Пирамида Минто: как проводить онлайн-совещания и писать письма
Согласно одному из исследований, 86% сотрудников и руководителей называют отсутствие эффективного взаимодействия основной причиной неудач на рабочем месте. Люди заняты и не хотят тратить время на длинные тексты или презентации, где главное сказано только в конце.
Напротив, команды с хорошей коммуникацией повышают свою продуктивность на 20–25%. Пирамидальная структура речи помогает превратить поток мыслей в логически выстроенный текст.
Что такое пирамида Минто
Пирамида Минто — это метод, который помогает четко и понятно излагать свои мысли. Его суть заключается в том, чтобы строить текст по принципу пирамиды: на вершине — главная идея, а ниже — аргументы и пояснения.
Основная мысль или вывод.
Вспомогательные идеи и факты.
Подтверждающие детали и данные (цифры, примеры, истории и т. д.)
Пирамидальную структуру разработала Барбара Минто, выпускница Гарвардской школы бизнеса и бывшая сотрудница компании McKinsey. Изначально Барбара создавала её для деловой переписки, но пирамида прекрасно подходит для любых статей, лекций, презентаций, отчётов и т. д.
Правила пирамиды Минто:
чёткая структура с главным утверждением и подтверждающими аргументами;
иерархия информации «сверху вниз» или «снизу вверх»;
ясная логика с последовательными причинно-следственными связями.
Выстраивание вертикальных отношений
Вертикальные отношения в пирамиде Минто помогают организовать информацию от основной идеи к деталям и наоборот. Рассуждение можно вести двумя способами:
Сверху вниз — сначала представьте главную мысль, затем переходите к аргументам, которые ее подтверждают.
Пример: сначала основная идея «Необходимо модернизировать инфраструктуру для улучшения производительности». Далее объясняете причины и выгоды этого решения.
Снизу вверх — начинайте с деталей и мелких фактов, постепенно подводя читателя к главному выводу.
Пример: сначала факты «Количество несчастных случаев увеличилось на 10%, не хватает средств индивидуальной защиты, стандарты по ТБ устарели». Далее обобщаете: «Требуется повысить безопасность на рабочем месте для предотвращения несчастных случаев».
Можно комбинировать оба подхода: анализировать проблему «снизу вверх», чтобы понять детали, а затем объяснять решение «сверху вниз».
Выстраивание горизонтальных отношений
После основной идеи сформулируйте ключевые моменты и аргументы так, чтобы они были понятны и легко воспринимались.
Способы как это сделать:
Последовательность: история или изложение фактов в хронологическом порядке.
Важность: начинайте с самых важных деталей и аргументов, затем переходите к вспомогательным.
Организация: группируйте аргументы по типам или областям применения.
Как писать текст по структуре Минто
В тексте обязательно должны быть два элемента: введения и группы аргументов. Также могут быть выводы, но это не обязательно. Похожая схема нам знакома еще со школьных сочинений: введение → основная часть → заключение. По сути, пирамида Минто — это её расширенная версия. Давайте разберёмся, как она работает.
Введение
Вступительная часть строится по плану:
Ситуация — описание текущих обстоятельств и событий.
Усложнение — возможные последствия, если не устранить проблему.
Вопрос — как действовать и почему это произошло? Вопрос можно не писать, он должен быть понятен из контекста.
Ответ (основная мысль) — решение или выход из ситуации. Это главное утверждение, которое подкрепляется аргументами.
Введение обычно состоит из 2–3 абзацев, но иногда можно уложиться и в одно предложение.
Например, начальник отдела техподдержки Алексей пишет:
Количество заявок на техническую поддержку увеличилось на 30%, и нашей команде становится сложнее справляться с потоком. Если ситуация не изменится, время отклика будет увеличиваться, что негативно скажется на удовлетворенности клиентов. Как решить проблему? Увеличить финансирование на 20%. Это позволит нанять дополнительного специалиста и внедрить новое ПО для оптимизации обработки заявок.
Это классическое введение по методу Минто. Автор описал проблему, задал вопрос и предложил решение. Вопрос был не обязателен.
Группы аргументов
Аргументы усиливают основную идею текста или подтверждают правильность принятого решения. Они создают структуру текста.
Каждый аргумент выделяется в отдельный раздел с подзаголовком. Внутри раздела могут присутствовать дополнительные доводы, поддерживающие основной. Для выделения этих элементов можно использовать подзаголовки, нумерацию или жирный шрифт.
Важно:
Основной аргумент должен объединять нижестоящие.
Все доказательства в одной группе должны быть однотипными.
Внутри группы аргументы должны располагаться в логическом порядке.
Чтобы обосновать свое требование, Алексей приводит факты и доказательства:
Экономическая выгода
Сокращение времени обработки заявок на 25%, экономия 300 часов и 50 000 рублей в месяц.
Новое ПО улучшит производительность на 20%, сократив необходимость в дополнительных ресурсах и сэкономив до 10% бюджета.
Повышение эффективности сотрудников
Установка ПО высвободит 1 час в день для каждого сотрудника, что в сумме составит 200 часов в месяц.
Временное отсутствие одного сотрудника не будет влиять на работу команды, время отклика улучшиться на 15%.
Сотрудники будут меньше перерабатывать и их производительность вырастет на 30%.
Повышение репутации компании
Сокращение времени отклика на 40% повысит удовлетворенность клиентов и увеличит NPS на 15 пунктов.
Улучшенное качество обслуживания повысит удержание клиентов на 10%.
Детали и данные
Это основа пирамиды Минто и её самая насыщенная часть. После представления основных моментов и аргументов предоставьте все данные, исследования и примеры, которые подтверждают вашу позицию. Эти детали делают аргументы более убедительными.
Барбара Минто рекомендует использовать систему MECE для организации данных. MECE означает «взаимно исключающие и в совокупности исчерпывающие». Каждая категория уникальна и не пересекается с другими (взаимно исключающие), и вместе они покрывают все возможные варианты (в совокупности исчерпывающие). Это помогает избежать повторений и пропусков в анализе данных.
Заявки в техподдержку по системе МЕСЕ:
технические проблемы: сбои в работе программного обеспечения, аппаратные неисправности;
вопросы пользователей: инструкции по использованию, помощь с настройками;
запросы на новые функции: предложения по улучшению, запросы на добавление новых возможностей.
Каждая категория уникальна (взаимно исключающие) и все заявки учтены (в совокупности исчерпывающие).
Если уж совсем просто, то представьте корзину с фруктами. Чтобы применить MECE, вы можете разделить их на группы: «Цитрусовые» (апельсины, лимоны), «Ягоды» (клубника, черника) и «Косточковые» (персики, сливы). Такая классификация гарантирует, что каждый фрукт относится только к одной группе (взаимно исключающие) и что все фрукты учтены (в совокупности исчерпывающие).
Вывод
Если основная часть текста написана правильно, заключение может не понадобиться — читатель сам поймет вашу основную мысль. Однако если вы хотите подвести итог в конце, можно кратко повторить ключевую идею или предложить читателю что-то сделать, например, задать вопросы в случае непонимания.
Алексей может подытожить так:
Увеличение бюджета на 20% не только улучшит текущую ситуацию, но и сделает наш отдел более эффективным в долгосрочной перспективе.
Заключительные мысли
Ключевые идеи для следования принципу пирамиды Минто:
Начинайте с главных выводов. Не заставляйте читателя ждать до конца, чтобы понять суть.
Объясните, почему пришли к этим выводам. Перечислите основные аргументы.
Приведите дополнительные сведения для поддержки аргументов: статистические данные, факты или отзывы.
Habrahabr.ru прочитано 6594 раза
