Удаленные сотрудники: чистый легалайз
Диджитальщики делятся своим опытом оформления внеофисных сотрудников Дата публикации: 09.12.2016 Продолжаем цикл публикаций, посвященных различным аспектам виртуального офиса. Сегодня пытаемся разобраться, какими документами веб-студии закрепляют взаимодействие с удаленными сотрудниками. Да-да, мы знаем, что многие компании не практикуют юридическое сопровождение таких отношений, но считаем, что игнорировать один из немногих способов мотивации «удаленщиков» — занятие очень рискованное. В конце концов, никто не заинтересован, чтобы у проекта «отвалился» какой-то важный кусок прямо перед дедлайном. Мнения рисковых товарищей по понятным причинам мы публиковать не стали, но для чистоты эксперимента спросили мнения тех, кто изначально довольно скептически настроен по отношению к эффективности и надежности удаленных сотрудников. Нам кажется, что их алгоритмы работы наиболее интересны. Итак, давайте узнаем, кто выбирает ИП, кто оформляет в штат, а кто помимо трудового договора практикует подписание других документов. Необходим сайт, мобильное приложение, услуги по SEO или контекстной рекламе? Тендерная площадка WORKSPACE поможет выбрать оптимального исполнителя. База проекта насчитывает более 10 500 агентств. Сервис работает БЕСПЛАТНО как для заказчиков, так и для исполнителей. Комментарий: Мария Тюхтина, руководитель отдела интернет-маркетинга агентства Bquadro Мы стараемся не работать с удалёнщиками, т. к. по нашей практике они не всегда демонстрируют оговоренный результат в требуемые сроки. Но такой опыт у нас есть. Документирование отношений с удалёнными сотрудниками можно рассматривать с двух точек зрения: со стороны работника — это защищённость и гарантии, со стороны заказчика — уплата налогов и взносов. Сотрудничество можно оформить несколькими способами. Первые два очевидны. Сотрудника оформляют в штат (всё по Трудовому кодексу, с выплатой налогов и т. п.). Применительно к удалённым специалистам это наименее удобный вариант для студий, и так почти никто не делает. Однако, если вы имеете дело с ценным, опытным сотрудником, взаимоотношения с которым для вас важны вне зависимости от его фактического нахождения в офисе, то это тот вариант оформления, который позволит сохранить этого человека в вашей команде надолго. Альтернатива — оформление по договору подряда. В этом случае налогообложение зависит от многих факторов, но сотрудник оформлен, что подтверждено документально. Этот вариант удобен, когда речь идет о каких-то разовых работах. Есть ещё один способ взаимодействия с удалёнными сотрудниками (копирайтерами, рерайтерами, верстальщиками и пр.) — это работа с биржами. Биржа сама ведёт расчёт с исполнителем, студия только контролирует качество работ. Такой формат удобен как заказчику, так и исполнителю: серьёзные площадки дорожат своей репутацией, поэтому фрилансер может быть уверен, что получит свой гонорар. В этом варианте налоговое бремя полностью ложится на удалёнщика, снимая головную боль с заказчика. Вариант оформления зависит от того, что вам нужно. Если это особо ценный работник, с которым вы не хотите терять связь, — стоит оформить его в штат. Если специалист ценен своим богатым опытом, но нужен как эксперт лишь на разовые работы, — используйте договор подряда. Когда много рутинной или разнопрофильной работы, удобно работать через биржи. Комментарий: В дискуссиях часто путают удаленных сотрудников и дистанционных, а это разные вещи. Например, фрилансеры — яркий пример удаленного сотрудника, а человек работающий в штате, но вне офиса — дистанционный. Это различие нужно четко понимать. В своем комментарии я опишу различные варианты взаимодействия с удаленными и, главным образом, дистанционными сотрудниками, их плюсы и минусы. Прошу не воспринимать это как инструкцию по нарушению закона, а просто как описание различных вариантов, не все из которых нужно применять на практике. Способ 1. Работа без оформления документов, с переводом оплаты «сотруднику» с карты на карту или любым другим способом «в черную». Риски способа 1: Здесь сплошные риски. Как со стороны сотрудника, например, он может помахать работодателю ручкой в любой момент, забить на работу и т.