8 шагов, как наладить КЭДО в компании15.04.2025 18:47

Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать

Составьте для компании-интегратора четкое техническое задание, включающее приоритетные ключевые боли текущего процесса и образ результата. Для этого желательно провести краткие интервью с теми, кто активнее всего будет пользоваться системой: с кадровыми администраторами, HR-командой, руководителями и др.

Возможности электронного документооборота практически безграничны, по закону подписывать от руки нужно всего 4 документа:

• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• акт о несчастном случае на производстве;
• документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
• бумажная трудовая книжка.

При этом вам не обязательно оцифровывать все процессы сразу, можно начать с одного-двух самых важных: к примеру, прием на работу и подбор персонала или командировки и отпуска. Такая тактика особенно хороша в компаниях, где сотрудники настороженно относятся к изменениям в рабочих процессах.

Еще важно определиться, где хранить кадровые документы. Например, подписанные документы размещаются в Битрикс24 ZIP-архивом и доступны в Битрикс24, пока используется портал. Мы рекомендуем скачивать их на компьютер.

Пропишите регламент о ведении КЭДО

В соответствии со ст. 22.2 Трудового кодекса Российской федерации, перед внедрением в организации нужно разработать и подписать документы, которые будут регламентировать работу сервиса. Юристы Битрикс24 КЭДО подготовили образцы ключевых документов, которые можно адаптировать под специфику компании.

1) Положение о КЭДО:

• в какой системе будет вестись документооборот;
• как будет предоставляться доступ;
• перечень документов и категорий работников, участвующих в КЭДО;
• сроки движения кадровых документов;
• дата внедрения и сроки уведомления работников о переходе на электронный документооборот;
• перечень документов, которые в исключительных случаях можно оформить на бумаге.

2) Приказ о введении в организации КЭДО

В приказе должны быть прописаны основные этапы внедрения: дата начала работы системы, сроки уведомления сотрудников о переходе и др.

3) Уведомление о переходе на КЭДО

Это информация для сотрудников о переходе компании на электронный документооборот и их праве дать согласие на переход.

4) Форма согласия сотрудника на применение КЭДО

Переход на КЭДО с сотрудником возможен только при наличии его письменного согласия (подписать можно и дистанционно).

Выберите сервис КЭДО

При выборе системы важно учитывать множество факторов:

• Какую позицию на рынке занимает поставщик системы. Рекомендуется выбирать компанию с многолетним опытом в разработке ИТ-решений, поскольку здесь уже точно есть вся инфраструктура, которая сделает работу в системе надежной и безопасной. Еще опытные интеграторы быстрее внедряют обновления и в целом достаточно активно развивают свой продукт, адаптируя его под изменения в законодательстве и требования рынка.
• Насколько система интуитивно понятна для сотрудников. Очевидно, что программа с запутанными неоднозначными шагами вряд ли облегчит коллегам жизнь.
• Безопасность хранения данных. Внесен ли интегратор в реестр операторов персональных данных, на скольких серверах хранятся ваши файлы, как часто создаются резервные копии, возможна ли авторизация в системе через социальные сети (в таком случае ее проще взломать).
• Возможность интеграции с другими корпоративными системами. Например, если вы уже используете в работе Битрикс24, КЭДО им будет доступен автоматически. А если вы работаете в 1С, то КЭДО от Битрикс24 можно будет легко интегрировать.

Подготовьте сотрудников

В первую очередь, нужно разработать инструкции по работе в новом кадровом процессе. В этом может помочь команда поддержки от интегратора.

Далее нужно организовать единую коммуникацию о переходе на КЭДО, где вы расскажете, почему компания приняла такое решение, какие шаги ожидаются дальше, а также ответите на все возникшие вопросы. В зависимости от масштаба организации это может быть либо письмо+общий звонок, либо серия созвонов с разными подразделениями, либо же отдельная коммуникация на команду руководителей, которые поделятся информацией со своими подчиненными.

Самое главное — обеспечить ответы на все вопросы, убедиться, что инструкции понятны, а далее собирать обратную связь о работе по новому процессу.

Оформите электронные подписи

Вам понадобится:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и программное обеспечение для нее — нужны генеральному директору и его доверенному лицу для подписания документов от лица компании. В Битрикс24 можно использовать уже ранее оформленные электронные подписи.
• МЧД (машиночитаемая доверенность). Доверенное лицо подписывает кадровые документы по МЧД своей усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица.
• Обезличенный сертификат электронной подписи. Он понадобится, когда подписание документа происходит через Госключ сотрудником, действующим на основании машиночитаемой доверенности.
• Другим сотрудникам можно оформить усиленную неквалифицированную (УНЭП) или простую электронную (ПЭП) подпись.

Настройте КЭДО

Подготовьте шаблоны и настройте маршруты для быстрого запуска документов на подпись одним кликом. Подключите провайдера электронной подписи, проверьте интеграцию со всеми системами.

Протестируйте систему на фокус-группе

Этот шаг особенно важен, если у вас крупная компания. Выберите ключевых держателей процесса и соберите с них обратную связь обо всех багах и неудобных моментах для доработки системы.

Масштабируйте процесс на всех сотрудников

Теперь настало время завершить внедрение КЭДО на всю компанию. Вы все еще будете получать обратную связь и дорабатывать систему, исходя из потребностей организации. Также подготовьте план оцифровки иных кадровых процессов, если сейчас еще перевели в электронный вид только некоторые из них.