Как за 10 минут подготовиться к презентации
Студентка «Нетологии» Анна Малюк рассказывает о способах борьбы с нудными и длинными презентациями.
Каждый квартал я наблюдаю за выступлениями своих коллег, которые рассказывают о проделанной работе и предстоящих проектах. К сожалению, мало кто умеет презентовать четко, понятно и убедительно. Говорят много, иногда не по теме, с кучей терминов и иностранных слов. Так, вместо отведенных 10 минут, речь затягивается на полчаса. В аудитории начинают ерзать, переговариваться и копаться в телефонах. Все сидят и думают об обеде, а не о том, что говорит выступающий.
Мои коллеги считают, что только ораторы, лекторы, бизнес-тренеры пишут сценарии своих выступлений, а маркетологам, логистам, финансистам этого делать не нужно. Достаточно нарисовать числа и графики на слайдах, а прокомментировать можно и без подготовки. В результате люди ничего не понимает и мысленно отключаются от презентации.
Чтобы выступить «без потерь» и уложиться в отведенное время, составим план.
1.Начнем с вступления
От того, как начнете, что скажете после приветствия, зависит успех презентации. Вступление поможет сразу установить контакт с людьми, заинтересовать их и наладить диалог. В учебниках по риторике и деловому общению, на сайтах бизнес-тренеров есть много вариантов. Приведу пример некоторых из них, самых распространенных:
Интересный факт
«Только вчера узнал, что самый большой валенок в мире находится в Санкт-Петербурге, его высота — 6 метров».
Комплимент
«На сколько я знаю, здесь люди собрались серьезные, образованные, с высокой степенью подготовленности…». (Д.А. Медведев)
Короткая история
«Когда я ехал к вам на встречу…»
Вопрос
«Зачем носить неудобные валенки, когда есть практичная кожаная обувь?
Юмор
Беспроигрышный вариант добиться расположения публики. Но шутить нужно уметь. Иначе люди вас не поймут и получится странная ситуация, когда вам смешно, а другим нет.
Если у вас тихий или высокий голос, проблемы с дикцией или с языком, лучше сразу предупредить аудиторию.
В этом нет ничего страшного. Люди отнесутся к вам с пониманием. Зато никто не будет отвлекаться во время выступления, чтобы обсудить с соседом ваши недостатки.
В этом случае самоирония сыграет вам только на руку. Вот как начал речь министр иностранных дел ФРГ Ганс Геншер: «Леди и джентльмены! С английским языком у меня — как с женой: я ее люблю, но ею не владею».
2.Тезис
Продумали вступление, теперь сформулируйте тезис. Это короткая фраза из 5–6 слов, которая выражает главную мысль и цель выступления. Сразу скажите людям, для чего вы к ним пришли.
Носите наши валенки! Почему и зачем? Объясняем дальше.
3.Переходим к основной части
В основной части обоснуйте тезис. На этом этапе важно продумать хронологию расположения фактов и аргументов (в риторике это называется изложением).
Часто спикеры перескакивают от одной мысли к другой или вообще затрагивают третью тему.
«Наши продажи в этом квартале упали. Причин много: падение рубля, конкуренция с Китаем, дорогая логистика. Но мы вот недавно закончили исследование рынка в Казахстане, даже встретились с потенциальными клиентами. Кстати, чуть не забыл, у нас в команде появился новый сотрудник. Он и будет работать с казахскими заказчиками…»
В итоге в конце, когда ожидаете вопросов из зала, стоит тишина. Люди запутались в потоке информации и не поняли, о чем была речь.
Мастера публичных выступлений рекомендуют располагать информацию по определенному принципу, например:
Проблема — решение (есть проблема — есть решение)
У людей мерзнут ноги. (проблема)
Решение:
1. Валенки рассчитаны на мороз 30.
2. В них ноги сухие благодаря животному жиру в овечий шерсти.
3. Валенки могут регулировать температуру. В них не жарко летом и не холодно зимой.
Заблуждение — истина
Молодые мамы считают валенки непрактичной обувью для детей.
1. Современные валенки не скользят благодаря прорезиненной подошве.