п., так и со стороны работодателя (риск отказа от оплаты уже сделанной работы). Кроме того, работодатель рискует «попасть» на налоговые санкции и весьма серьезные. В общем этот способ взаимодействия — самый яркий пример того, как делать не надо если вы строите бизнес, что называется, всерьез и надолго. Способ 2. Работа по ГПД (частный случай ГПД — договор подряда). Этот способ переводит в легальную плоскость работу по первому способу. Сотрудник легально получает вознаграждение за результат своей работы. Работодатель же уплачивает налоги и взносы в бюджет за исключением взносов в ФСС. У них возникают формальные обязательства друг перед другом, которые фиксируются в договоре. Риски способа 2: Важно понимать один момент — ГПД предусматривает, что работник получает вознаграждение за результат выполненных работ, а сотрудник — за выполнение работ по определенной специальности, квалификации или должности. Таким образом, на каждое задание необходимо заключать отдельный договор, за результат работник должен отчитываться. В Трудовом кодексе установлен прямой запрет на заключение ГПД, которые фактически регулируют трудовые отношения (ч. вторая ст. 15 ТК РФ). Работодателю очень важно правильно понять различие между трудовым договором и ГПД, потому что с 1 января 2015 года за подмену трудового договора гражданско-правовым работодателям как юридическим лицам грозят штрафы от 50 000 до 200 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) и это не считая пеней и прочих «радостей». Способ 3. Работа с ИП. Этот способ наиболее удобен для работодателя, поскольку ИП сам уплачивает все налоги и взносы, а отношения между «работодателем» и «сотрудником» выглядят как взаимоотношения двух хозяйствующих субъектов. Но тут есть существенный нюанс… Риски способа 3: Существует риск переквалификации договора с ИП в трудовой договор по инициативе фискальных ведомств и по подозрению в уходе от уплаты налогов. Особенно рьяно это копает ПФР. В случае крупного размера доказанной недоимки по страховым взносам руководителю может грозить уголовная ответственность. Понятное дело, ведомства должны будут доказать свои доводы в суде, а работодателю предоставлена возможность защищаться, однако судебная практика по подобным делам такова, что часто суд встает на сторону налоговой или ПФР, хотя есть и обратные примеры. Что же является той «красной тряпкой», которая заставляет проявить внимание к компании «работодателю»? Список не полон, но вот несколько основных моментов: у ИП только один клиент — компания «работодатель», у ИП нет собственных сотрудников в штате и у компании «работодателя» несколько таких ИП в контрагентах. Кроме того, фискальные ведомства в случае подозрений анализируют договоры между ИП и компанией на предмет выискивания там, к примеру, обязанности соблюдать трудовой распорядок заказчика или признаков материальной ответственности, свойственной в трудовых отношениях. В общем-то риски весьма существенны. Способ 4. Оформление дистанционного сотрудника в штат по соответствующему договору согласно ТК глава 49.1, которая регулирует труд дистанционных сотрудников. В этом случае сотрудник практически ничем не отличается от тех, кто трудится в офисе, имеет право на те же льготы и поощрения. Работодатель платит налоги, как за сотрудника в офисе. Риски способа 4: Здесь действуют все обычные риски при работе с штатными сотрудниками. Кроме того, дистанционный сотрудник должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для обмена документами с работодателем. И, важно, УКЭП он должен получать самостоятельно, благо сейчас практически везде это можно сделать. Мы работаем по четвертому способу. У нас имеется система электронного документооборота в которую сотрудник добавляется со своей УКЭП и уже там ему передаются NDA, должностные инструкции, приказы и т.