Как управлять крупными проектами системно
Поделиться
Для ведения проектов нередко выбираются разрозненные инструменты: календарно-сетевое планирование ведется в одной системе, бюджет считается в другой, коммуникация с заказчиком ведется в третьей. При этом для российских организаций ситуация осложняется тем, что многие зарубежные системы перестали работать, многие иностранные поставщики больше не оказывают техническую поддержку пользователям из России. Поэтому перед организациями стоит необходимость искать им замену.
Системный подход — необходимость
Проекты требуют системного подхода к их реализации. Исследование Института управления проектами показывает, что большая часть потерь бюджета происходит не из-за ошибочной стратегии, а из-за плохой реализации: только одна из 10 организаций успешно достигает стратегических целей и преодолевает разрыв между реализацией и стратегией ведения проекта. Согласно исследованиям McKinsey, 4 из 5 проектов в сфере добычи полезных ископаемых завершаются с опозданием и превышают бюджет на 43%, в строительном секторе проекты завершаются с опозданием на 20 месяцев и на 80% превышают бюджет. В сфере ИТ, согласно совместному исследованию McKinsey с Оксфордским университетом, 71% крупных проектов сталкиваются с перерасходом средств, в среднем проекты приносят на 56% меньше пользы, чем прогнозировалось.
Комплексно управлять реализацией проектов помогает специальное программное обеспечение. Оно должно объединять в себе возможности планирования, мониторинга и контроля над сроками, бюджетом, рисками и коммуникациями в едином информационном пространстве, а также поддерживать любую методологию ведения проекта.
Альтернатива зарубежным системам
Весь необходимый функционал для управления проектами содержит в себе платформа развития Digital Q.PM (Project Management) от компании «Диасофт». Она работает на импортонезависимом технологическом стеке и является надежной альтернативой зарубежных систем для управления проектами.
Интерфейс Digital Q.PM настраивается с учетом роли пользователя, методологии проекта и других параметров. Так любой участник проекта, будь то менеджер проекта, член команды, заказчик, спонсор, видит единую картину хода проекта, что позволяет снизить трудозатраты на мониторинг и контроль проектов. При этом каждый участник проекта имеет собственный личный кабинет.
Для ведения проекта может быть выбрана любая современная методология: SCRUM, водопад, гибридная методология, метод критического пути и другие. Платформа позволяет учесть ее особенности и адаптировать бизнес-процесс жизненного цикла проекта под выбранную методологию и потребности заказчика.
Digital Q.PM включает четыре программных продукта: «Реализация проектов», «Ресурсное планирование», «Бюджетирование проектов», «Управление коммуникациями».
Управление реализацией проектов
В продукте «Реализация проектов» ведется календарное и сетевое планирование, настраивается жизненный цикл для каждого типа проекта. Процесс управления автоматизирован, поэтому не позволяет менеджеру пропустить обязательные шаги.
Каждый участник проекта работает в платформе через личный кабинет и имеет доступ к дашборду с актуальным статусом по проекту, детализация которого зависит от должности и роли в проекте.
Спланировать сроки проекта поможет встроенная диаграмма Ганта. Планы проектов имеют версионность процесса согласования и фиксацию базового плана, что позволяет легко отследить изменения в проекте.
Продукт имеет удобные интерфейсы для объединения проектов в портфели и программы, а также для выстраивания последовательных цепочек проектов. В режиме mind-map наглядно видна структура всего портфеля проекта.
Связи между проектами в портфеле выстраиваются не только на уровне самих проектов, но и на уровне контрольных точек — вех проектов в портфеле с возможностью указания предшественников, опоздания и пересчета сроков по зависимому проекту. План портфеля по вехам автоматически формируется из планов проектов портфеля и отображается в диаграмме Ганта.
Дашборд по портфелю проекта показывает ключевую информацию, начиная от показателей самого портфеля с возможностью просмотра рейтингов и антирейтингов по проектам внутри портфеля и до просмотра показателей конкретного проекта в портфеле.
Наряду с этим, платформа Digital Q.PM позволяет вести реестр рисков, оценивать степень их влияния на проект и планировать мероприятия по сдерживанию рисков в проекте.
Ресурсное планирование
Продукт «Ресурсное планирование» позволяет планировать сроки проекта с учетом информации о доступности ресурсов, бронировать ресурсы подразделения или конкретного сотрудника — так менеджеры могут отвечать за сроки проекта, а руководители сотрудников видят актуальный статус нагрузки на персонал и могут оценить потребности организации и отдельных подразделений в дополнительных ресурсах или вакансиях.
Бюджетирование
Продукт «Бюджетирование проектов» позволяет спланировать и проконтролировать бюджет проектов: вести учет доходов и расходов, автоматически рассчитывать графики платежей, статьи и показатели бюджета. Учет бюджета по портфелю, программе проектов и отдельного проекта ведется в трех измерениях: целевой, прогнозный и фактический бюджет. Есть возможность настраивать шаблоны бюджетов с индивидуальным набором статей и показателей в разрезе разных типов проектов. Продукт построен таким образом, что технолог может самостоятельно настроить бизнес-процесс согласования бюджета, его актуализации и расчета — кастомизация доступна вплоть до формул расчета показателей бюджета.
Управление коммуникациями
Для любого проекта важно слаженное взаимодействие его команды. Продукт «Управление коммуникациями» обеспечивает коммуникацию совместной команды проекта. Продукт позволяет вести типовые организационные структуры для разных типов проекта. Можно указать роль и полномочия для каждого члена команды в конкретном проекте, связи между участниками и схему коммуникаций и эскалаций. Настраивается расписание встреч, порядок согласования протоколов, контроль исполнения поручений. Благодаря этому команда проекта находится в едином информационном пространстве.
Интеграция с другими системами
Платформа Digital Q.PM может взаимодействовать с другими системами через API или брокер сообщений.
Для декомпозиции стратегических целей до целей проектов, постановки целей по проекту и спринтов конечных исполнителей можно использовать, например, продукт «Управление по целям» в составе платформы Digital Q.TMS.
Для управления задачами Digital Q.PM можно интегрировать с таск-менеджером или системой управления задачами, например, с платформой Digital Q.Tasks. Она позволит организовать работу команд в спринтах, ставить задачи и следить за их выполнением, а после — получить актуальную информацию по статусу задач, их текущих сроках, трудозатратах и проценту выполнения в плане проекта.
Таким образом, использование удобного инструмента, такого как платформа Digital Q.PM, помогает системно управлять проектами и напрямую влияет на его успешное завершение в срок и без перерасхода бюджета.
Платформа Digital Q.PM включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
■ erid: LjN8K66zUРекламодатель: Общество с ограниченной ответственностью «Диасофт Экосистема»ИНН/ОГРН: 9715403607/1217700330540Сайт: https://www.diasoft.ru/
Полный текст статьи читайте на CNews
