Как мы в Globus IT автоматизировали работу тендерного отдела
ЗаказчикGlobus IT — крупный российский интегратор и лидер в разработке сложных корпоративных систем, приложений, IT-продуктов полного циклаЗадачаПовышение прозрачности и управляемости процесса подачи заявки и участия в тендерах, а также качества и скорости работы отдела.
О проекте
Globus IT — крупный российский интегратор и лидер в разработке сложных корпоративных систем, приложений, IT-продуктов полного цикла. За 12 лет успешной работы компания реализовала более 450 проектов для крупного бизнеса. Среди ключевых клиентов — Сбербанк, Яндекс, VK, Тинькофф, Лаборатория Касперского, Альфа-Банк, Газпромбанк, Банк «Открытие», Промсвязьбанк, Ростелеком и другие крупные корпорации.
Тендерный отдел компании включает в себя 6 специалистов. В среднем в день приходит примерно 40–60 тендеров, путем отсеивания остается 3–4, которые отправляются на ревью в отдел продаж. В итоге, в среднем, отдел отрабатывает около 15 тендеров в неделю. Globus IT рассматривает только тендеры от 200–300 миллионов рублей, а средний объем документации, которую специалисты готовят для одной конкурсной процедуры, если ее распечатать, займет несколько коробок из-под бумаги. Одна только справка по квалификации специалистов может содержать 200–300 стЗадача
Перед разработчиками Globus IT стояла задача оптимизировать работу тендерного отдела посредством интеграции через API между платформой ELMA, которую тендерный отдел использовал в своей работе, и площадкой «СБИС Торги».
Основные задачи системы:
Повышение прозрачности и управляемости процесса подачи заявки и участия в тендерах.
Повышение качества и скорости работы отдела.
Возможность сбора данных, анализ которых позволит принимать бизнес-решения.
Упрощение взаимодействия со «СБИС Торги» через API.
Ускорение процесса подачи заявок на тендеры и обработки результатов через улучшение и автоматизацию.
Улучшение OTIF (on time in full) — показатель того, насколько тендеры обработаны вовремя и в полном объеме.
Гибкость в процессах.
Сокращение административных расходов.
Назначение и цели создания системы
Создание выделенного блока в ELMA с информацией по закупкам, обновляющейся ежедневно в 10:00 мск, для работы с ней и документами по тендерам напрямую.
Оптимизация процесса обработки результатов посредством создания канбан-доски, на которой специалисты отдела работают с карточками тендеров, перемещая их между различными статусами.
Реализация
Над разработкой системы работала небольшая экспертная команда из трех человек: разработчики и PM.
В ELMA был создан отдельный блок, содержащий канбан-доску с карточками тендеров. В карточку каждого тендера импортировались параметры из системы «СБИС Торги», набор импортируемых параметров настроен под потребности тендерного отдела и специфику работы Globus IT. Далее карточки обрабатываются нашими специалистами внутри доски в ELMA. В системе предусмотрена возможность сбора и выгрузки статистики работы тендерного отдела.
Производится ежедневный импорт новых тендеров из «СБИС Торги» в ELMA по API.
Импортируются тендеры из фильтров с названиями «Аутсорсинг» и «Разработка ПО» с дополнительным фильтром по дате публикации fromPublishDateTime = текущему дню.
Качественная настройка данных фильтров производится в online.sbis.ru.
Программный код
Дизайн-система представляет собой канбан-доску.
Результат
За 1,5 месяца был разработан рабочий MVP, который представляет собой полноценный функциональный блок, в котором специалисты отдела могут подавать заявки и обрабатывать тендеры быстрее и эффективнее.
Система не только позволяет обрабатывать тендеры, она анализирует данные, строит и выгружает отчеты, что позволяет оптимизировать процесс и исключить возможность ошибок и накладок.
Большая часть тендеров загружается автоматически (за исключением находящихся в закрытых частях площадок), т. е. не надо тратить время на создание карточек, а так как в каждой закупке заполняется как минимум более десятка параметров, это позволяет сэкономить много рабочего времени.
Экономическая выгода
Достоверная аналитика в системе позволила оптимизировать работу отдела, стали обрабатывать в 2,5 раз больше заявок.
В дальнейшем планируется работа в ELMA с тендерами не только специалистов тендерного отдела, но и сотрудников коммерческого отдела, т. е. отправка на уточнения возможности выполнить техзадание, оценка стоимости выполнения: все взаимоотношения, этапы, время выполнения задач по закупке будут отражаться в карточке, что позволит проводить аналитику по взаимодействию двух отделов, выявлять слабые моменты и стараться эти моменты из работы исключить.
Также планируется оптимизировать работу через постановку задач. Исполнителю не просто будет приходить уведомление «Вам назначена задача», а сразу в уведомлении можно увидеть минимально необходимую информацию, ссылку на тендер и ссылку на документы.
Перейти на сайт
Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