п. Однако бумажный договор мы все равно отправляем сотруднику после подписания в электронном виде, поскольку в случае, если запись в трудовой книжке не делается, этот договор будет подтверждением его стажа при начислении пенсии в будущем. Задания сотрудники получают через трекер задач, там же ведется учет рабочего времени и т.п. внутренняя отчетность. Также сотрудники имеют доступ во внутреннюю сеть по VPN для доступа к внутренним ресурсам. Основная проблема, которая не дает внедрить в компаниях дистанционную работу состоит, обычно, не в характере выполняемой работы, а в голове у руководителя. Ему кажется, что, если он видит сотрудников в офисе, значит, он может их контролировать. Но это чаще всего не так. Опыт показывает, что продуктивность у дистанционных сотрудников возрастает, даже более того, приходится ограничивать рабочее время, чтобы сотрудники не перерабатывали и как следствие не приходили к выгоранию. Дистанционная работа несомненно немного отличается от работы в офисе, но при современном развитии технологий не трудно выстроить систему, которая будет обеспечивать необходимый уровень взаимодействия сотрудников. Вероятность принять на работу не того человека одинакова как при обычной, так и при дистанционной работе. Кроме того, важно не забывать о том, что все мы люди, нам нужно общение не только по работе, подарки дистанционным сотрудникам к дню рождения или к новому году никто не отменял. Комментарий: Роман Дорин, директор Санкт-Петербургского офиса компании «Факт» Как я уже говорил в предыдущей публикаций данного цикла, опыт работы с удаленными сотрудниками у компании «Факт» имеется, хотя и незначительный. В конце концов, мы больше ориентированы на штатных сотрудников. Но за время существования компании присутствовало достаточное количество удаленных сотрудников, чтобы говорить об опыте взаимодействия и вариантах «документального подтверждения сотрудничества». Для нас стандартным набором при работе с дистанционным сотрудником считается: Трудовой договор (в зависимости от договоренностей с сотрудником); NDA; Соглашение об интеллектуальной собственности. Сотрудничество с фрилансерами чревато. В подобном взаимодействии единственная гарантия компании — надежда на то, что «коллега» окажется порядочным. Ну, а для компании, не желающей регулярно нести репутационные риски и финансовые издержки, этого недостаточно. По этой причине мы стараемся оформлять удаленных сотрудников «по букве закона». Пусть риски сохраняются, но они минимизируются и становятся сопоставимы с профитом, который мы получаем за счет компетенции сотрудника. Возникали ли проблемы? Скорее нет, чем да. Связано это в первую очередь с тем, что мы внимательно следим за сотрудником, давая ему испытательный период, начиная со срочного договора (данная процедура едина как для удаленных, так и для инхаус-работников). Комментарий: Мы работаем с удаленными сотрудниками только в том случае, если у них есть ИП, либо устраиваем в штат как «сотрудника, работающего дистанционно» со всеми причитающимися штатному сотруднику опциями: договор, зарплатная карта, полис, больничные и отпуска. При таком подходе особых проблем в плане оформления, по сравнению с сотрудниками, работающими в офисе, нет. Более того, по законодательству удаленные сотрудники не должны проходить обязательные медосмотры, и им не требуется сертификация рабочих мест, что сильно «упрощает жизнь» работодателю. Комментарий: Александр Макарчук, генеральный директор qb.digital Порядка 30% штатных сотрудников qb.digital работают удаленно. Это часть production-команды: дизайнеры, верстальщики, программисты, копирайтеры, с большинством из которых мы годами работаем в таком формате. С ними заключен стандартный трудовой договор. Есть единственный нюанс, касающийся оформления: с иногородними специалистами, не имеющими возможности приехать в офис для подписания договора, мы обмениваемся сканами подписанных документов по email. Эта процедура предусмотрена Трудовым Кодексом РФ. Вторая категория специалистов, с которыми мы работаем дистанционно, — «фрилансеры», привлекаемые на проектную работу. С ними фиксируем обязательства путем заключения договора подряда или договора оказания