Экспертиза: как понять, что ваша СЭД безнадежно устарела?
02.04.2021, Пт, 14:16, Мск , Текст: Александра Крылова
История внедрения систем электронного документооборота в России прослеживается с конца 90-х годов прошлого века. В середине 2000-х было много громких и дорогостоящих проектов на базе продуктов известных зарубежных вендоров. С тех пор объемы электронных документов, генерируемые внутри организации и направляемые вовне, выросли, появились новые подходы к юзабилити интерфейса, а кроме того, встали в полный рост неизвестные ранее угрозы информационной безопасности. В том, по каким признакам можно судить о том, что пришла пора инициировать проект по замене некогда передовой СЭД на более современную, CNews помог разобраться Дмитрий Москворецкий, руководитель проектов по внедрению СЭД компании WSS-Consulting.
Рынок СЭД в 2020 г.: драйверы роста и сдерживающие факторы
Ограничения, связанные с пандемией, легче пережили компании, которые смогли быстро обеспечить сотрудникам все этапы подготовки и согласования документов в удаленном режиме. Затруднения, с которыми столкнулись остальные, заставили их задуматься о внедрении современных систем электронного документооборота. Следствием роста интереса к теме стало дальнейшее расширение рынка СЭД. Докризисные темпы сейчас опережаются, по оценкам экспертов, на 10–20%.
Помимо необходимости перевода сотрудников на удаленную работу с документами, было и еще несколько факторов, способствующих такому росту. В их числе — ускорившаяся цифровизация и увеличение объемов структурированных и неструктурированных корпоративных данных, которые нужно где-то хранить и обрабатывать. Еще одним фактором стал пересмотр ИТ-стратегий многих компаний в сторону использования облачных сервисов, инфраструктур и платформ. Это также требует модернизации корпоративного ПО.
Ограничения, связанные с пандемией, легче пережили компании, которые смогли быстро обеспечить сотрудникам работу с документами в удаленном режиме. Источник: ru.depositphotos.com
Максимально ощутимыми эти факторы оказались для холдинговых структур, групп компаний, которые исторически были самыми крупными заказчиками систем электронного документооборота. Количество пользователей в таких организациях исчисляется десятками тысяч, а потому внедрение СЭД, с одной стороны, требует серьезных инвестиций, но, с другой, обеспечивает и максимальное повышение эффективности за счет масштаба проекта.
Ограничение на темпы роста рынка СЭД в 2020 г. наложили причины финансового и кадрового характера. Для многих не самых крупных компаний внедрение систем электронного документооборота связано с серьезными финансовыми, временными и человеческими ресурсами. Большинство проектов, которые все-таки состоялись в 2020 г., пришлись на очень крупных заказчиков: холдинговые структуры и группы компаний с десятками филиалов и предприятий, распределенных по всей территории России. И надо признать, что были инициированы они 3–4 годами раньше.
Почему крупный бизнес перестали устраивать действующие СЭД?
Цифровая трансформация предусматривает перевод обмена документами, как со всеми внутренними адресатами, так и с внешними контрагентами (партнерами, фискальными органами) на безбумажные технологии. А это означает, что система должна поддерживать юридически значимый ЭДО. В противном случае в бумажном виде могут остаться многие виды внутренних документов и взаимодействие с внешним миром.
В этих условиях для крупных холдингов большое значение приобретает поддержка выбранной ими системой электронного документооборота всех предприятий, входящих в их структуру, возможность централизованного управления ею и ее администрирования, а также возможность удаленно работать в системе с документами из веб-интерфейса и из мобильного приложения, не создавая угроз информационной безопасности компании. Надо ли говорить, что СЭД предыдущего поколения не только этими функциями не обладают, но и не справляются с растущими объемами электронных документов в компании?
Eurasian Resources Group (ERG) — одна из ведущих в мире и наиболее диверсифицированных компаний в сфере добычи и переработки природных ресурсов (представлена в 15 странах мира на четырех континентах), в 2017 г. запустила проект модернизации СЭД совместно с компанией WSS-Consulting.
«На большей части входящих в состав Группы предприятий на территории Казахстана использовались разные системы электронного документооборота, а на оставшихся предприятиях СЭД не было вообще, — рассказывает Дмитрий Москворецкий, руководитель проекта ERG компании WSS-Consulting. — Бизнес-процессы в группе были разрозненными, а на многих предприятиях отсутствовала возможность удобного обмена письмами».
Дмитрий Москворецкий: Один из ключевых показателей СЭД — быстродействие
К тому же, по его словам, на многих предприятиях старые системы СЭД очень сильно «тормозили» и не позволяли быстро обрабатывать документы.
«Отсутствие единой логики бизнес-процессов негативно сказывалось на времени и трудозатратах сотрудников, вследствие чего мы приняли решение внедрить единую централизованную систему для обеспечения автоматизации Центра юридической экспертизы по договорам для всех предприятий группы в регионе Казахстан», — отмечают в самой ERG.
Чем заменить устаревшую СЭД?
Эксперт рекомендует крупным заказчикам, группам компаний или холдинговым структурам, при поиске ответа на этот вопрос — о выборе поставщика системы электронного документооборота — обращать внимание, прежде всего, на такую характеристику СЭД, как быстродействие.
Помимо этого, большое значение имеет удобство интерфейса, который является главным механизмом взаимодействия пользователей с системой. Этим качеством должны обладать все версии СЭД (десктопная, мобильная и веб-интерфейс).
