, что значительно снижает «порог входа»;
- Google Drive используем для совместного редактирования документов и как корпоративное облачное хранилище (чтобы обеспечить 100% доступность данных).
- Camtasia — хороший инструмент для создания скринкастов и видео-инструкций.
- Для штурмов отлично подходят Mindmeister и RealTimeBoard.
И для каждого инструмента требуются отдельно описанные принципы работы. Например, в Skype обсуждаем оперативные вопросы, а в Basecamp на запрос можно ответить через несколько часов или на следующий день.
Чем бы закончить?
Вечная беда с этими эпилогами — вроде все сказал, а нужно еще «бантик завязать» на статье. В общем, если вам (стала) близка идея удаленной работы, надеюсь, вы нашли для себя ценные идеи в этом материале. Если хотите перейти на такой формат, почитайте «Remote» — в нем ценных идей будет еще больше. Удачи!
Полный текст статьи читайте на Нетология
