«КуатАмлонМунай» управляет бизнесом с помощью «1С:Предприятия 8»
Компания «1С-Рейтинг» завершила внедрение комплексной информационной системы управления на предприятии нефтедобывающей промышленности «КуатАмлонМунай» (Казахстан). Комплексная система, построенная на базе типовых решений «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана» и «1С:Консолидация», позволила повысить эффективность бюджетного контроля при снижении затрат, сократить сроки согласования платежей, что привело к прозрачности и упорядоченности бизнес-процессов, говорится в сообщении «1С-Рейтинг».
Использовавшиеся ранее на «КуатАмлонМунай» бухгалтерская и складская конфигурации собственной разработки перестали удовлетворять потребностям предприятия по своей функциональности. В связи с развитием компании возникла необходимость в автоматизации процедур утверждения документооборота и ускорении оформления и контроля плановых документов по закупкам товарно-материальных запасов и услуг. Как отмечается, подготовка регламентированной отчетности отнимала слишком много времени. Бюджетирование, управленческая и финансовая отчетность велись в электронных таблицах.
С целью повышения эффективности управления компанией руководство «КуатАмлонМунай» поставило цель модернизировать систему управления финансами, управленческий и регламентированный учет. Для этого, помимо организационных преобразований, необходимо было внедрение на предприятии современной информационной системы. При этом новая система должна была обеспечить снижение дебиторской задолженности и необоснованных финансовых расходов, существовавших на предприятии, а также способствовать оптимизации уровня складских запасов.
В связи с этим была разработана концепция построения новой системы, предусматривающая следующие задачи автоматизации: оптимизация временных затрат на работу с документами за счет сокращения времени на согласование ответственными лицами и обеспечения их необходимым набором инструментов для принятия решений; оперативное отслеживание «день-в-день» всего документооборота, в том числе на территориально удаленных нефтяных месторождениях, принадлежащих компании; получение оперативной информации в момент принятия решения; устранение дублирования функций между оперативными и учетными службами; передача функций ввода информации в места ее возникновения – складское хозяйство, производственные и снабженческие подразделения и т.п.; полностью автоматизированный бюджетный контроль (согласно утвержденным процедурам предприятия); наведение порядка в таких областях, как управление задолженностью, планирование оплат и управление запасами; перевод части подсистем на английский язык для англоговорящей части руководства предприятия.
Для помощи в решении поставленных задач была приглашена компания «1С-Рейтинг». Специалистами «1С-Рейтинг» была предложена система, основанная на двух взаимосвязанных решениях системы «1С:Предприятие 8»: «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана» для решения задач производственного, регламентированного и управленческого учета, а также автоматизации казначейства; и «1С:Консолидация» – для создания бюджетной модели группы компаний с обязательной трансляцией целевых показателей по нескольким бюджетам в «Управление производственным предприятием для Казахстана».
Для выполнения поставленных заказчиком задач на платформе «1С:Предприятие 8» были созданы дополнительно подсистема «Оперативное планирование закупок» (связана с подсистемой «Казначейство» посредством внедренных в документы планирования закупок механизмов бюджетного контроля) и «Подсистема согласования документов». С использованием новой подсистемы согласования утверждение документов стало проходить за несколько десятков минут, отметили в «1С-Рейтинг».
Возможности платформы «1С:Предприятие 8» позволили оперативно реализовать сложную модель бюджетов, процесс бюджетирования и контроль лимитов. Типовой функционал «1С:Консолидации» был дополнен расширенными схемами контроля выполнения бюджетов различных видов (операционные затраты, CAPEX, cash-flow). В результате руководство получило комплексную модель бюджетирования, учитывающую замкнутый цикл управления предприятием, включающую: разработку бюджетов в «1С:Консолидации»; оперативное планирование в «1С:Управлении производственным предприятием» (формирование внутренних заказов, заказов поставщикам и заявок на расход денежных средств с учетом контроля по статьям бюджетов; формирование запросов на изменение бюджета по требуемым статьям в случае острой необходимости); учет результатов хозяйственной деятельности в «1С:Управлении производственным предприятием»; получение фактических данных, план-фактный анализ и по его результатам корректировку планов на следующий период в «1С:Консолидации».
Важной для предприятия задачей являлся перенос точек ввода информации в места ее возникновения. Одним из сдерживающих факторов было отсутствие информации для лица, принимающего решение на месте. Для решения этой проблемы типовая функциональность заказов, складских документов и документов по отражению затрат была дополнена механизмами бюджетного контроля. В результате все складские работники, прошедшие обучение, супервайзеры и материальные администраторы месторождений имеют возможность вносить информацию «день-в-день», тогда как ранее вся информация вносилась с бумажных отчетов каждой вахты раз в 15 дней.
Предприятие располагает большим парком служебной и специализированной техники. Для учета заявок на транспорт от подразделений, путевых листов, затрат на топливо и ремонт техники была разработана дополнительная подсистема, которая позволила взять соответствующие затраты под контроль.
Важными результатами внедрения для основного заказчика системы, финансовой дирекции предприятия, стали: упорядочивание всех взаиморасчетов с контрагентами, ведение истории любых параметров договоров, с учетом заключаемых дополнительных соглашений; ведение в системе сложных многоэтапных графиков поставок и расчетов, с отслеживанием степени выполнения; планирование заявок на расход денежных средств на основании графиков платежей и информации о текущем состоянии взаиморасчетов с поставщиками, с учетом ограничителей по бюджетам.
Перевод блоков системы, необходимых для работы англоязычного руководства компании, на английский язык осуществлялся совместно с сотрудниками заказчика. Разработан дружественный интерфейс на английском языке, позволяющий выполнять управленческие задачи, формировать отчетность и заниматься утверждением следующих по маршрутам согласования документов. В результате руководство получило возможность непосредственно контролировать наиболее важные процессы в информационной системе.
Компания является совместным предприятием, что накладывает определенные требования к учету и к предоставляемой управленческой отчетности, в том числе в управляющую компанию. Основной валютой являются доллары. Для формирования четкой картины по всем активам и пассивам в регламентированной (тенге) и основной (долларах) валютах была реализована подсистема учета в функциональной валюте с поддержкой стратегий расчета курсов остатков на счетах, авторегистрацией новых бухгалтерских корреспонденций, возможностью переоценивать либо оставлять неизменным исторический курс того или иного раздела бухгалтерского учета.
Помимо производства и реализации, «КуатАмлонМунай» передает продукцию в переработку на нефтеперерабатывающие заводы. Для расчета себестоимости услуг переработчиков, наряду с себестоимостью продукции, были использованы возможности подсистемы управления производством. Сегодня система работает в режиме промышленной эксплуатации, автоматизировано 91 рабочее место.
Примечательно, что в ходе проекта существующая на предприятии модель бюджетирования претерпела определенные изменения. Область использования «1С:Консолидации» расширилась по сравнению с изначально планируемой. Среди поставленных задач на ближайшие несколько месяцев значатся следующие: сократить время на формирование и консолидацию бюджетов за счет использования процессов управления бюджетированием; перевести большую часть аналитической работы в «1С:Консолидацию», используя пакет план-фактной отчетности.
Как отметил руководитель проекта со стороны заказчика, финансовый менеджер Александр Сергунин: «В результате внедрения информационной системы на платформе "1С:Предприятие 8" мы получили адаптированный к специфике учета в компании продукт. За счет большей функциональности удалось полностью автоматизировать бизнес-процессы, которые в предыдущей системе могли быть автоматизированы только частично. Мы получили полностью автоматизированный бюджетный контроль и электронный документооборот».
© CNews