Ну, и если группа компаний нацелена с помощью СЭД создать единое документационное пространство, то нужно задуматься о том, предусмотрена ли в рассматриваемых ею системах возможность тиражирования и масштабирования, как функционального, так и технического.
Например, Eurasian Resources Group ставила перед собой задачу автоматизировать документооборот во всех 66 подразделениях, расположенных на территории Казахстана и за его пределами. Какие характеристики стали решающими для ERG, рассмотревшей предложения от 8 вендоров СЭД и в результате выбравшей систему WSS Docs, а в качестве поставщика системы и интегратора проекта — компанию WSS-Consulting?
«Функциональная полнота и практичный, интуитивно понятный и быстрый интерфейс, — отвечает Дмитрий Москворецкий. — Уверенность в правильности выбора заказчик получил, проанализировав результаты пилотного проекта, предполагавшего автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы».
Трудности перехода
Помимо базовых характеристик СЭД, во время пилотирования заказчик смог оценить еще несколько опций. В их число вошли штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, а также ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам Eurasian Resources Group.
Проект реализуется на протяжении трех лет: в течение всего это времени происходит развитие функциональности, внедряются новые модули и решения, дорабатываются отдельные процессы. Отличительной особенностью кейса стало большое количество пользователей (более 15 тыс.) системы, которые в силу структуры группы компаний находились на большом расстоянии друг от друга: у ERG есть предприятия и представительства по всему миру.
«Помимо автоматизации работы с документами в канцелярии, проект предусматривал перевод на безбумажные технологии специфических процессов казначейства, HR-департамента, юридической службы, закупщиков», — говорит Дмитрий Москворецкий.
Пилотный проект был запущен в конце 2017 г., в апреле 2018 г. началось тиражирование модуля управления договорами для Центра юридической экспертизы по договорам, в рамках которого процессы работы с документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике для всех предприятий, и была организована техническая поддержка пользователей. Примерно в одно время с тиражированием стартовали основной проект внедрения СЭД. Затем пришло время автоматизации работы коллегиальных органов и межрегиональных процессов компании (эти этапы тоже реализовывались практически одновременно), а также создания электронного хранилища и автоматизации работы с документами корпоративных офисов. Разработка проектов развития системы и внедрение безбумажного документооборота завершены уже в 2020 г. На 2021 г. запланировано внедрение облачной ЭЦП и проектов развития кадрового документооборота.
По словам Дмитрия Москворецкого, с большим количеством предприятий, на которых нужно было внедрять систему электронного документооборота, была связана одна из самых серьезных сложностей проекта. Поскольку на какой-то части из них уже была какая-то СЭД, а у других опыта работы с электронными документами не было вообще, каждое предприятие выдвигало свои требования к системе и к реализации процессов в ней.
Совместной проектной команде заказчика и специалистов компании WSS-Consulting пришлось проанализировать большой объем процессов, чтобы выстроить логику создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов, которая всех устроила. Еще одна особенность проекта, осложнявшая его реализацию, состояла в том, что основной проект внедрения СЭД стартовал после того, как система была введена в промышленную эксплуатацию.
«Все работы по переносу изменений осуществлялись в технологические окна, и при его проведении необходимо было убедиться, что все обновления не нарушают штатную работу СЭД», — вспоминает Дмитрий Москворецкий.
Преимущества для бизнеса
С системой WSS Docs Eurasian Resources Group получила автоматизацию работы с организационно-распорядительной документацией, входящими и исходящими документами, протоколами и поручениями, а также с юридическими документами. Также полностью автоматизирована работа с документами по закупкам товаров и услуг — от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
Благодаря наличию модуля «Мультиязычность» в системе поддерживаетсяперевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников, у сотрудников ERG появилась возможность переключать язык непосредственно из интерфейса системы. А поскольку за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», реализована функция подписания документов квалифицированной цифровой подписью, Eurasian Resources Group смогла полностью перейти на безбумажные технологии.
Отдельного упоминания заслуживает мобильное приложение WSS Docs, которое во время пандемии стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перевода ERG на удаленный режим работы.
Об экономическом эффекте, полученном группой компаний Eurasian Resources Group от внедрения системы электронного документооборота, можно судить по показателю общей оценочной косвенной экономии времени работы ее сотрудников. Он составил не менее $745 тыс. в год.
«Нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения договоров на 40%. С внедрением новой СЭД экономия времени ожидания обработки запросов только за счет высокой производительности системы составила $50 тыс. в год. Помимо автоматизации классического документооборота, отдельного внимания заслуживает полнота функциональности системы и возможность ее расширения с помощью дополнительных модулей», — подводит итоги проекта Шухрат Латыпаев, директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group.
Показатели проекта в Eurasian Resources Group
Источник: WSS Consulting, 2020
Этот пример показывает, что успешно реализованный масштабный проект по внедрению современной системы электронного документооборота в крупной компании или группе компаний позволяет ей перейти на безбумажные технологии, то есть сделать широкий шаг к цифровизации бизнеса.
Создание единой среды, в которой все отделения и предприятия обмениваются документами, осуществляют их поиск и хранят их, способствует повышению конкурентоспособности, поскольку бизнес-процессы становятся тоже едиными и прозрачными.
Более того, удобство администрирования системы электронного документооборота, охватывающей все отделения и предприятия, способствует повышению управляемости. А реализация в СЭД ролевого доступа позволяет соблюсти при работе с ней все действующие в компании политики информационной безопасности.
Полный текст статьи читайте на CNews
