В ЯНАО внедрена единая СЭДД исполнительных органов госвласти
Компания «ИнтерТраст» сообщила о завершении третьего этапа создания системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) во всех исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.
Программное обеспечение для автоматизации документооборота и делопроизводства было определено по результатам открытого конкурса. Основанием для выбора СЭДД CompanyMedia стал широкий функционал системы, с помощью которого предполагалось решить все поставленные задачи, говорится в сообщении «ИнтерТраст», разработчика системы CompanyMedia.
На первом этапе (ноябрь 2006 – май 2007 гг.) было проведено информационное обследование, обучение пользователей работе с CompanyMedia, ИТ-специалистов ее администрированию и поддержке, а также конфигурирование и внедрение системы. СЭДД была установлена в аппарате Губернатора автономного округа и 4-х департаментах автономного округа: на персональных компьютерах членов Администрации и их делопроизводителей, делопроизводителей структуры ДОУ, а также других сотрудников, участвующих в делопроизводстве.
На втором и третьем этапах (февраль 2008 – декабрь 2009 гг.) система развивалась как функционально, так и территориально – были подключены все не охваченные ранее департаменты ЯНАО, что позволило создать единую информационную среду исполнительных органов государственной власти на территории автономного округа. Помимо Администрации ЯНАО, система была внедрена в Законодательном Собрании ЯНАО, а также в администрациях муниципальных образованиях г. Лабытнанги и Приуральского района.
В настоящее время СЭДД CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes функционирует во всех исполнительных органах государственной власти ЯНАО. Введен в действие сквозной электронный документооборот (электронный обмен документами) между Администрацией ЯНАО и Законодательным собранием и Администрацией Приуральского района. В ближайшее время будет налажено электронное взаимодействие Администрации ЯНАО с Администрациями г. Лабытнанги, Тазовского района и г. Новый Уренгой.
Модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» позволил автоматизировать деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом входящих, исходящих, внутренних документов, а также нормативно-правовых актов. В свою очередь, модуль «Обращения граждан» позволил систематизировать учет и наладить жесткий контроль исполнения обращений в установленные законодательством сроки.
СЭД ЯНАО - динамичная, постоянно развивающаяся система. Тесное взаимодействие компании-разработчика со своими клиентами позволяет оперативно решать насущные задачи и потребности пользователей. В частности, решение по рассылке копий правовых актов, основанное на функционале CompanyMedia и реализованное для СЭД ЯНАО, позволило на 60% сократить материально-финансовые расходы, направляемые на эти нужды, и значительно повысить оперативность доставки документов получателям на территории автономного округа.
«Территориальная распределённость созданной на базе CompanyMedia системы электронного документооборота и делопроизводства позволила охватить все департаменты и службы на территории округа, повысив скорость и качество обработки документов. В ближайшем будущем планируется подключить к системе все муниципальные образования ЯНАО, а также представительства автономного округа за его пределами», – сообщил Эдуард Михайлов, заместитель начальника отдела внедрения («ИнтерТраст») и руководитель проекта внедрения СЭД со стороны компании-разработчика системы.
Сегодня система документооборота и делопроизводства включает в себя следующие основные функции: предварительный учет, регистрация и контроль исполнения входящих документов и обращений граждан; подготовка и регистрация исходящих документов; подготовка, регистрация и контроль исполнения внутренних документов и нормативно-правовых актов; учет и контроль исполнения договоров; комплексный контроль исполнительской дисциплины; формирование дел; поиск необходимой информации по реквизитам или по содержанию документов; ведение организационной и функциональной структур; ознакомление и согласование документов; подготовка внутренней и внешней отчетности; ведение справочников.
В целом внедрение СЭДД CompanyMedia позволило создать единое информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и Администрации муниципальных образований ЯНАО на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что позволило оптимизировать качество работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов, отметили в «ИнтерТраст».
Завершение третьего этапа не означает завершение процессов масштабирования и развития СЭДД в автономном округе. В планах дальнейшее расширение географии охвата: кроме упомянутых муниципальных образований на территории округа имеется ещё порядка 40 аналогичных структур различного масштаба.
Сегодня по заявкам заказчика разрабатываются новые и совершенствуются имеющиеся модули СЭДД. На очереди расширение использования ЭЦП в СЭДД, вывод электронных документов из внутренних структур исполнительных органов на межведомственный уровень, реализация на основе отечественных криптографических алгоритмов и уникальных разработок мобильных, не привязанных ни к какой конкретной географической точке (зданию, городу, стране) рабочих мест СЭДД для высших должностных лиц автономного округа.
© CNews
