Как управлять корпоративным контентом и электронными документами: мнение экспертов28.12.2023 15:46

Эксперты конференции LDM.Day 2023, приуроченной к годовщине платформы Lanit Document Management, акцентировали внимание на критической роли управления корпоративным контентом и электронными документами. Вне зависимости от специализации и формы собственности, все компании сталкиваются с необходимостью эффективной работы с документами, тем более при быстро растущем объеме корпоративного контента и постоянном обновлении законодательства. Этот тренд делает платформы ECM/CSP-класса не просто удобным инструментом, а критическим элементом корпоративной инфраструктуры.

Системы для организации документооборота, несмотря на кажущуюся простоту, на деле представляют собой сложные продукты, адаптированные к специфике отрасли и требованиям законодательства. Эти особенности иногда становятся барьерами для глобальных решений, особенно в России, где законодательные требования могут сильно отличаться. Примером может служить кадровый электронный документооборот, где российские нормы в области защиты данных и специфические требования создают некоторые трудности.

LDM: итоги года и важные отличия

Подход «Ланит» к созданию специализированного решения для документооборота и развитию вокруг него экосистемы выглядит комплексным и перспективным. За четверть века существования оно прошло путь от простого инструмента до современной платформы для управления корпоративным контентом Lanit Document Management. «Отличаясь масштабируемостью, широкими возможностями интеграции и гибкостью, LDM предлагает преимущества высокого уровня для управления неструктурированными данными», — отметил Михаил Данилов, директор департамента систем управления документами «Ланит».

Константин Герман, директор по продуктовому развитию LDM, подчеркнул важность микросервисной архитектуры и технологического партнерства с российскими вендорами, обеспечивающими гибкость и вариативность при внедрении. Партнерская сеть LDM, насчитывающая более 40 компаний, демонстрирует сильную экспертизу в различных отраслях, что является значимым активом в условиях разнообразных требований рынка. Важность особенностей нишевого сегмента для эффективной работы подчеркнул в своем выступлении Александр Касаткин, генеральный директор компании «Цифровая эпоха», рассмотрев детали внедрений электронного документооборота на предприятиях стройкомплекса.

Внедрение ЭДО — дело зеленое и выгодное

Важность развития электронного документооборота в современных условиях особо отметил Юрий Малинин, президент Ассоциации РОСЭУ, который в своем выступлении обозначил, что внедрение ЭДО сокращает время работы с документами на 80%. Ускорение приводит к существенной экономии времени — в среднем порядка 65 часов в месяц сотрудники компании этим и занимаются. Внедрение ЭДО позволит компании-заказчику получить дополнительную полноценную пятидневную рабочую неделю для всего офисного персонала.

Разумеется, при переходе на электронный документооборот будут сокращены расходы на бумагу, печать и доставку документов. Полностью исключить бумагу из офисной практики, конечно, не удастся, но существенную долю общих трат на обеспечение документооборота — они для российских компаний составляют 3,5 трлн рублей в год — можно уменьшить. Однако переход на ЭДО достаточно сложен, требует финансовых и других ресурсов на стороне заказчика, а также ряда государственных органов.

Действия государства как драйвер сегмента

Госинициативы — законы и ряд подзаконных актов, направленные на упорядочивание использования электронной подписи, внедрение сервисов электронного государства и т.д. — оказывают мощное влияние как на сегмент ЭДО, так и на весь рынок ИТ. Регуляторы стимулируют организации к переходу на цифровой документооборот, отметил Константин Герман, напомнив, что в этом году появилось более десяти законодательных инициатив в сфере электронного документооборота.

Практический пример влияния новых правил учета путевых листов на внедрения в области ЭДО привела в своем докладе Юлия Белкина, начальник отдела методологии организации и развития электронного документооборота между хозяйствующими субъектами ФНС России. Пилотный проект по внедрению ЭПЛ был реализован в УФНС по Липецкой области, в следующем году аналогичные внедрения начнутся в других регионах страны.

Особенности текущего момента

Переход на отечественное ПО всё еще не достиг пика, отметил Константин Герман, к замене бизнес-систем организации подходят только сейчас, а до этого усилия корпоративных заказчиков были сосредоточены на офисном софте, СУБД, ОС и прочих технических продуктах. Смена бизнес-систем существенно сложнее, в частности, потому, что напрямую касается данных корпорации, отметил Рамазан Салпагаров, директор по развитию платформы LDM.

Однако, несмотря на сложность, переход с глобальных решений, утративших техническую поддержку и версионное обновление, на российские уже достаточно хорошо проработан даже в методологическом плане, уверен Рамазан Салпагаров. Эксперты Ланит выделяют три основных стратегии перехода — эволюция, революция и федерация — выбор которых зависит от особенностей инфраструктуры компании-заказчика, а также от поставленных целей и требований регуляторов.

Многое зависит от особенностей вертикального рынка, уровня зрелости предприятий, а в ряде случаев еще и от региона, отметил Юрий Малинин. Например, если переход на российский софт является требованием регулятора, то на реализацию стратегии эволюция может просто не быть времени.

Что дальше?

Развитие ЭДО продолжается как количественно — все больше корпоративных заказчиков на российском рынке внедряют соответствующие системы — так и качественно. ЭДО на предприятиях и в госорганизациях становится частью платформ для управления цифровым контентом, развитие которых является одним из ключевых элементов ИТ-стратегии современных корпоративных заказчиков.

Госинициативы в плане законотворчества продолжат положительно влиять на развитие электронного документооборота в стране. Например, в настоящее время на рассмотрении находятся проект нацпроекта «Экономика данных» и проект федерального закона «Цифровой кодекс Российской Федерации», отметила Анна Климова, партнер компании «Деловые Решения и Технологии». Их принятие продолжит тренд на катализацию сегмента ЭДО.

В планах развития LDM — расширение партнерской сети, накопление и развитие отраслевых компетенций, а также совершенствование функциональности. Управление корпоративным контентом, например, настоятельно требует внедрения инструментов на основе искусственного интеллекта, над чем сейчас трудятся разработчики LDM, отметил Константин Герман.

Полный текст статьи читайте на CNews