Цифровизация регионов: в Удмуртии госслужащих переводят на единую платформу коммуникаций01.04.2021 09:34

01.04.2021, Чт, 09:30, Мск

Разношерстное и морально устаревшее ПО часто становится камнем преткновения в цифровизации деятельности государственных служащих в различных субъектах федерации. В части настройки коммуникаций выходом может стать использование коммуникационных платформ, отвечающих требованиям политики импортозамещения.

С 2018 г. в Удмуртской Республике реализуется проект перевода ведомственных взаимодействий на единую коммуникационную платформу. Его цель — предоставить госслужащим сразу все способы коммуникаций в удобном формате, включая электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, а также средствами коллективной работы — календарями, адресными книгами и списками рассылок. И при этом — обеспечить требуемый уровень безопасности. Помимо этого, платформа должна соответствовать политике импортозамещения ПО в рамках реализации инициативы правительства России.

Стартовавший как локальный, проект министерства информатизации и связи Удмуртской Республики по итогам успешного пилотирования получил развитие в министерствах промышленности и культуры Удмуртии, а затем стал тиражироваться в республиканских и муниципальных ведомствах, а также органах местного самоуправления. В итоге он вырос в полномасштабный проект внедрения информационной системы «Единая коммуникационная система государственных органов Удмуртской Республики» в республиканских органах управления, ведомствах и подведомственных организациях.

Как все начиналось

Любой проект рождается из проблемной ситуации. В данном случае — исторически сложившейся практики коммуникаций как внутри ведомств, так и между ними. Электронная почта у госслужащих была реализована преимущественно на бесплатных почтовых системах и облачных почтовых сервисах (в том числе, зарубежных), либо на неполнофункциональном и непроприетарном ПО, что создавало потенциальные проблемы и риски. Отсутствовали сквозные адресные книги, единые календари, инструменты управления совместной работой. Даже в рамках одного министерства сосуществовали разрозненные адресные книги, несвязанные хранилища данных, обособленные календари и локальные системы управления задачами.

В Удмуртии всех госслужащих перевели на единую платформу коммуникаций. Источник: ru.depositphotos.com

Также отсутствовала единая система планирования, а служебная переписка, равно как и работа с календарями и прикрепляемыми рабочими документами, находились вне защищенного контура, что превращало обеспечение безопасности внутриведомственных коммуникаций в сложно решаемую задачу. Расписание руководства далеко не всегда велось в электронном виде и редко, когда было доступно в онлайн-режиме. Зачастую по старинке — через секретарей — осуществлялось и планирование. Все это и отнимало время, и усложняло межведомственное взаимодействие.

Было принято решение найти программное решение или комплекс решений, которые позволили бы устранить существующие проблемы и перевести внутриведомственные коммуникации на новый, современный уровень.

Требования и ожидания

Единая программная платформа. Решение на ее основе должно обеспечивать полную и привычную функциональность электронной почты, мгновенных сообщений, адресных книг, календарей, обмена корпоративным контентом и коллективной работы. Помимо этого оно должно обладать возможностями интеграции сервисов на уровне ядра, подключения плагинов, управления серверными правилами. В том числе необходимо было создать условия для поддержки делегирования календарей и управления большими календарными последовательностями.

Кластерная архитектура. Она важна в условиях, когда требуется создать надежную единую информационную инфраструктуру с уровнем отказоустойчивости 99,999%, которая при этом может быть физически распределенной. Разные ведомства и министерства Удмуртской Республики обладают своими телекоммуникационными и ИТ-инфраструктурами, базируются в разных ЦОДах. Масштабируемость должна обеспечиваться на уровне архитектуры решения.

Безопасность. Вся служебная информация должна оставаться внутри контролируемого контура информационного обмена. Важной составляющей также являлось наличие возможности мониторинга и предотвращения утечек внутренней переписки.

Кроссплатформенная клиентская часть. Такой вариант делает приложения доступными как на стационарных компьютерах и ноутбуках, так и на мобильных устройствах сотрудников, вне зависимости от используемых операционных систем.

Кастомизация и адаптация. Наличие возможностей тонкой настройки под нужды разных ведомств, изменений и адаптации продукта силами собственных ИТ-специалистов, а также брендирования с использованием фирменных стилей ведомств.

Соответствие законодательству. Одно из обязательных условий: решение должно соотноситься с требования законов и инициатив правительства РФ в части импортозамещения. Выбранное решение также должно было быть включено в Единый реестр российских программных продуктов Минцифры, обладать сертификатом соответствия ФСТЭК. При этом продукт должен быть зрелым и соответствовать уровню промышленных решений мирового уровня.

После скрупулезного изучения рынка был выбран отвечающий всем требованиям российский программный продукт, успешно конкурирующий (а по ряду показателей — превосходящий) с решениями известных зарубежных производителей.

Особенности миграции

Корпоративная переписка и обмен данными велись сотрудниками ведомств и служб преимущественно с учетных записей бесплатных почтовых систем Яндекс.Почта, Mail.ru, Gmail и им аналогичных. В отдельных министерствах и ведомствах в разное время были реализованы локальные почтовые домены. При этом использовалось разношерстное программное обеспечение, на поддержку которого тратились ощутимые временные ресурсы.