2. Удобно носить. Есть модели на молнии и липучках.
3. В них тепло и сухо, так как они сделаны из 100% шерсти.
Недостатки — преимущества
Валенки — неудобная обувь. (недостаток)
1.Но в них ноги всегда сухие.
2.Валенки — экологически чистый продукт, 100% овечья шерсть.
3.В них тепло в 30-градусный мороз.
Структура речи должна быть понятной, а главное — воспроизводимой. Так, чтобы после выступления, слушатели смогли вспомнить и повторить то, что вы говорили.
4. Доказательства
Аргументы — движущая сила выступления. Они убеждают, влияют, манипулируют сознанием людей. Поэтому стоит потратить время на изучение принципов и методов составления аргументов.
1. Думаю, вы не будете отрицать тот факт, что валенки — самая теплая обувь, они выдерживают 30 мороз…(Метод Сократа)
2. Да, валенки — неудобная обувь, но зато ноги в них всегда сухие благодаря животному жиру в овечий шерсти…(Метод «да — но»)
3. Медики утверждают, что животный жир, который сохраняет сваленная шерсть, снимает боль в суставах…(аргумент к авторитету)
В учебниках по риторике авторы подробно расписывают техники построения аргументации. Мне нравится, как подает информацию И.М. Дзялошинский в книге «Деловые коммуникации: теория и практика».
5. Переходим к заключению
В заключении повторите главную мысль еще раз и призовите аудиторию к действию.
Например: «Валенки — это не только тепло, но и полезно. На нашем сайте вы можете выбрать цвет, размер и оформить заказ».
Хорошо также закончить свою речь шуткой или комплиментом аудитории.
Вступление и заключение запоминаются больше всего. Люди уходят с презентации, но у них еще остаются в голове последние фразы вашей речи.
Если страшно
Речь можно продумать, написать, выучить… Но как быть с волнением? Ведь все слова вылетают из головы, когда стоишь перед публикой. Надо сначала разобраться, чего боитесь:
- страх вопросов;
- страх потерять лицо или сделать ошибку;
- страх все забыть;
- страх некомпетентности;
- страх враждебности аудитории.
Как побороть все эти ужасы? Понятно, что только с практикой приходит уверенность.
Интернет наводнен советами и рекомендациями. Каждый автор предлагает свои способы борьбы со страхом публичных выступлений. Но, на мой взгляд, никто из них еще не превзошел Дейла Карнеги. В книге «Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично» он с помощью примеров из личной практики убеждает, что со всем справиться реально.
Что делать, чтобы снизить градус волнения, если нет времени читать книги
-
Написать подсказки с ключевыми словами.
-
Прокрутить в голове несколько раз свое выступление. Это поможет сконцентрироваться.
-
Попрыгать, чтобы снять напряжение. Можно еще подняться на носочки и резко опуститься на пятки — тоже бодрит.
-
Заранее осмотреть место, где предстоит выступать.
-
Помнить: никто не обидит! Даже если сделали ошибку или забыли слова. Люди склонны к сопереживанию. К тому же редко бывают враждебно настроенные аудитории.
-
Еще один способ, который нравится мне больше всего — представить свой успех. Вы стоите перед аудиторией, говорите уверенно и спокойно, а в конце зал взрывается от аплодисментов.
Итого
1.Импровизация не работает. План речи поможет уложиться в отведенное время и донести информацию до людей понятно и убедительно.
2.План:
- Вступление. Заинтересовать публику можно шокирующим фактом, интересным вопросом, короткой историей. Расположить аудиторию можно комплиментом или шуткой.
- Тезис — главная и единственная мысль выступления, 5–6 слов.
- Основная часть. Располагаем факты последовательно.
- Доказательства. Делаем аргументы убедительными.
- Заключение. Повторяем главную мысль, побуждаем к действию, делаем комплимент аудитории и благодарим за внимание.
3.Бояться не нужно. Если одолевает волнение, лучше сразу сказать об этом публике. Люди поймут и простят ошибки.
4.Главное — настроить себя на успех. Все получится!
Полный текст статьи читайте на Нетология
