КЭДО: обзор ПО, предназначенного для отказа от бумажных документов в отделе кадров02.09.2024 10:16

КЭДО (сокращение от «кадровый электронный документооборот») — это система автоматизации документооборота, которая позволяет завершить исполнение или отправление документов в электронном виде. Рассмотрим этот вид программного обеспечения более подробно.

Введение в КЭДО

КЭДО включает в себя прием, регистрацию, рассылку, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, а также справочную работу.

Перейти к обзору КЭДО 2024

Электронный документооборот предполагает использование электронных документов, которые могут быть подписаны электронной подписью. Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, используемый для подтверждения подлинности документа.

Ранее, чтобы создать и подписать бумажные документы, специалистам отдела кадров требовалось от нескольких часов до нескольких дней. Особенно сложно приходилось компаниям с подразделениями в разных городах и тем, у кого в штате много «удаленщиков». Например, чтобы оформить трудовой договор, его нужно было выслать работнику почтой и дождаться, пока тот подпишет и отправит документ обратно. Процесс мог растянуться на недели, а еще письма могли потеряться, и приходилось начинать все заново. С КЭДО можно подписывать документы, даже если сотрудники работают за тысячу километров от офиса.

Ключевые особенности КЭДО

Ключевые особенности КЭДО можно сформулировать в нескольких пунктах.

Во-первых, это централизованное управление документооборотом. КЭДО позволяет централизованно управлять всеми документами и процессами и упростить контроль и координацию работы.

Во-вторых, КЭДО существенно уменьшает рутинную работу и повышает производительность, так как система может автоматически обрабатывать и маршрутизировать документы. Так как кадровый документооборот в значительной степени формализован и рутинизирован, то автоматизация этой сферы дает максимальный экономический эффект.

Перейти к рейтингу систем КЭДО 2024

Многие заказчики выделяют мобильность. Благодаря КЭДО сотрудники могут работать с документами через мобильные приложения, не приезжая в офис и решая удаленно все кадровые вопросы.

Отметим и возможности логирования действий. Система КЭДО позволяет вести учет всех действий с документами, что облегчает аудит и отчетность.

Предыстория и юридическая база

Тренд на КЭДО зародился в эпоху пандемии во время разрыва логистических цепочек, перехода на удаленную работу и отсутствия возможности сотрудников приезжать в офис для подписания документов.

Одновременно с этим КЭДО открыл возможности сотрудникам работать в другом регионе без личного присутствия. Обычно данная схема используется компаниями из крупных городов для привлечения к работе региональных сотрудников с целью экономии на фонде оплаты труда. И обратно: для региональных сотрудников открылась возможность работать на крупный бизнес по более высоким ставкам.

Основной закон, определяющий кадровую работу в электронном виде — Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он говорит о том, что почти все кадровые документы можно создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде.

Преимущества КЭДО

Одним из главных преимуществ КЭДО называют ускорение процессов, так как КЭДО позволяет ускорить процессы обработки и согласования документов и сэкономить время на этих операциях.

Одновременно достигается и сокращение затрат: использование КЭДО снижает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.

Автоматизация документооборота, достигаемая за счет внедрения КЭДО, предоставляет возможность отслеживать статус каждого документа и его путь через систему, что улучшает контроль над процессами. Сотрудники могут работать с документами в любое время и из любого места.

С экологической точки зрения использование КЭДО способствует снижению потребления бумаги и других ресурсов.

Недостатки КЭДО

КЭДО — это новая форма документооборота, требующая внедрения новой ИТ-системы, затрат на миграцию и последующую поддержку. Учитывая, что в данном случае речь идет о привлечении самых разных ИТ-специалистов, бюджет проектов оказывается существенным. Впрочем, по данным разных вендоров, он окупается за счет экономии средств на бумаге, доставке документов, ускорении процессов.

Перейти к обзору КЭДО 2024

Для любой ИТ-системы характерны технические проблемы: технические сбои или ошибки в системе, которые могут привести к задержкам или потере данных. Контраргумент — создание резервных копий в хранилищах, расположенных в географически распределенных дата-центрах.

Для качественной работы КЭДО необходима интеграция с другими видами корпоративного ПО, а такие проекты всегда затрагивают несколько департаментов внутри организации и не являются простыми.

В некоторых случаях могут возникнуть юридические вопросы относительно электронных документов и их юридической силы. Эти вопросы, как правило, решаются индивидуально в каждой организации.

Но, пожалуй, главным вызовом на пути КЭДО является человеческий фактор и необходимость убедить сотрудников работать в электронном виде, а не по старинке. По отзывам компаний, наиболее безболезненный способ миграции на КЭДО — это создание добровольной группы, которая ощутит на себе преимущества нового подхода и расскажет об этом своим коллегам. Постепенно в процесс втянутся даже самые консервативные сотрудники.

Заключение

КЭДО представляет собой эффективный инструмент для оптимизации процессов управления персоналом и документооборота в организации. Он позволяет ускорить обработку документов, улучшить контроль над ними, снизить затраты на бумагу и другие ресурсы, а также повысить безопасность и удобство работы с документами.

Однако внедрение КЭДО требует обучения персонала, может столкнуться с техническими проблемами и юридическими вопросами. Для их решения можно использовать фокус-группу, на примере которой показать коллегам безболезненность и удобство современных цифровых технологий.

Полный текст статьи читайте на CNews