услуг. В последнее время в IT-компаниях все больше случаев, когда работодатель заключает с потенциальным сотрудником договор как с ИП. Это со всех сторон выгодно работодателю и в меньшей степени — работнику. Мы никогда не предлагаем такой формат отношений. Работаем с юрлицами, только, если это команда нужных нам узких специалистов определенного профиля, которых мы также привлекаем в качестве подрядчиков на проектную работу. В целом, найм дистанционных сотрудников — это решение win-win. Мы ощутимо оптимизируем расходы на содержание офиса, а также на заработную плату, которая незначительно ниже у работающих удаленно. Взамен наши сотрудники получают больше свободы и возможностей проявить себя. Комментарий: Михаил Шушин, коммерческий директор интернет-компании R52.RU В компании R52.RU максимальное количество задач мы стараемся выполнять усилиями штатных сотрудников в офисе. Используем удаленных сотрудников только в случае крайней необходимости. Мы различаем два вида удаленщиков — штатные сотрудники и фрилансеры. Соответственно различаются и алгоритмы взаимодействия с ними. Удаленные штатные сотрудники связаны с компанией трудовым договором, работают в соответствии с должностными инструкциями, имеют удаленный доступ к внутренним корпоративным системам, в том числе и к системе учёта рабочего времени, подчиняются непосредственно техническому директору. Таким образом, они отличаются от обычных работников только локализацией. Мы прибегаем к их помощи в том случае, когда не можем найти нужного специалиста в своем регионе или это слишком дорого. Фрилансеры используются редко, когда случаются отпуска, болезни или большое поступление проектов в производство. Стараемся пользоваться услугами только проверенных исполнителей. Работу с ними ведём через отдельного «специального» РМ-а. Никаких договорных отношений с ними не заключается, т.к. в нашем случае в этом нет никакого практического смысла. С фрилансерами мы работаем только по постоплате, никаких авансов. Не отдаём на сторону большие и сложные проекты, не отдаём проекты целиком, перестраховываемся по дедлайнам (минимум в 2 раза), внимательно принимаем работы, т.е. стараемся обезопасить себя от максимума известных «болезней» фриланса. Возмещение ущерба (материального или морального), нанесённого агентству удаленщиком-жуликом или удаленщиком-раздолбаем, даже при заключенных договорах в наших правовых реалиях в принципе (тем более в разумные сроки и за разумные деньги) маловероятно. Так что лучше не подставляться. Комментарий: Андрей Морозов, генеральный директор компании ЕВРОСАЙТЫ Со всеми сотрудниками (штатными и удаленными) мы заключаем трудовой договор и соглашение о неразглашении, только после этого мы можем начать сотрудничество. У нас нет на удаленной основе подрядчиков, которые работают по часам, только полная загрузка. На удаленной основе у нас работают несколько специалистов, в основном это копирайтеры и журналисты. Мы считаем, что сотрудник должен находится внутри команды и работать в офисе, чтобы задачи решались более оперативно и качественно. Другие публикации из данного цикла: Удаленка: закат иллюзий или рассвет новой эры? Поговорим за виртуалку? Однажды в черной-черной комнате Автор: Катерина Логвинова, CMS Magazine & «Рейтинг Рунета» (Директор по коммуникациям) Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus. Рекомендуем: [Азбука клиента] Как работать с фрилансерами Фрилансер сэкономит вам деньги и нервы, если уметь с ним работать. Веб-студия и фрилансеры: обзор ситуации, размышления, выводы Явление фриланса волнует разработчиков, и клиентов постоянно. За последний год меня несколько раз приглашали на интервью по этому вопросу, как эксперта — одного из руководителей веб-студии, которая практикует работу с фрилансерами. Удаленка: закат иллюзий или рассвет новой эры? Начинаем серию материалов для тех, кому близка идея виртуального офиса Работа на аутсорсе у московских студий Дигибу расспросил столичные агентства о том, как они выбирают партнёров на аутсорсинг проектов.Полный текст статьи читайте на CMS Magazine
