СЭД «Летограф» внедрена в «Объединенной химической компании» Казахстана
Компания «Летограф» сообщила о внедрении одноимённой системы электронного документооборота на Казахстанском предприятии ТОО «Объединенная химическая компания». Работы по автоматизации документооборота на основе системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений «Летограф» были проведены специалистами компании-разработчика в декабре 2009 г.
Основная цель деятельности «Объединенной химической компании» – разработка и реализация инвестиционных проектов в химической отрасли страны. Уже на этапе создания компании руководство приняло решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Данная система должна была обеспечить эффективную обработку входящей и исходящей документации, предоставить автоматизированные механизмы контроля исполнения поручений и учета документов. Фактически, решение об автоматизации подтверждало системный подход руководства предприятия к организации бизнес-процессов, говорится в сообщении «Летографа».
В качестве ключевых задач будущей системы руководство предприятия определило: реализацию эффективных механизмов контроля исполнения поставленных задач и повышения исполнительской дисциплины персонала; обеспечение высокой скорости согласования исходящей документации и, соответственно, реакции компании на входящую документацию; обеспечение оперативности и качества обработки документов.
При выборе программного решения для построения системы документооборота был сформулирован ряд технических требований. Перечень требований включил в себя: обязательное наличие механизма построения отчетов; перспективные возможности интеграции решения с ПО Lotus; возможность проведения в дальнейшем дополнительной настройки системы специалистами заказчика.
Рассмотрев решения для автоматизации документооборота, представленные на рынке, специалисты предприятия выбрали систему «Летограф». Одним из ключевых факторов, повлиявших на выбор решения, стала возможность гибкой настройки системы «Летограф».
В течение месяца на предприятии были внедрены основные функциональные блоки программного решения «Летограф.Основа». Данный программный продукт является веб-решением и предназначен для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, поддержка электронного архива и контроль исполнения поручений. Заказчик получил возможность дальнейшего развития функциональности решения за счет использования интеграционной платформы «Летограф.Ансамбль», которая позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой. Настройка системы была проведена однократно на основном сервере, а дальнейшая работа сотрудников заказчика осуществлялась путем доступа к системе через веб-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.
В декабре 2009 г. система сдана в промышленную эксплуатацию. В результате выполнения проекта были автоматизированы основные функции документооборота ТОО «Объединенная химическая компания». В настоящее время документы предприятия хранятся в электронном архиве, доступ к которому в соответствии с прописанными ролями имеют все сотрудники организации. Процессы согласования исходящей документации и регистрации входящей документации проходят оперативно. Налажен механизм контроля исполнения поручений. Благодаря гибкой настройке отчетов по заданным параметрам у руководства появилась возможность контролировать ход исполнения документов в режиме реального времени.
© CNews
