10 сервисов для долгосрочного планирования ИТ-проектов16.12.2019 10:39

Андрей Степанов, специалист по коммуникациям в GanttPRO, объяснил важность долгосрочного планирования и собрал полезные сервисы, которые помогут в эффективном планировании проектов.

Обучение в онлайн-университете: профессия «Project Manager»

В фильме «Крепкий орешек» с Брюсом Уиллисом вооруженные террористы хотят украсть ценные бумаги на сотни миллионов долларов, но терпят неудачу из-за провалов в планировании. Напротив, главный герой сериала «Побег» Майкл Скофилд тратит десятки часов на планирование сложной задачи и ему удается завершить начатое, хоть это и выглядело безумно. Все это — популярные примеры из массовой культуры, когда долгосрочное планирование повлияло на успешность дела.

В жизни все гораздо сложнее. Провалы в планировании могут загубить даже самый перспективный проект и привести к потере денег.

Расскажу, почему долгосрочное планировании важно для ИТ-проектов и поделюсь проверенными инструментами, которые помогут в планировании.

Почему это важно и какие сложности бывают

Долгосрочный план — это документ, который будет направлять вас и вашу команду, показывать, где вы сейчас и что предстоит сделать для достижения поставленных целей. Но если вы беретесь за долгосрочный ИТ-проект без тщательной начальной проработки и надежного инструмента, — ничего не получится.

Для начала проведите стратегическое планирование и обозначьте, чего нужно достичь, например, через год. А после этого беритесь за долгосрочное планирование: сформулируйте приоритеты и цели, назначьте ресурсы и определитесь, как вы будете решать задачи.

Большинство долгосрочных ИТ-проектов сталкиваются с рядом проблем:

Отсутствие четко обозначенных целей. Ставьте цели с начала планирования, без них проект уже можно считать неудачным.

Нереалистичные сроки выполнения. Не пытайтесь угадать даты завершения задач. Просчитайте все сроки и обоснуйте их себе и команде.

Несвоевременное отслеживание прогресса. В долгосрочных проектах много участников и ресурсов, которые требуют своевременного отслеживания — ведь при необходимости в планы нужно быстро вносить коррективы.

Большие задачи. Разбивайте большие задачи на несколько мелких, чтобы сотрудники с легкостью могли отслеживать прогресс и радоваться пошаговым успехам. Ведь психологически сложно работать над большими задачами, дедлайны которых сейчас не осязаемы.

Разная степень осведомленности команды. Все задействованные на проекте участники без лишних усилий и трудностей должны знать статусы задач и проекта, изменения в нем, прогресс и прочее.

Плохая коммуникация внутри проектов. В отчете всемирной организации по управлению проектами Project Management Institute плохая коммуникация или же ее отсутствие указываются причиной неудач примерно трети проектов в 2017 году. И если учесть, что многие ИТ-команды работают удаленно, масштабы проблемы становятся очевидными.

Отсутствие или неправильное управление рисками. Риски будут всегда и с этим нужно смириться. Поэтому важно быть готовым к ним и уметь правильно на них реагировать.

Неправильно выбранный инструмент. Нужно тщательно выбирать инструменты, которые помогут проекту — с правильными инструментами гораздо проще наладить все процессы.

Какой инструмент планирования выбрать

Выбирая инструмент, учитывайте следующие нюансы:

• Четкая визуализация важных этапов в доступной форме.
• Гибкость и простая настройка под условия, диктуемые проектом.
• Легкий и удобный доступ к плану третьим сторонам.

С таким разнообразием нюансов справляются инструменты из нескольких категорий: онлайн диаграмма Ганта, более сложные системы для организации рабочих процессов, системы управления ресурсами и инструменты для создания стратегических планов.

Инструменты на основе диаграммы Ганта

GanttPRO [материал написан представителем сервиса. — прим. редакции Нетологии]

Об инструменте. Онлайн-диаграмма Ганта GanttPRO позволяет планировать как краткосрочные спринты, так и долгосрочные проекты по разработке. Интуитивный интерфейс помогает новым сотрудникам быстро влиться в работу над проектом, что спасет от срывов сроков.

Возможности сервиса:

• Комментарии, прикрепления, упоминания и уведомления для успешного взаимодействия — все в одном окне.
• Управление реальными членами команды и виртуальными ресурсами. Виртуальные ресурсы можно создавать в неограниченном количестве.
• Управление стоимостью и бюджетом. Стоимость есть у всех ресурсов и зависит от их типа: материальный, трудовой или просто фиксированная цена. Бюджет суммируется из стоимости всех задач.
• Загрузка ресурсов, их рабочие календари. График доступности ресурсов легко составить даже на несколько лет вперед.
• Дедлайны.
• Персональный учет времени на задачи для каждого сотрудника.
• Экспорт в популярные форматы и доступ по ссылке.
• Возможность переключения на доску задач по принципу канбан.
• Готовые шаблоны для быстрого запуска ИТ проекта. Экономят время на создание плана.

