СЭД DocsVision внедрена в «Новом Доме»
Компания «Корпоративные системы» завершила проект по внедрению электронного документооборота на базе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision в компании «Новый Дом» (г. Ижевск). Для решения задач делопроизводства на платформе DocsVision были разработаны индивидуальные для компании бизнес-процессы «Управление входящей документацией», «Управление внутренней и исходящей документацией». Данные процессы позволили автоматизировать весь жизненный цикл работы с документами, включая их регистрацию или разработку, экспертизу, согласование и утверждение, говорится в сообщении компании «ДоксВижн».
Для решения задач автоматизации выдачи заданий на периодической основе был адаптирован разработанный «Корпоративными системами» бизнес-процесс «Управление регламентными заданиями». Для решения задач контроля исполнительской дисциплины были настроены отчеты по исполнению документов и заданий, в том числе расширенный отчет об исполнительской дисциплине. Расширенный отчет характеризуется расчетом целого набора показателей эффективности, позволяющих увязать исполнительскую дисциплину с системами мотивации и оплаты труда.
В ходе проекта внедрения и на последующем этапе сопровождения системы были учтены замечания заказчика, часть из которых потребовала разработки вспомогательных и служебных бизнес-процессов DocsVision.
В целом реализация первого этапа внедрения системы автоматизации делопроизводства в компании «Новый дом» и быстрое подключение к работе в системе DocsVision новых сотрудников создали предпосылки для дальнейшего развития системы. В качестве первостепенной на данном этапе была поставлена задача автоматизации процесса управления договорной и сопутствующей документацией. Для решения задач автоматизации договорной работы на платформе DocsVision был разработан бизнес-процесс «Управление договорной документацией». Процесс позволил автоматизировать весь жизненный цикл работы с договорной документацией, включая ее разработку, экспертизу, согласование и утверждение.
С целью интеграции системы DocsVision с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием 8» был разработан модуль обмена данными о контрагентах и договорах. Это автоматизировало процесс соглашений шаблонных договоров, разрабатываемых по типовым формам. При этом запуск утверждения таких договоров происходит из учетной системы «1С: Предприятие 8», а далее данные передаются в СЭД DocsVision: дальнейшее заполнение и рассмотрение договора происходит там.
На этапе подписания договора работа с ним не заканчивается. Решение по автоматизации включает в себя модуль контроля исполнения этапов подписанного договора, что особенно востребовано для договоров, имеющих проектный характер, подчеркнули в «ДоксВижн». В этом случае, для каждого этапа проекта возможна фиксация и контроль исполнения его содержания и сроков.
«Важным результатом автоматизации договорного процесса для нас стала возможность доступа к электронному архиву договоров и сопроводительных документов, таких, например, как карты контрагентов, — отметила Елена Телицына, руководитель ИТ-службы компании «Новый дом». — Такие карты активно используются у нас на предприятии, содержат историю работы с конкретным поставщиком или клиентом компании и позволяют оценить риски установления с ними договорных отношений». Важным критерием проекта, по её словам, является стабильный рост числа сотрудников, работающих с системой, и количества документов, проходящих через систему электронного документооборота DocsVision; при этом реализованное решение получило положительный отзыв у руководства компании, в связи с этим было принято решение развивать систему DocsVision. «Растет охват системы, а с ним и эффективность работы персонала в целом. Но и это еще не предел, в наших планах — дальнейшее наращивание числа автоматизированных процессов», — заключила Елена Телицына.
© CNews
