Оптимизация бизнес-процессов и ее проблемы07.04.2025 19:01

В современном деловом мире технологии играют ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы всей организации. Можно представить себе довольно неприятную ситуацию, когда к примеру, локальная сеть организации выходит из строя и техподдержке требуется целый день для того, чтобы все починить. Все это время сотрудники не могут делать свою работу и организация фактически несет убытки.

Понятно, что предотвратить подобные ситуации невозможно, так как всегда есть вероятность отказа ключевых компонентов сети, но можно оптимизировать имеющиеся ИТ процессы, для того, чтобы минимизировать время простоя.

Оптимизация — это настройка процесса для улучшения заданного набора параметров без нарушения определенных ограничений. Наиболее распространенными целями являются минимизация затрат и максимизация пропускной способности и/или эффективности работы оборудования и ПО. Это один из основных количественных инструментов в принятии решений в бизнесе.

Соответственно, оптимизация бизнес‑процессов — это практика повышения эффективности организации путем улучшения данных процессов. Это часть дисциплины управления бизнес‑процессами (BPM). Оптимизация процессов приводит к оптимизации бизнес‑целей.

Рассмотрим некоторые примеры оптимизации. Прежде всего, это оптимизация рабочих процессов. Внедрение новых инструментов позволяет автоматизировать выполнение сотрудниками своих рабочих задач и как следствие увеличивает их производительность.

Улучшение коммуникаций между подразделениями позволяет быстрее решать возникающие проблемы и в результате также увеличивает производительность.

Прогнозирование изменений позволяет предусмотреть вероятность возникновения того или иного инцидента и заранее подготовится к нему. В результате мы потратим меньше времени на устранение его последствий.

Преимущества оптимизации бизнес-процессов

В мире бизнеса время — это деньги. Любой процесс, который может сэкономить время, уменьшить количество ошибок и повысить производительность, заслуживает внимания. Управление бизнес‑процессами — это анализ и совершенствование методов выполнения работы для достижения этих целей. Изменить устоявшиеся процессы может быть непросто, особенно в больших организациях, но преимущества стоят затраченных усилий.

В целом, как видно из представленных выше примеров, оптимизация процессов позволяет предприятиям работать более эффективно, предоставлять более качественные услуги и увеличивать прибыль.

Благодаря оптимизации мы можем своевременно выявлять и устранять узкие места и избыточные действия в процессах, что приводит к улучшению их результатов. Улучшение взаимодействия и связей между основными, стратегическими и управленческими процессами, что приводит к улучшению результатов и повышению производительности. Оптимизация деятельности для повышения эффективности и производительности процессов, что приводит к экономии времени, ресурсов и финансов.

Снижение рисков за счет предотвращения ошибок и неплановых изменений благодаря более эффективному управлению процессами повышает общее качество результатов и итогов.

Как лучше оптимизировать

Внедрение оптимизации бизнес‑процессов требует системного подхода. Сам процесс состоит из нескольких основных шагов. В первую очередь определите процессы, нуждающиеся в оптимизации. Проанализируйте текущие процессы, чтобы выявить те, которые нуждаются в улучшении. Посмотрите такие показатели, как время выполнения жизненного цикла процесса, количество ошибок и отзывы клиентов.

Например, отгрузка товаров может занимать продолжительное время из‑за того, что часть операций по оформлению товара выполняется сотрудниками вручную. Из‑за часто возникают ошибки и приходят отрицательные отзывы от клиентов.

Что уже есть

Следующим шагом является составление карты текущих процессов. Важно понимать, что поступает на вход того или иного процесса, какие действия являются неэффективными или избыточными, и где есть узкие места.

Проанализируйте имеющиеся процессы, для того, чтобы выявить области, которые можно улучшить. Определите приоритеты улучшений с учетом их потенциального влияния, возможности и стоимости.

В нашем примере с отгрузкой товаров, очевидным решением является автоматизации задач по оформлению отгрузок и снижение ручного труда. В результате мы не только снизим влияние человеческого фактора и соответствующие ошибки, но и увеличим производительность системы отгрузки.

После осознания того, что у нас не так можно приступать к перепроектированию процессов. Зачастую это самая сложная часть оптимизации бизнес процессов, так как здесь нам придется менять уже устоявшиеся процессы и это может привести к дополнительным сложностям.

В примере с оптимизацией отгрузки товаров при попытке оптимизации процессов мы можем столкнуться даже со скрытым саботажем со стороны линейных руководителей и сотрудников, которые после оптимизации могут оказаться без конкретных задач.

Это довольно скользкий момент и его решение необходимо продумать заранее. Например, заранее переопределить специалистов оптимизируемых подразделений на выполнение других задач.

Что касается перепроектирования процессов, то здесь важную роль играют бизнес‑аналитики, которым необходимо перевести текущие бизнес‑процессы на «язык» ИТ и представить программные решения для оптимизации. На основании выводов аналитиков далее решается вопрос о целесообразности перепроектирования, и в случае, если оно целесообразно, то составляется ТЗ на разработку и внедрение новых систем.

Прежде чем внедрять новые процессы что называется на полную мощность, проотестируйте их на небольшой команде или отделе. Такая опытная эксплуатация позволит выявить насколько эффективно работают новые процессы, что нужно изменить или поправить.

Если в процессе опытной эксплуатации новые процессы показали себя хорошо и не было серьезных нареканий на их работу, то можно запускать их на полную нагрузку.

Однако здесь не стоит забывать, что после внедрения новых процессов необходимо в обязательном порядке отслеживать их эффективность. Собирайте отзывы и отслеживайте показатели, чтобы оценить их влияние на эффективность, производительность, качество и удовлетворенность клиентов.

В нашем примере с оптимизацией отгрузки товаров можно сравнивать прежние показатели, которые были до оптимизации с теми, которые есть сейчас: как изменилось время отгрузки, какие есть жалобы и насколько они критичны.

И не забываем о том, что всегда есть что улучшить. Пересмотрите и улучшайте процессы, чтобы они оставались эффективными и действенными. Отслеживайте показатели эффективности, собирайте отзывы и вносите необходимые коррективы.

Можно на регулярной основе отслеживать время затрачиваемое на оформление заказов, для того, чтобы видеть как оно меняется и что еще можно сделать для его уменьшения. Аналогично с жалобами потребителей, в зависимости от степени их критичности мы можем сделать вывод о том, что еще можно улучшить.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели основные принципы оптимизации бизнес процессов, как можно выявить неэффективные процессы, что можно сделать для их оптимизации и как проверить результат.

В рамках данной статьи мы не рассматриваем каких‑либо программных решений, так как для различных задач нужны разные решения и часто нет готового ПО и требуется разработка программного продукта на заказ или серьезная кастомизация уже имеющегося решения. Поэтому какие именно решения использовать для оптимизация процессов уже нужно решать после того, как будет понятно что именно и как оптимизировать.

Но в целом оптимизация бизнес процессов является важным инструментом, как позволяющим как бизнес более эффективным, так и увеличить его доходность.

Если вы заинтересованы в практическом применении описанных подходов и хотите глубже разобраться в возможностях современных инструментов, приглашаем вас на открытые уроки по смежным темам:

• 10 апреля — Применение генеративных (GPT) моделей для оптимизации процессов. Записаться

• 22 апреля — Как измерить эффективность бизнес‑процессов: ключевые метрики. Записаться