Стоимость. От $5.90 на командных планах за пользователя в месяц при годовой оплате. От $15 на индивидуальном плане в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период со всеми возможностями.

Язык. Русский, английский.

Toms Planner

Об инструменте. Еще один инструмент на основе диаграммы Ганта с простотой drag&drop. Toms Planner позволяет быстро создавать задачи, отслеживать прогресс и статусы. Есть возможность настройки проектов под себя.

Для удобства ведения ИТ-проектов сервис предлагает:

• Командное взаимодействия без временных трат на обучение.
• Отслеживание прогресса удобным способом: в процентах, иконках, блоках или с разграничением по цветам.
• Детализацию проектов от часов до месяцев. В несколько кликов можно узнать, чем занималась разработка в конкретный день в 14:05.
• Возможность делиться проектом по почте, печатной версией или с помощью ссылки.
• Готовые шаблоны для быстрого старта — они основаны на 530 000 графиках, которые пользователи сделали в сервисе.
• Персональную настройку проектов.
• Возможность ставить несколько задач в одном ряду на таймлайне.

Стоимость. От $9.95 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с ограниченными функциональными возможностями.

Язык. Английский.

Liquid Planner

О сервисе. У Liquid Planner достаточно необычный подход, отличающий его от других инструментов. Сервис помогает сфокусироваться на приоритетных задачах: реагирует на изменения в статусах и предлагает варианты для развития наиболее благоприятных сценариев и выхода из неблагоприятных.

В инструменте хорошо реализовано управление ресурсами, благодаря которому вы будете знать о доступности членов вашей команды, а также о текущих задачах.

В Liquid Planner есть возможности для:

• Командного взаимодействия.
• Выравнивания ресурсов и прогноза по их загрузке — сервис покажет, если вы рискуете просрочить дедлайн.
• Мгновенного доступа к прогрессу, рискам и бюджетам по всем проектам.
• Того, чтобы делиться планом с незадействованными в нем людьми.
• Создания динамичных отчетов с продвинутой аналитикой.

Стоимость. От $45 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с доступными возможностями Профессионального плана.

Язык. Английский.

Системы для организации рабочих процессов

Monday

Об инструменте. Monday позволяет создавать иерархию рабочих процессов, начиная с верхних уровней и заканчивая наиболее мелкими задачами. Вы видите все важные задачи, статусы всех назначений, загрузку ресурсов и эффективно взаимодействуете.

Мобильное приложение — бонус для удаленных команд.

В сервисе вы сможете:

• Хранить всю важную информацию и полностью владеть деталями о ходе развития проекта независимо от его сроков.
• Полноценно взаимодействовать с командами.
• Быстро создавать проекты и настраивать процессы с готовыми шаблонами, в том числе и для Agile проектов.
• Оценивать проект с разных сторон: на шкале времени, в календаре, на доске канбан.
• Управлять дедлайнами.
• Интегрировать ваши проекты с популярными инструментами: Dropbox, Excel, Google Calendar, Slack, Trello и др.

Стоимость. От $17 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период с неограниченным количеством пользователей.

Язык. Английский.

ActiveCollab

Об инструменте. ActiveCollab позволяет разбивать большие задачи на мелкие с четко обозначенными дедлайнами, чтобы команда сразу смогла взять их в работу.

Членам команды доступны все детали по задачам, включая приоритеты. Очевидный плюс ActiveCollab — продуманное командное взаимодействие с напоминаниями и уведомлениями.

Инструмент доступен как в облаке, так и может быть установлен на сервер.

Управлять долгосрочным проектом будет проще благодаря:

• Четкому планированию и организации работы. Все текущие и предстоящие задачи доступны в несколько кликов.
• Общению и взаимодействию внутри проектов.
• Отслеживанию прогресса — сможете ставить более детальные сроки и заранее видеть возможные варианты окончания проекта.
• Управлению дедлайнами.
• Оценке времени.
• Оценке затрат.

Стоимость. От $6.25 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период.

Язык. Английский.

Paymoapp

Об инструменте. Paymoapp синхронизирует процессы и заменяет множество инструментов. Вам не нужно искать интеграции и платить за дополнительные подписки. Сервис станет достоверным источником проектной информации для всей вашей компании.

Paymoapp подойдет фрилансерам, работающим над ИТ-проектами.

