На платформе Directum автоматизирован договорной документооборот в Nokian Tyres Россия
Компания Avis Expert завершила первый этап проекта автоматизации документооборота на базе системы Directum в компании Nokian Tyres Россия. Результатом этого этапа стала автоматизация договорной работы.
Концерн Nokian Tyres – мировой производитель шин для легковых, грузовых автомобилей и индустриальной техники, а также владелец сети шинных центров Vianor. Динамичное развитие российского подразделения концерна Nokian Tyres потребовало внедрения гибкого и эффективного решения для автоматизации документооборота. Специфика бизнеса Nokian Tyres определила большой объем договорной работы, поэтому автоматизации этого участка деятельности уделялось особое внимание при выборе конкретной разработки. По итогам конкурсного отбора среди российских и западных систем было выбрано решение на платформе Directum от компании Avis Expert.
Основными задачами первого этапа стали создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования. В рамках проекта была автоматизирована работа более чем с 80 категориями договорных документов, настроено более 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронно-цифровой подписи. При этом благодаря разработанному механизму управления этапами согласования появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.
В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде, говорится в сообщении компании Directum.
Как отмечается, благодаря внедрению системы и автоматизации договорной работы сократились сроки согласования документов и время работы с ними. Также представители заказчика особо отметили реализацию функции штрих-кодирования документов.
В исходящих документах уникальный штрих-код генерируется при их создании, входящие документы маркируются термоэтикетками со штрих-кодом. Использование штрих-сканеров позволяет пользователям моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизиты, наличие ЭЦП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.
В рамках проекта была реализована интеграция Directum с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой «1С». Таким образом, исключается двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечивается своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.
Одним из требований заказчика было выполнение проекта в сжатые сроки – 2 месяца. Успешному запуску системы в промышленную эксплуатацию в столь короткий срок способствовало наличие у заказчика четко сформулированных требований к будущей системе, качественно проведенная работа по их согласованию и привязке к возможностям системы Directum, а также наличие большого опыта выполнения подобных проектов и отработанная методология внедрения компании Avis Expert, подчеркнули в Directum.
По данным компании, за первый месяц эксплуатации системы было зарегистрировано более 500 договорных документов, при этом более 200 договоров полностью прошли цикл согласования и утверждения в электронном виде и переданы в архив. На текущий момент количество пользователей системы составляет 120 человек.
© CNews
