Решение, которое навсегда может изменить твою жизнь
Почему можно больше не ходить в офис? Да вот почему.
В 2007 году известный американский писатель Тимоти Феррисс (англ. Timothy Ferriss), написал книгу, которая стала бестселлером по версиям New York Times, Wall Street Journal и USA Today. На русском ее название звучит так: «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть».
Одни читатели посчитали книгу мотивирующей, другие раскритиковали, назвав ее несбыточной сказкой. В общем, спорная литература, как и многие в этом жанре.
Но, что если я скажу, что уже давно появилась технология, которая делает эту самую сказку вполне себе реальностью? Речь идет про виртуальную АТС, которая может существенно изменить рабочие процессы и твой образ жизни. Феррис бы одобрил. Сейчас расскажу почему.
Немного теории
Виртуальная АТС (вАТС) заменяют физическую офисную телефонную станцию за счет использования IP-АТС. Вызовы, поступающие на номер виртуальной АТС, обрабатываются программно по определенному алгоритму, который пользователь может задать самостоятельно.
вАТС — удобнее, гораздо дешевле (в несколько раз!) обычной офисной телефонной сети. Но самое главное — открывает новые возможности, способные изменить вашу повседневную жизнь.
1. В офис можно больше не приходить
Феррис писал:
«Чем хорош офис? Дрянным, но дармовым кофе и жалобами на него, сплетнями и сочувствием, тупыми видеороликами, пересылаемыми по почте, и комментариями, которые еще тупее, собраниями, от которых никакого толку, кроме нескольких убитых часов да здорового смеха. Даже если работа никудышная и должность тупиковая, нас держит на ней паутина человеческого общения, социальная среда. Стоит вырваться из нее, и автоматически возникающая племенная общность распадается, а голоса в голове звучат все громче».
Виртуальные АТС позволяют в несколько кликов организовать переадресацию на любой номер. Другими словами, можно настроить перевод звонков с офисного номера на свой мобильный. Это значит, что в душном офисе можно больше не появляться. При этом звонящий даже не узнает о том, что его звонок перевели на твой сотовый.
«Офисная» работа 21-го века позволяет сотрудникам выполнять свои обязанности в любой точке земного шара. Раньше о таком можно было только мечтать.
2. Голосовое меню, которое экономит время
Фэррис писал:
«Ограничьте чтение электронной почты, уберите автопроверку и автооповещение о новых письмах. Создавайте автоответы на письма. Отвечайте на письма максимально подробно, чтобы сократить вероятность повторных писем и вообще старайтесь максимально быстро закончить переписку».
Современная виртуальная АТС с помощью интерактивного настраиваемого голосового меню позволит разгрузить работу офис-менеджера, а то и вовсе отказаться от телефонной работы секретаря.
Голосовое меню дает возможность начать беседу сразу с нужным сотрудником, а также переадресовывает звонки в зависимости от рабочего графика конкретного отдела.
3. Оценивай эффективность работы, а не ее количество
Фэррис писал:
В современном обществе ценится выслуга и самопожертвование, а не производительность. Это неправильно. Возьмите себе за правило ценить плодотворный труд, а не рабочую нагрузку.
Подключение к виртуальной АТС собственной CRM открывает новые возможности оценки работы сотрудников. Больше никаких бессмысленных ненужных отчетов! Связка вАТС + CRM поможет в обучении сотрудников, планировании их работы с клиентами, электронном документообороте, а также в ведении статистики и эффективности звонков и т.п.
Ну, а такие магические моменты, когда входящий звонок существующего клиента в базе автоматически переводится на ответственного менеджера, который сразу видит карточку звонящего, делает работу не только эффективной, но и эффектной.
4. Оценивайте умение общаться
Фэррис писал:
«Жизненный успех человека определяется количеством «неудобных разговоров», которые он выдержал».
Даже без подключенной CRM, можно оценить эффективность работы офисных сотрудников. Для этого есть возможность в любой момент прослушать запись любого совершенного разговора.
В компании разработан отличный продающий сценарий разговора, а клиентов не увеличивается? Мало звонков? Стоит обратится к истории и разобраться в проблеме. Запись разговоров повышает внутреннюю дисциплину и поможет предотвратить утечку информации.
Провайдеров, предлагающих услуги виртуальных АТС с подобными фишками сегодня достаточно много. Стоит смотреть на проверенных временем игроков на рынке, либо на те компании, которые предлагают дополнительные специализированные услуги необходимые именно вам. К примеру, «Межрегиональный ТранзитТелеком» («МТТ»), которая совмещает и первый и второй пункты. Больше 20 лет на рынке и максимальный перечень различных опций, которые можно подключить к виртуальной АТС.
Помимо вышеназванных опций в МТТ настроить:
- Многоканальный номер позволит принимать неограниченное число звонков. Клиент сможет дозвонится, даже если у вас в компании всего один «офисный» номер.
- Автоответчик. Одно из любимых решений Ферриса! Клиенты могут позвонить в нерабочее время, выходной или праздничный день — эти вызовы не останутся без внимания.
- Конференц-связь. Возможность проведения переговоров, совещаний с несколькими собеседниками одновременно.
- Функция «Звонок с сайта» позволяет клиентам связаться с компанией прямо с сайта. Фишка, которая просто обязана быть на сайте вашей компании.
- Черный список. Услуга представляет собой запрет вызовов с определенных номеров
- Виртуальный факс. Передача и прием факсов.
Виртуальная АТС — идеальное решение для небольшой фирмы, которая сможет организовать удаленное рабочее место с минимальными вложениями и для крупного бизнеса, которому необходим огромный колл-центр. Другими словами, вАТС (как и книга Ферриса) будет полезна и офисным работникам, и фрилансерам, и владельцам бизнеса.
Кто-то считает Тима Ферриса шарлатаном и обманщиком. Мол многие рассказанные в его книге истории выдумки. Вполне возможно, что он действительно лишь хитрый маркетолог и тот еще «Мюнхгаузен».
Но это ни коим образом не относится к текущим возможностями современных телефонных технологий. С помощью виртуальной АТС можно подправить рабочие моменты, что-то автоматизировать, от чего-то отказаться. В общем, сделать собственную работу (и жизнь) более эффективной.
P.S. Феррис о жизни:
Если я хочу построить карьеру лучше среднестатистической, нельзя просто плыть по течению и в конце концов приплыть к цели. Большинство людей так и делают: мечтают о результате, но не предпринимают целенаправленных действий, чтобы приблизиться к нему. Сделав хоть малейший шаг, большинство людей обнаружили бы, что добились желаемого результата, в той или иной степени. В этом и заключался мой секрет: хватит мечтать, начни действовать.
В этом он чертовски прав!