Инструмент позволит вам:

• Работать с разными видами отображения задач: диаграммой Ганта и канбан доской.
• Взаимодействовать с командой благодаря комментариям в реальном времени.
• Вести учет времени на задачи.
• Отслеживать прогресс.
• Вносить моментальные правки в задачи.
• Работать с ресурсами — будете знать, кто перегружен, а на кого можно назначать задачи.
• Создавать прозрачные отчеты с затраченным временем и проделанной работой. Между менеджерами и членами командами не будет разногласий.
• Создавать инвойсы на разных языках.

Стоимость. От $9.56 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатно для фрилансеров с ограничением возможностей. Бесплатный 15-дневный пробный период.

Язык. Английский.

Workfront

Об инструменте. С Workfront, современной платформой для управления проектами, менеджеры, тимлиды и команды получают весь необходимый набор инструментов для организации работы с запросами, а также для планирования и приоритизации проектов, управления процессами, оценки бюджетов и создания отчетов.

Для организации всех процессов ИТ-проекта есть возможности:

• Автоматизации повторяющихся рабочих процессов. Достаточно уникальная возможность, выгодно выделяющая сервис на фоне конкурентов.
• Приоритизации задач.
• Управления запросами в одном месте — можете создавать автоматические и настраиваемые формы для обозначения масштаба проекта.
• Управления ресурсами.
• Использования готовых шаблонов.
• Объединения всех задач в один список. Такой список, который ваша команда сама пожелает: структурированный/неструктурированный, официальный/неофициальный.
• Взаимодействия в реальном времени. Workfront позволяет получать информацию только по работе из тематических веток, статусов и фидбэка.
• Работы с разными методологиями управления проектами. Актуально для долгосрочных проектов, где нужна гибкость.

Стоимость. По запросу.

Язык. Английский.

Системы управления ресурсами

Elepseit

Об инструменте. Инструмент для управления ресурсами со встроенными возможностями для управления проектами и создания инвойсов. Вы сможете назначать ресурсы на множество проектов, этапов или просто на различные задачи, а также исключать ситуации с излишней или недостаточной их загрузкой.

В пользу Elepseit есть несколько доводов: он бесплатный для стартапов, доступный и с удобным интерфейсом. При этом инструмент дает все необходимое для управления ресурсами:

• Создавать отчеты с доступностью ресурсов.
• Вести учет времени.
• Управлять задачами.
• Переключаться на канбан доску.
• Управлять документами.

Стоимость. От $5 за пользователя в месяц. Бесплатен для фрилансеров и стартапов, но немного ограничен. Бесплатный 30-дневный пробный период со всеми возможностями инструмента.

Язык. Английский.

Resource Guru

Resource Guru предлагает визуальный календарь, настраиваемые виды отображения, индикатор доступности ресурса, отчеты, отслеживание сверхурочных часов работы, импорт данных и некоторые другие возможности.

В Resource Guru хорошо продумана функциональная возможность, предотвращающая одновременное назначение ресурсов на одну и ту же задачу. То есть несколько менеджеров, работающих одновременно, не смогут задействовать уже привлеченный ресурс.

Здесь вы также найдете:

• Персональные панели, где ресурс видит текущие задачи и доступность проектов.
• Мощные возможности работы с отчетами: коэффициент загрузки, оплачиваемое и неоплачиваемое время, сверхурочные и отгулы.
• Настраиваемые поля и фильтры.
• Возможности для командного взаимодействия.

Стоимость. от $2.5 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 30-дневный пробный период со всеми возможностями.

Язык. Английский.

Инструмент для создания стратегических планов

Roadmap Planner

Об инструменте. Roadmap Planner — продукт для построения стратегической коммуникации. Позволяет с легкостью делиться состоянием проекта с командой и спонсорами. Бонус: сервис работает и без подключения к интернету.

В Roadmap Planner вы найдете возможности для:

• Командного взаимодействия и контроля — добавляйте новых членов команды и назначайте на них задачи в любой момент.
• Отслеживания статусов по каждой задаче.
• Создания отчетов с прогрессом по дням, неделям и месяцам.
• Переключения на диаграмму Ганта.
• Управления ресурсами. Задачи и приоритеты можно менять в любой момент.
• Показа плана третьей стороне.
• Продвинутого экспорта данных.
• Использования готовых шаблонов.

Стоимость. От $5.83 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период.

Языки. Английский.

Выбирайте сервис, который соответствует вашим задачам и требованиям. И пользуйтесь пробными периодами, чтобы ваша команда могла оценить возможности инстурментов.

Читать еще: «Почему срываются проекты и как этого избежать: базовые принципы проектного менеджмента»

Полный текст статьи читайте на Нетология