Поэтому, по сути, как таковой глобальной миграции с одного решения на другое не было. При содействии специалистов производителя, а также компании-интегратора была создана «с нуля» и настроена единая коммуникационная инфраструктура. Также была заранее спроектирована мультидоменная архитектура, выделен единый коммуникационный домен для всей республики, поддомены для каждого министерства, администраций районов и городов, подведомственных учреждений, учреждений социальной сферы.

Было принято организационное решение о прекращении эксплуатации в межведомственной среде ранее использовавшихся госслужащими сервисов электронной почты и систем работы с календарями. После чего началась настройка временной переадресации на новые системно созданные адреса, также была предоставлена возможность пользователям перенести критически важные данные из старых сервисов в новые. В процессе выяснилось, что более 90% хранимой пользователями информации — устаревшие, ненужные или потерявшие свою актуальность данные.

По словам министра информатизации и связи Удмуртской Республики Тимура Меджитова, миграция прошла практически бесшовно, в том числе — за счет оперативной реакции на изменения от производителя — компании CommuniGate Systems. Требуемые изменения и настройки вносились своевременно. В компании отмечают, что опыт, полученный ее специалистами в ходе внедрения продукта CommuniGate Pro в Удмуртии, пошел на пользу и самому продукту.

Этапы проекта

Платформа унифицированных коммуникаций CommuniGate Pro оказалась нетребовательной к серверным ИТ-ресурсам, что позволило использовать даже существующее устаревшее или бюджетное оборудование. Пользовательский интерфейс оказался интуитивно понятен конечным пользователям.

В процессе пилотирования проекта также решился вопрос по безопасности и выведению сообщений из открытых ящиков во внутриведомственные сеть и корпоративное хранилище.

По словам Тимура Меджитова, сначала консолидация корпоративных коммуникаций касалась только исполнительных органов власти региона. Пилот был признан успешным и получил хороший отклик, после чего начался следующий этап: тиражирование решения во всех государственных и республиканских ведомствах, органах местного самоуправления и подведомственных учреждениях.

К сегодняшнему дню система унифицированных коммуникаций и общего планирования внедрена и охватывает свыше 5 тыс. рабочих мест.

Постепенный переход подведомственных организаций позволил реализовать проект в условиях ресурсных ограничений, чему также способствовали специальные условия CommuniGate Systems на лицензии для пользователей социальной сферы.

Управление изменениями как искусство

Пожалуй, куда больше усилий пришлось уделить управлению изменениями — вовлечению в процесс сотрудников, а также работу с возражениями. Это неудивительно — в каждом локальном коллективе существуют сложившиеся культура и практика использования средств коммуникаций, которые не изменить росчерком пера. Необходимы время и усилия, чтобы перестроить привычные процессы и перевести коллективы на полноценное использование новых коммуникационных сервисов.

И здесь чуть ли не ключевую роль играют отношение и позиция первых лиц. Когда руководство начинает работать в новой системе полноценно, не для галочки, пишет письма, ведет календари, — проект «летит» быстрее.

В проекте в Удмуртской Республике первые лица действительно начали активно пользоваться новыми возможностями. То, что планирование занятости руководства стало вестись посредством новой системы календарей, практически в одночасье изменило ситуацию. Чтобы понимать, как планируется расписание первых лиц, чтобы назначить встречу с ними, нужно быть подключенным к общей системе и уметь ей пользоваться.

Безусловно, успешному старту не обойтись без обучающих тренингов и комплекса внутренних документов, которые помогают и формализуют процесс перехода на работу с новым единым коммуникационным инструментом.

Как оценить выгоды

Точкой проверки качества продукта стала ситуация с COVID-19. Как только вся страна перешла на дистанционный формат работы, функциональные возможности коммуникационной платформы CommuniGate Pro стали использоваться сотрудниками ведомств в полную силу. Поэтому здесь и проверка временем, и ситуацией показала, что продукт и решение на его основе — рабочее, надежное и функциональное, а пользоваться им легко. Систему стали эксплуатировать в активном режиме.

Единая почтовая система, прозрачная система календарей, адресных книг и планирования, возможность оперативно связаться с любым адресатом в правительстве или подведомственных структурах и гарантированно получить обратную связь — это, прежде всего, уровень минимальной цифровой гигиены в любой современной структуре. Закрытый контур информационного обмена — стандартный уровень безопасности. А готовые списки групп и рассылок (как на уровне министерства, так и межотраслевые), возможность управления занятостью и статусом сотрудников и руководителей посредством календарей, исполнимость задач и доступность корпоративного контента внутри защищенной среды — удобные и разумные современные инструменты, без которых мы уже не представляем нашу работу.

Важно отметить, что Удмуртской Республике удалось реализовать уникальный для России проект консолидации органов управления всех уровней посредством качественного российского программного обеспечения. Этот успешный опыт наверняка будет использован и другими органами исполнительной власти.

Полный текст статьи читайте на CNews