Минтранс Республики Беларусь переходит на электронный документооборот на базе СЭД «Дело» с использованием ЭЦП
В Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь успешно завершились работы по интеграции программно-аппаратного комплекса системы автоматизации документооборота Минтранса «Электронное Дело» с отраслевой системой электронной цифровой подписи. Данную разработку осуществляет компания «Электронное Дело» - партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Белоруссии, на базе решения ЭОС – СЭД «Дело».
Министерство транспорта и коммуникаций (Минтранс) Республики Беларусь на протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему электронного документооборота «Электронное Дело». В 2006 г. были автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные документы и их электронные копии. На данном этапе были решены следующие задачи: быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.); оперативное получение документов на исполнение и для ознакомления; быстрый поиск документов; отслеживание движения оригинала документа; эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1 раз в день, в неделю или в месяц автоматически формировать отчеты со списком просроченных заданий или документов); оперативное получение сводных отчетов по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся на исполнении, исполненных, просроченных).
В 2008 г. Министерством были закуплены дополнительные лицензии ПО «Электронное Дело». Масштабирование системы до уровня руководителя и исполнителя структурного подразделения позволило: сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов; ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций; получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам в соответствии с их полномочиями.
В 2011 г. специалисты компании «Электронное Дело» провели работы по обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых: обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и шифрование» ПО «Электронное Дело»; разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и утверждения в электронном виде; проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в системе, в том числе проведено индивидуальное обучение руководителей; для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых изложены функционал и возможности работы в системе.
В настоящее время в Министерстве активно используются порядка 100 лицензий СЭД «Электронное Дело» и 7 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Все сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах».
Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось невозможным без вовлечения руководства Министерства в работу в СЭД. Требованием времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов. Для решения данных проблем в Минтрансе были внедрены подсистемы «Дело-WEB» и «АРМ руководителя». В частности, подсистема «Дело-WEB» позволяет удаленно работать в системе электронного документооборота одному из заместителей Министра, который одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически находится вне центрального аппарата.
Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных лиц организаций и предоставляет возможность работать в online или offline режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях: рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых комментариев дает возможность оперативно вносить дополнительную информацию сотрудникам Министерства.
Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре Минтранса обеспечивает: оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций и сокращение финансовых расходов на отправку писем; экономию времени на поиск документов; прозрачность процесса согласования и утверждения документов; сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов документов; организацию хранения электронных документов в соответствии с законодательством.
Завершение работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой программной платформы при подключении подведомственных организаций.
© CNews
