Как создать общий центр обслуживания на базе ECM
Контролирующие органы применяют штрафы за несвоевременное предоставление документов. Поэтому логичным и дальновидным становится шаг передачи учетных функций в единое внутреннее сервисное подразделение, которое смогло бы забрать и сосредоточить в своих руках трудозатратные и дорогие бизнес-процессы предприятия. Преимущества, которые получает бизнес, известны — существенное сокращение издержек, оптимизация и повышение эффективности рутинных операций. Неудивительно, что компании тщательно анализируют и подбирают ИТ-решения для реализации модели ОЦО.
Необходимость автоматизации
Одна из основных задач, которые ОЦО решают в России — это централизация функций бухгалтерского учета.
SSON провело исследование, в котором приняли участие более 500 компаний-владельцев ОЦО. Согласно его данным, в ОЦО преимущественно передаются финансовые функции (27%), HR (15%) и ИТ (5%). К этим же заключениям пришли мировые аудиторы E&Y и Deloitte.
Портрет предприятия, внедряющего ОЦО, выглядит примерно следующим образом. Компания широко представлена в России, в ее составе несколько крупных региональных центров и развитая партнерская сеть. Холдинг поставляет свою продукцию по всей стране и возможно за рубеж. Большие обороты влекут сопровождение огромного количества транзакций, связанных со сбором и обработкой первичных документов. В ОЦО все учетные операции осуществляются в едином центре обслуживания, региональные бухгалтерии упраздняются. Но необходимость доставки бумажных документов в ОЦО остается, филиалы по-прежнему должны собирать их и отправлять в центр. Фактически, новый бизнес-процесс обработки документов не исключает прежних недостатков — риск потери документов, низкую скорость получения бумажного оригинала, трудоемкость хранения, подготовки отчетности и подборок документов.
По заявлениям аналитиков Deloitte эффективность бизнеса при внедрении модели ОЦО повышается на 15%, при использовании в ОЦО средств автоматизации уже на 50%.
Крупным компаниям необходимо оптимизировать процессы обработки и сбора финансовых документов для передачи в общий центр обслуживания. Для ОЦО филиалы — это источники документов, и ожидание доставки бумажных экземпляров для выполнения учетных функций крайне неэффективно. Возникает очевидная потребность в автоматизации.
Но установить сканирующее оборудование и обязать филиалы загружать скан-копии документов в сетевое хранилище — это не та автоматизация, которая решит проблему. Кроме того, этот подход не гарантирует должной степени защиты информации и не решает задачу оперативного поиска и выемки подборок документов. На практике холдинг нуждается в централизованном решении, с помощью которого стало бы возможным организовать и объединить процессы обработки и доставки документов филиальной сети в ОЦО, а также обеспечить контроль исполнения операций и надежное структурированное хранение информации.
Выбор решения
Выбор платформы — сложный процесс. Как правило, бизнес учитывает регулярное возрастание объемов хранимого контента и связанную с этим производительность системы, а также наличие гибких инструментов разработки и интеграции, которые позволят внедрять кастомизированный функционал и закладывать возможности дальнейшего масштабирования системы.
По статистике в большинстве случаев из числа претендентов систем для автоматизации ОЦО исключаются классические системы электронного документооборота, коробочные продукты и модули на базе ERP. В основном предпочтение отдается системам управления корпоративным контентом — ECM (Enterprise content management).
Промышленная ECM-платформа предоставляет все необходимые инструменты для построения распределенных решений корпоративного уровня и долговременного хранения информации с настраиваемыми политиками разграничения доступа, контроля действий пользователей и целостности данных.
Функции системы
ECM-система обеспечивает процедуры загрузки поступающих документов в филиалах, автоматизирует процессы проверки и согласования новых документов между ОЦО и региональными подразделениями. Также важна возможность интеграции системы с ERP для поиска копий документов непосредственно из интерфейса учетной системы.
Один из способов автоматизации текущего ввода документов — штрих-кодирование. По распространенной практике за каждым филиалом закреплен свой участок учета в ОЦО. На бумажные документы, поступающие в региональные центры, наклеиваются штрих-коды. Учет и печать штрих-кодов ведется из централизованной ECM-системы. В штрих-код заносится информация о документе: филиал, тип документа и текущий год. Далее документы отправляются на сканирование и загружаются в систему. На каждом документе распознается значение штрих-кода, на основе которого производится автоматическое создание карточки и заполнение индексных полей в электронном архиве ECM-системы. Документы поступают в ОЦО и бухгалтер выполняет их проверку — согласовывает или отправляет на доработку. В случае корректности документов производятся операции учета. Электронные копии из архива ECM по штрих-коду привязываются к проводке в 1С, из которой атрибуты текущего документа (дата проводки, дата документа, сумма, контрагент и т.д.) автоматически передаются в индексную карточку электронного архива.
