Искусственный интеллект в электронном документообороте: ожидания, реальность и будущее12.11.2024 12:16

Технологии искусственного интеллекта в настоящее время переживают настоящий бум. В СЭД ТЕЗИС появился уникальный для рынка Low Code AI модуль, и стартовали пилотные проекты внедрения у клиентов. Рассказываем, какая ситуация сложилась на рынке и как ИИ в СЭД ТЕЗИС поможет заказчикам вывести автоматизацию на новый уровень.

ИИ в теории

Искусственный интеллект — это программы, которые обучаются на полученных данных и на основе этого выявляют закономерности, выдают прогнозы, генерируют контент и так далее. Этот общий принцип на практике используется для решения огромного разнообразия задач.

Примеры моделей искусственного интеллекта и сфер их использования:

1. Предиктивные модели (предсказание спроса, выявление мошеннических транзакций)

2. Оптимизационные модели (логистика, построение маршрутов, закупки)

3. Компьютерное зрение/OCR (беспилотные автомобили, роботы-доставщики)

4. Модели обработки естественного языка и речевые технологии (голосовые помощники — Алиса, Siri и другие)

5. Большие языковые модели (обучение на больших объемах неразмеченного текста и решение различных задач пользователей — YandexGPT, Llama, Mistral AI, GigaChat)

6. Диффузные модели (генерация изображений — YandexART, Kandinsky, Midjourney)

7. Мультимодальные модели (работа с различными видами контента, например, текстом и изображениями, анализ презентаций, генерация контента и т.д.)

Несмотря на такое многообразие моделей, долгое время возможности искусственного интеллекта в СЭД ограничивались распознаванием текста и заполнением карточек на основе этого. Нам в СЭД ТЕЗИС удалось выйти за эти рамки и разработать максимально гибкое решение. Но перед тем, как перейти к описанию его возможностей, поговорим о сложностях, с которыми сталкиваются компании при внедрении искусственного интеллекта в сегменте B2B.

ИИ vs реальность

Создание корпоративных систем с искусственным интеллектом затрудняет целый ряд факторов. Сложный процесс разработки требует высококвалифицированных специалистов узкого профиля. Также для обучения нейросетей необходимы качественные наборы данных. Из-за этих сложностей от начала разработки до запуска в эксплуатацию может пройти много времени. Отдельный вопрос — финансовая составляющая, так как инфраструктура по внедрению ИИ стоит очень дорого. Из-за этого большинство заказчиков готовы финансировать эксперименты по внедрению искусственного интеллекта в ограниченном объеме, автоматизируется только узкая часть процесса.

Несмотря на все сложности, искусственный интеллект вызывает огромный интерес, в B2B он подогревается успешными примерами использования в B2C. Мы в команде СЭД ТЕЗИС внимательно следили за технологическими трендами и изучали варианты реализации ИИ. Самое главное для нас — чтобы искусственный интеллект приносил заказчикам реальную пользу. Этап R&D в нашем случае занял около двух лет. Непосредственно на разработку ушло свыше 30 человеко-лет, она проводилась при поддержке гранта РФРИТ. Летом 2023 г. работы по модулю ИИ в СЭД ТЕЗИС были завершены, в январе 2024 г. он был зарегистрирован в реестре российского ПО.

Возможности модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС

Модуль искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС — уникальный для рынка набор гибких инструментов, Low Code AI, дающий максимально широкие возможности применения ИИ в корпоративной автоматизации. В системе реализована умная роботизация на глубоком техническом уровне и возможность работы с любыми моделями ИИ. Что же все это означает и какой смысл мы вкладываем в слова «Low Code AI»?

В первую очередь, система научилась постоянно собирать данные обо всех действиях пользователей и их контекстах. Данные можно выгружать в различных форматах для обучения моделей ИИ, аналитики, исследования инцидентов ИБ. При этом важно отметить, что данные используются только у заказчика и никуда не передаются.

К СЭД ТЕЗИС можно подключить любые модели ИИ, в том числе и языковые (YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral). Развернуть модель можно как в облаке, так и локально.

Сразу после установки, без дополнительной настройки пользователи смогут поручить цифровым ассистентам такие вопросы, как создание задач на основе резолюции, проверку контрагентов, поиск организаций по адресу, контроль сроков действия договоров и многое другое. Процессы будут роботизированы на 100% и выполняться в фоновом режиме, без блокирования интерфейса, так что параллельно можно будет заниматься другими задачами. Также пользователям доступны умные подсказки, которые, например, помогут разобраться, кому отправлять на согласование документ исходя из его тематики.

