«Витебская бройлерная птицефабрика» автоматизировала управление документами на базе «Электронного Дела»
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о реализации в республике Беларусь проекта по созданию системы электронного документооборота на базе решения «Электронное Дело» на предприятии агропромышленного комплекса — «Витебской бройлерной птицефабрике». Программа, выбранная предприятием, является доработанным в соответствии с местными стандартами делопроизводства релизом СЭД «Дело» от ЭОС.
«Витебская птицефабрика» сегодня — это производство, 230 наименований пищевых продуктов, более 10 млн голов птицы в год, сеть производственных филиалов, фирменные торговые точки и предприятия общественного питания. Динамичное развитие компании, расширение производственной и торговой сети привели к росту объемов документооборота и снижению оперативности информационного обмена между подразделениями. Для решения этих проблем на предприятии такого масштаба требовалась современная система документооборота, способная обеспечить работу в единой базе всех 20 удаленных подразделений, сообщили CNews в ЭОС.
Решение об автоматизации работы с документами руководство птицефабрики приняло в 2012 г. По результатам проведенного конкурса была выбрана СЭД «Электронное Дело».
Этапу внедрения предшествовало обследование системы документооборота организации, установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. В целом проект по внедрению СЭД был завершен в течение двух месяцев. Все работы провела компания «Электронное Дело», партнер ЭОС в Беларуси.
По итогам проекта создана единая система регистрации корреспонденции, налажена работа с проектами документов, их согласование и утверждение в электронном виде, обеспечено сканирование поступивших бумажных документов. Пользователями системы стали 150 работников предприятия.
С целью полноценного и эффективного использования СЭД при работе с документами было также организовано обучение специалистов фабрики. Для этого пользователи системы были условно разделены на типовые категории: основные пользователи (сотрудники делопроизводства), руководители (начальники управлений, главные специалисты) и исполнители (специалисты структурных подразделений, специалисты территориально удаленных подразделений). Руководители фабрики получили индивидуальные консультации по работе в системе. С целью упорядочения документационных и информационных потоков был утвержден регламент функционирования СЭД на предприятии, разработанный специалистами «Электронного Дела».
С января 2013 г. система введена в эксплуатацию. По отзыву заказчика, уже через три месяца работы видны первые результаты: кроме очевидных выгод от сокращения бумажного документооборота, система позволила унифицировать учет и контроль исполнения документов, повысить качество принимаемых управленческих решений, укрепить исполнительскую дисциплину и ускорить информационный обмен.
© CNews