Все действия по приемке документов сопровождаются изменениями статусов в электронном архиве: «новый», «проведен», «в работе», «возвращен на доработку», которые позволяют контролировать процессы обработки каждого документа.
Результат
Автоматизации процессов ОЦО сокращает рутинные операции и повышает эффективность централизованной обработки финансовых документов распределенного холдинга. При таком подходе формируется единое окно доступа к документации в электронном виде, что гарантирует сотрудникам компании получение только достоверной информации. Остаются в прошлом издержки на логистику документов, низкая скорость поиска информации, формирования подборок и отчетности.
Эффективность ECM-системы для автоматизации процессов ОЦО объясняет руководитель направления по работе с промышленностью, ТЭК и крупными холдингами корпорации ЭЛАР Максим Иваненко.
CNews: По каким критериям нужно выбирать систему для автоматизации процессов ОЦО?
Максим Иваненко: Функциональность, гибкость настроек и интеграции, промышленные средства обеспечения безопасности хранения и поиска информации — это только базовый перечень. Важно организовать непрерывность учетных операций, чтобы поступающие документы автоматически сохранялись в системе и были связаны с проводками в 1С.
CNews: Почему именно ECM-система?
Максим Иваненко: ECM-система оптимизирует процессы взаимодействия филиалов и общего центра обслуживания, объединяет процедуры сканирования, учета и хранения документов. Она становится связующим звеном для разнородной информации: документов, сведений из ERP, справочной информации, отчетных данных. В этом случае, всем сотрудникам гораздо проще взаимодействовать и исполнять свои должностные обязанности, а руководству отслеживать показатели работы и принимать стратегические решения.
CNews: Может ли EСM сократить издержки предприятия?
Максим Иваненко: Я бы сказал, что происходит совокупная оптимизация издержек. Сокращаются расходы на логистику — обеспечивается быстрая транспортировка документов в электронном виде из регионов на участки учета в ОЦО. С помощью штрих-кодов или распознавания автоматизируются процессы комплектования документов. Кроме того формируется систематизированный электронный архив первичных и договорных документов, что позволяет обеспечить сотрудников удобным инструментом поиска информации, исключить риски утери и несанкционированного доступа к документам.
CNews: И все эти функции доступны в одной системе?
Максим Иваненко: Преимущество сервис-ориентированной архитектуры современных ECM-систем в реализации различных функций на единой технологической платформе. Юридически значимый документооборот, электронный архив для ERP, автоматизация бизнес-процессов, искусственный интеллект для классификации и распознавания комплектов документов при сканировании и многие другие решения, которые еще 5–7 лет назад потребовали бы внедрения нескольких независимых программных продуктов, теперь доступны в качестве стандартных сервисов.
CNews: Существуют ли подобные системы российского производства?
Максим Иваненко: Да. В своих проектах мы используем ECM-платформу собственной разработки — «ЭЛАР Контекст», для которой актуальны все вышеперечисленные преимущества. Платформа входит в реестр отечественного ПО, имеет сертификаты ФСТЭК и SAP, коннекторы для бесшовной интеграции с ИТ-системами различных классов. Сегодня решения на платформе «Контекст» для промышленности и крупных холдингов являются одними из самых востребованных на рынке.
CNews: Расскажите о наиболее интересных проектах
Максим Иваненко: Приведу примеры недавних проектов. В холдинге «Градиент» система «Контекст» обеспечивает автоматизацию процессов ОЦО и объединяет 9 крупных региональных центров. На данный момент в системе хранится порядка 80 тысяч первичных бухгалтерских документов и эта цифра ежедневно растет. Реализовано распознавание штрих-кодов и автоматическое связывание сканов со сведениями в 1С.
Группа компаний «Протек» использует «Контекст» в качестве поддержки юридически значимого электронного документооборота: произведена интеграция с операторами ЭДО, ежедневно обрабатывается порядка 300 тысяч электронных документов. Благодаря внедрению системы на формирование любой подборки документов затрачивается не более 5 секунд.
В Объединенной металлургической компании на базе «Контекст» создана централизованная система управления технической информацией предприятия, которая включает электронный архив, интеграцию с ERP, PDM, СЭД и автоматизацию учета бумажного архива.
Полный текст статьи читайте на CNews