После настройки можно получить продвинутые инструменты для работы с карточками и текстом: автоматическое создание и заполнение, установка связей между карточками, связь с контрагентами прямо из карточки по почте или через любой мессенджер, распознавание текста документа, определение его темы и подготовка краткого содержания, поиск информации, на которую нужно обратить внимание, автоматическая подготовка проекта резолюции.

Low Code AI делает создание и настройку процессов понятным и доступным для любого пользователя. Они могут просто записать свою обычную последовательность действий и на основе нее создать цифрового ассистента. Кнопки запуска процессов и вызова цифровых ассистентов можно добавить на любой экран. Для экспериментов не требуются разработчики, обновления и перезагрузки системы.

Примеры использования

Для наглядности рассмотрим подробно пример использования модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС:

• Когда в систему загружается входящее письмо, ИИ может распознать текст вложения, создать карточку и установить ее связи с другими документами в системе.
• ИИ может сформировать черновик резолюции по входящему, так что пользователю будет достаточно проверить текст.
• Чтобы руководитель мог быстрее вникнуть в суть документа, ИИ может подготовить для него краткое содержание.
• Далее ИИ может заполнить карточки задач и назначить исполнителей.
• При согласовании документа ИИ может помочь в выявлении недостатков, которые нужно исправить. Речь идет как об оформлении (нумерация, форматирование и т.д.), так и о сути (например, если не указаны сроки исполнения, ответственные и меры, которые планируется предпринять в случае неисполнения документа).
• На основе выполненных задач ИИ может завести карточку исходящего письма и подготовить черновик текста. Пользователю достаточно будет просто внести исправления, а не готовить документ с нуля.

Таким образом ИИ может автоматизировать весь цикл работы с документом, от поступления до отправки ответа. Помимо этого существует еще множество сценариев использования ИИ. Например, он может сформировать авансовый отчет на основе фотографий чеков и билетов или подготовить отчеты к совещанию и отправить их на ознакомление участникам.

Что получают заказчики в результате использования модуля ИИ? В первую очередь, это заметная экономия времени и автоматизация работы. Например, за счет умной роботизации СЭД ТЕЗИС всего за одну минуту загрузит письмо в систему, заполнит поля карточки, установит связи этой карточки с другими и подготовит черновик резолюции. Цифровые ассистенты могут взять на себя любые процессы без ограничений. Также ИИ поможет в принятии решений, начиная от погружения в суть документа и заканчивая подсказками по составу согласующих. Искусственный интеллект выводит на новый уровень возможности кастомизации. Систему можно персонализировать с учетом задач и роли каждого пользователя, а кроме того, алгоритмы могут обучаться в режиме реального времени или на ретроспективных данных. Полученные данные можно использовать не только для обучения, но и для расследования инцидентов ИБ, аудита и других целей.

Запросы заказчиков

Один из наших заказчиков — JTI Россия (российское подразделение Japan Tobacco International) — публично объявил об инициативе по внедрению искусственного интеллекта. В компании собираются использовать ИИ для работы с договорами. На первом этапе алгоритмы будут обучаться на имеющемся массиве договоров и искать в новых проектах договоров недостающую или избыточную информацию. В перспективе ИИ сможет самостоятельно согласовывать договоры, если однотипные уже согласовывал пользователь.

Помимо этого, мы начали пилотные проекты внедрения в государственном секторе, телекоме, страховании и в производстве. Как заказчики планируют использовать ИИ:

• Ускорение процесса обработки первичных финансовых документов за счет автоматического распознавания и отправки по процессу поступающих документов
• Классификация обращений граждан
• Анализ договорных документов, поиск и выявление ошибок в документах, подготовка саммари под каждую роль в процессе в формате специального отчета

Это лишь несколько задач, которые наши заказчики решают или планируют решить при помощи модуля ИИ. Ход пилотных проектов показывает заинтересованность рынка и практическую пользу искусственного интеллекта.

Почему сейчас самое время внедрять ИИ

Сейчас оптимальное время для внедрения ИИ в системы корпоративной автоматизации, включая СЭД. Технологии, с одной стороны, активно развиваются, с другой стороны, подходят для внедрения реальных проектов и могут принести заметный результат. Еще один фактор — государственная поддержка инициатив по разработке и внедрению ИИ. Направление искусственного интеллекта включено в нацпроект «Экономика данных». При этом технологии, связанные с ИИ, переживают взрывной рост, и те, кто первыми начнут их использовать, смогут получить конкурентное преимущество.

■ erid: LjN8KKsbhРекламодатель: ООО «ХОУЛМОНТ САМАРА»ИНН/ОГРН: 6316134393/1086316005698Сайт: https://haulmont.tech/

Полный текст статьи читайте на CNews