Администрация Пензы перешла к электронному документообороту
Делопроизводство и работа с заявками на земельные участки в администрации города Пензы будут вестись в электронном виде в системе электронного документооборота CompanyMedia.Вопрос о переходе на безбумажные технологии ведения делопроизводства и обработки заявок был поднят в 2006 г. после выборов новым мэром города Романа Чернова. В результате сравнения различных систем электронного документооборота наиболее оптимальным вариантом для администрации города Пензы была признана система электронного документооборота CompanyMedia (разработчик ЗАО «Компания «ИнтерТраст»), обладающая возможностью работать в территориально удаленных друг от друга организациях, легко дорабатываемая под их конкретные требования, имеющая модульную структуру (что дает возможность в разные, удобные временные рамки внедрить сначала один модуль, а затем другой). Исполнителем проекта внедрения был выбран Нижегородский бизнес-партнер "ИнтерТраст" - ООО «Программа-Т», компания, специализирующаяся на комплексном обеспечении управления предприятием/организацией на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, анализа информации на базе OLAP-технологий.
В ноябре 2006 г. были внедрены и запущены в опытную эксплуатацию подсистемы: «CompanyMedia-Делопроизводство», автоматизирующая работу с входящими, исходящими, организационно-распорядительными документами; «CompanyMedia-Обращения граждан», автоматизирующая обработку заявок на земельные участки.
Со стороны администрации активное участие в реализации проекта приняли заместитель главы администрации Алексей Макаров, начальник делопроизводственного и административно-хозяйственного отдела Олег Храмов и главный специалист отдела делопроизводства администрации города Пензы Андрей Коньков.
В январе 2007 г. система была введена в промышленную эксплуатацию. Было принято решение о ее дальнейшем развитии.
Использование CompanyMedia позволило наладить оперативное и качественное формирование документов (на сегодня в системе зарегистрировано более 9 тыс. документов, из них свыше 5 тыс. - входящие, 2 тыс. - исходящие и около 2 тыс. - организационно-распорядительные), четкую организацию их поиска и использования, работу справочно-информационной службы, создать единое хранилище электронных документов, организовать и наладить поддержку контроля исполнительской дисциплины на основе предоставляемых системой данных.
Согласно разрабатываемой в настоящее время муниципальной целевой программы на 2007-2010 гг. «Виртуальный город» планируется переход администрации г. Пензы на полностью электронный документооборот. С этой целью к СЭД CompanyMedia на уровне начальников подразделений будут подключены структурные подразделения администрации и органы местного самоуправления. Летом 2007 г. администрацией города была приобретена система мгновенных сообщений и собраний – IBM Lotus SameTime, обеспечивающая возможность людям, географически удаленным друг от друга, работать коллективно и совместно использовать необходимые документы, проводить оперативные веб-конференции, онлайновые совещания, обмениваясь сообщениями в реальном времени, используя средства компьютерной аудио- и, возможно, видеосвязи, совместно используя виртуальную доску или экран для представления информации.
В ближайшее время планируется организация электронного взаимодействия СЭД администрации города Пензы с системой документооборота Правительства области, также построенной на основе CompanyMedia, в которой на сегодняшний день совместно работают уже более 200 сотрудников аппарата губернатора, всех министерств, управлений и департаментов.
© CNews
