Efes Rus оптимизировала оперативную обработку данных сотрудников с помощью Molga Consulting
Пивоваренная компания Efes Rus и Molga Consulting завершили проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота на базе OpenText для процессов обработки документов, необходимых для ведения личных дел сотрудников и расчета заработной платы. Об этом CNews сообщили в Molga Consulting.
Предпосылками к внедрению системы стали сложность оперативного получения доступа к документам сотрудника, излишняя трудоёмкость подготовки пакета документов для предоставления их проверяющим органам, риски, связанные с возможной утерей исторических данных, большой объем хранимой информации на бумажных носителях. Подыскивая подходящее решение для автоматизации документооборота, Efes Rus исходила из необходимости его интеграции с существующей системой SAP ERP HCM. Выбор пал на компонент решения SAP ECM Suite — SAP Employee File Management (EFM) application by Open Text, позволяющий удобно переходить в систему SAP, хранить и архивировать HR-документы и оперативно искать документы сотрудников по различным атрибутам.
Денис Маврин, менеджер единого кадрово-расчетного центра Efes Rus, рассказал: «Автоматизация кадрового документооборота позволила нам значительно сократить сроки исполнения и согласования документов, уменьшить архивные объемы документов на бумажных носителях без сокращения объема хранимой информации, ускорить доступ к кадровым документам сотрудников, реализовать возможность просмотра документов оснований для расчета заработной платы, сократить время на подготовку пакетов документов для предоставления их проверяющим органам».
На первом этапе проекта был автоматизирован процесс передачи документов в SAP-систему с компьютера пользователя и из локальной сети, а также непосредственно из электронной почты. Была обеспечена возможность хранения документов разных типов и форматов, единая точка доступа и поиск документов сотрудников по разнообразным атрибутам, в том числе и по персональным данным. Была реализована настраиваемая структура папок — все документы в системе были разделены на группы в соответствии с типом данных работника.
Также были настроены роли для пользователей системы в соответствии с их должностными полномочиями. В системе был реализован процесс удаления документов с согласованием. Если сотрудник HR-службы, например, ошибочно присвоил документ не тому сотруднику, либо документ устарел, в системе запускается поток операций на удаление с утверждением нужным сотрудникам.
Помимо внедренного стандартного функционала Open Text EFM, Molga Consulting доработала решение, реализовав отчетность для массового вывода данных о прикрепленных документах сотрудника с возможностью их экспорта в формат Microsoft Office и просмотра присоединенных электронных образов документов к конкретной записи личной карточки сотрудника.
Особую роль в проекте внедрения играла интеграция Open Text EFM с системой SAP ERP HCM, а также инструментом массового сканирования, Microsoft Outlook и файловой системой. Такая интеграция позволяет передавать в SAP-систему документы и интегрировать их в личные дела сотрудников с рабочего места в офисе, удаленно через почту или из любой локальной или сетевой папки, отметили в компании.
«Среди всех преимуществ, присущих данному решению, можно отметить интегрированность и прозрачность информации для пользователей, — сказал Артем Фомичев, ИТ-менеджер по взаимодействию с подразделениями по работе с персоналом Efes Rus. — Возможность интеграции решения с корпоративной системой управления персоналом позволяет поддерживать понятную и удобную структуру хранилища документов, основных данных, сообщений электронной почты, относящихся к сотрудникам».
«Внедренное в Efes Rus решение позволяет минимизировать время доступа к электронным копиям документов сотрудников компании и их персональным данным с помощью единого знакомого интерфейса и единой точки входа. Проще говоря, все действия с документами сотрудник HR-службы выполняет, не выходя из системы SAP, без дополнительной авторизации, — сообщил Максим Родионов, партнер Molga Consulting. — Вместе с тем, решение Open Text EFM дает возможность накладывать дополнительные ограничения на доступ пользователей к документам сотрудников».
© CNews
